7. Формула вежливости, или комплиментарная концовка

The Complimentary Close

Фраза, завершающая письмо, называется формулой вежливости, или комплементарной концовкой. Существует целый ряд таких концовок, каждая из которых, как пра­вило, употребляется в конкретной ситуации.

В формальных письмах чаще всего встречается фра­за Yours faithfully. Концовка Yours sincerely используется при обращении к корреспонденту, которого вы встреча­ли и с которым уже разговаривали. Концовка Yours truly в настоящее время выходит из употребления. Your obedient servant используется при обращении к людям определенного ранга.

В менее формальных ситуациях используются дру­гие выражения. Концовка Sincerely употребляется в формальном письме другу, а фраза Regards – в записке к соседу, родственнику или близкому коллеге. Концовку With kind regards можно встретить в письме соседу, близ­кому коллеге; With best wishes употребляется как в выше указанных приветствиях, но в особых случаях. Закончить письмо словами With love, All my love, Love from, Ever yours можно, обращаясь к близкому родственнику, близкому другу или подруге.

8. Заголовок письма

The Letter Heading

Большинство деловых писем в английском языке следует начинать с заголовка, подчеркнутого иди выде­ленного. Заголовок должен отражать тему, содержание письма и состоять из двух или трех слов, не более. Перед заголовком часто используется сокращение Re: (Reference, т. е. касательно).

9. Текст письма

The Body Text

Деловое письмо должно быть кратким и состоять из трех частей: вступления, основной части и заключения

В первом абзаце следует сообщить, почему Вы обра­щаетесь с письмом, в последующих абзацах» как правило, развивается идея письма, а в заключительном абзаце подводится итог или делается вывод. В случае если Вам необходимо дать подробную информацию по какому-либо вопросу, лучше сделать это на отдельном листе с подходящим заглавием, обозначив его как приложение.

Грамматические сокращения типа I’m, don’t, we’ve в деловых письмах недопустимы. Все указанные и подобные им слова нужно писать полностью.

10. Фамилия и подпись

The Surname & the Signature

Как правило, в Великобритании и США подписывает письмо то лицо, которое его составило или продиктовало. Однако, поскольку подписи чаще всего бывают неразборчивы, фамилию автора письма принято печатать. А для того, чтобы адресату было ясно служебное положение лица, вступающего с ним в переписку, укажите свою должность под фамилией:

Dr John Brown

Managing Director

Иногда автор письма не имеет возможности его под­писать; в таких случаях ответственность ложится на лицо, напечатавшее письмо. Тогда перед подписью ставится обо­значение рр (per procurationem – for and on behalf of = по доверенности):

pp Jane Robinson

Dr John Brown

Managing Director