1.1.4 Создание таблиц в базе данных
В простой базе данных, такой как список контактов, можно использовать всего одну таблицу. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется как контейнер для всех объектов в базе данных, включая таблицы.
Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных.
При создании таблицы необходимо задавать тип данных, свойства полей и ключевые поля.
Тип данных – это характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле.
Таблица 1.1
Типы данных Access и их описание
Название поля |
Описание |
Text (Тип данных текстовый). |
Символьные, текстовые данные, объем которых недолжен, превышать 255 символов, по умолчанию 50. |
Memo (Тип данных текстовый). |
Текстовый тип данных, ограничения до 64000 символов, поля этого типа не индексируются. |
Integer (Тип данных числовой). |
Числовые данные, размер которых определяется, числом, указанным в свойствах полей. |
Data, Time. |
Предназначен для хранения даты и времени, или их вместе. |
Денежный (Тип данных числовой). |
Разновидность типа данных для хранения, денежных эквивалентов, размером 15 разрядов до запятой, и четыре разряда после. |
Счетчик (Тип данных числовой). |
Является разновидностью числового типа, может иметь только целое значение, автоматически увеличивается на заданный шаг, по умолчанию +1, значения не могут повторяться. |
Логический. |
Предназначен для хранения логических значений, для команд и операций ложь\истинна, да\нет, true\false, 1\0. |
Ole. |
Предназначен для хранения объектов (файлов), которые созданы в других приложениях. Поле не индексируется. |
Гиперссылка |
В полях храниться ссылки, представляющие собой путь к файлу на каком-либо носители, или ресурсе сети. |
Мастер подстановок. |
Позволяет подставлять значение полей, в виде простого или комбинированного списка. |
Таблица 1.2
Свойства полей Access
Свойства поля |
Описание |
Размер поля. |
Определяет максимальную длину текстового или числового поля, так как если размер подобран неоптимальное, расходуется, лишня память. |
Формат поля. |
Устанавливает формат отображения данных в форме, запросе, отчете. |
Число десятичных знаков. |
Количество знаков после запятой в десятичном числе. |
Маска ввода. |
Задает маску (шаблон), при вводе данных в таблицу или форму. |
Продолжение таблицы 1.2 |
|
Значение по умолчанию. |
Содержит значение, установленное по умолчанию, для всех новых записей таблицы. |
Подпись. |
Задает подпись поля, которое выводиться в формах, отчетах, таблицах (не путать с именем поля). |
Условие на значение. |
Позволяет задать то условие, которое проверяется при вводе данных в поле. |
Сообщение об ошибке. |
Задается текст, сообщение выводится в диалоговом окне, если вводимые данные не соответствуют, заданному условию на значение. |
Обязательное поле. |
Определяет, может ли поле быть пустым или нет. |
Пустые строки. |
Определяет возможность ввода в поля пустых строк с пробелами. |
Индексированное поле. |
Задает индексы, для ускоренного поиска информации в таблице. |
Ключевое поле - одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
Ключевые поля счетчика. Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Для этого достаточно выбрать тип поля Счетчик. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.
Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие-ко-многим". Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, просто добавьте поле счетчика и сделайте его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям "Имена" и "Фамилии", поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей.
Новую таблицу в существующей база данных можно создать следующими тремя способами:
Создание таблицы при помощи мастера таблиц:
Выберите
элемент Таблицы
в списке Объекты
и нажмите кнопку Создать
на панели инструментов окна базы данных.
Дважды щелкните строку Мастер таблиц.