Глава I Организационная структура и нормативная база Сберегательного банка рф.

Сберегательный банк РФ является кредитной организацией. Филиальная сеть банка объединяет в себе все территориальные банки и отделения, действующие на основании положений, утверждаемых Правлением Банка, имеют печать с изображением эмблемы Банка и реквизитами, установленными нормативными актами Банка России, а также другие печати и штампы. В печатях и угловых штампах, бланках и вывесках наименование Банка (филиала) может быть указано на русском языке и государственном языке республик в соответствии с законодательством республик. Филиалы Банка возглавляются председателями, назначаемыми Президентом, Председателем Правления Банка, а отделения, в свою очередь, управляющими, назначаемыми по установленной номенклатуре. В филиалах Банка создаются коллегиальные органы управления, которые действуют на основании утверждаемых Правлением Банка положений.

К основным нормативным документам, регулирующим деятельность Сберегательного банка РФ, относятся:

• Устав Банка, утвержденный годовым Общим собранием акционеров 3 июня 2011 года;

• Кодекс корпоративного управления;

• Кодекс корпоративной этики;

• Положение о Наблюдательном совете;

• Положение о комитетах Наблюдательного совета;

• Положение о Комитете Наблюдательного совета по стратегическому планированию;

• Положение о Правлении;

• Порядок проведения общего собрания акционеров;

• Положение о Ревизионной комиссии;

• Положение о раскрытии информации об эмитенте;

• Положение о контроле за финансово-хозяйственной деятельностью;

• Перечень мер, направленных на предотвращение неправомерного использования служебной информации;

• Политика управления рисками;

• Дивидендная политика.

Глава II Организация и ведение архивного дела в Карельском осб.

Прежде чем перейти к описанию постановки и ведения архивного дела в Карельском отделении Сбербанка РФ (Карельское ОСБ) необходимо отметить тот факт, что при прохождении практики не было предоставлено возможности ознакомиться непосредственно с архивом данного учреждения. Это объясняется тем, что руководителем практики от организации не было проведено разграничение между делопроизводственной практикой и непосредственно архивной практикой студентов, проходивших оба вида практики в отделе по работе с персоналом Карельского ОСБ.

Следует отметить, что архив не является самостоятельным структурным подразделением данной организации, а входит в состав Общего сектора Административного отдела. К основным задачам архива относятся: прием, хранение, отбор на уничтожение документов, образующихся в деятельности Карельского отделения Сбербанка РФ, а также работа по исполнению запросов структурных подразделений.

Архив взаимодействует исключительно со структурными подразделениями Сбербанка России, а не с личными просьбами сторонних организаций или частных лиц.

Архив Карельского отделения Сбербанка России сотрудничает с Национальным архивом Республики Карелия, а именно раз в год предоставляет описи дел постоянного хранения и дел с документацией по личному составу, а также предоставляет номенклатуру дел раз в 5 лет.

Нормативно-правовая база деятельности архива организации.

• Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России от 06 ноября 2002 г. № 1014-р;

• Основные правила работы архивов организаций, 2002;

• Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов от 17 мая 2005 г. №1350-р;

• Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Карельского отделения №8628 Сбербанка России ОАО от 23 апреля 2009 г. № 36-2-ка;

• Положение об архиве Карельского отделения №8628 Сбербанка России ОАО от 23 апреля 2009 г. № 37-2-ка;

• Порядок подготовки к передаче на хранение и уничтожение документов Карельского отделения №8628 Сбербанка России ОАО от 23 апреля 2009 г. № 73-2-ка;

• Регламент документооборота в Общем секторе Административного отдела и его взаимодействия с подразделениями Карельского отделения №8628 и Отделениями, расположенными на территории Республики Карелия от 16 июня 2009 г. № 45-4-ка.

К основным локальным нормативным актам, регулирующим работу архива относятся:

• Положение об архиве;

• Об экспертной комиссии;

• Должностные инструкции старшего инспектора и инспектора;

• Инструкция по делопроизводству в ОАО «Сбербанк России»;

• Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности ОАО «Сбербанк России»;

В архиве Карельского отделения Сбербанка России имеется номенклатура дел, которая составляется каждый год и согласуется с Северо-Западным Банком, а также утверждается на заседании экспертной комиссии. Следует сказать, что номенклатура соответствует всем требованиям, предъявляемым к её оформлению и составлению.

Основными источниками комплектования архива являются структурные подразделения Карельского отделения Сбербанка России, которые поступают в архив после двух лет хранения непосредственно в структурных подразделениях.

В архиве хранятся документы по личному составу, документы постоянного и временного сроков хранения. При этом наиболее больший массив составляют документы временного срока хранения, к ним относятся документы по вкладам, личные дела сотрудников, бухгалтерская документация. Хронологические рамки хранящихся документов на текущий момент определены с 1928 по 2009 гг.

Говоря о научно-справочном аппарате архива, следует перечислить следующие учетные документы, которые ведутся сотрудниками архива:

• описи дел;

• исторические справки;

• топографические указатели постелажного топографирования;

• реестр описей.

Помещения архива, средства хранения, охраны и безопасности документов, средства климатического контроля соответствуют установленным требованиям. В архиве также соблюдаются все нормативные режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. В данном архиве ведется организация выдачи дел, однако читального зала в архиве нет, поэтому дела выдаются во временное пользование лично работнику структурного подразделения или работнику правоохранительных, судебных органов под расписку, при этом в архиве остается лист-заместитель дела. Операция по предоставлению дел регистрируется в журнале выдачи дел.

Использование документов архива ведется по двум основным направлениям:

• Исполнение запросов из структурных подразделений, правоохранительных и судебных органов;

• Предоставление документов для различных выставок, в том числе для выставки в честь юбилея Дня победы.

Следует отметить, что информация о постановке и ведении архивного дела в данной организации была получена из нормативно-правовых документов, используемых в работе сотрудников архива данной организации, а также со слов самих сотрудников. Как уже было упомянуто, это связано с тем, что возможности ознакомиться с постановкой архивного дела и поработать в самом архиве Карельского отделения Сбербанка России предоставлено не было.

Выполненные работы за период прохождения практики:

• Работы по составлению, регистрации, исполнению приказов о выходе сотрудников в различные виды отпуска, внесение на их основе изменений в личные карточки сотрудников;

• Регистрация больничных листов сотрудников;

• Формирование и оформление дел в соответствии с установленными нормами;

• Копировально-множительные работы;

Во время практики основное внимание было уделено работе с документами, закрепляющими и регламентирующими порядок выхода работников данного учреждения в отпуска и при выходе на больничный. В частности, работа, в основном велась с приказами о выходе сотрудников в различные виды отпуска и с больничными листами работников. После того, как проводилась регистрация и исполнение приказа, необходимо было внести сведения об отпусках в личные карточки сотрудников. Личные карточки нумеруются, подшиваются в папки, после чего помещаются в специальные шкафы в алфавитном порядке и хранятся как документы для служебного пользования. Следует сказать, что в учреждении ведется специальный журнал для регистрации приказов, в котором отмечаются сведении о времени издании приказа, а также небольшой заголовок к тексту документа.

В то же время работникам, отвечающим за работу с документами, следует подумать о повышении качества оформления документов. Так, например, при внесении данных приказа в личные карточки сотрудников, могут быть допущены ошибки, связанные с неточным указанием сроков начала и окончания отпусков, а также с небрежностью (в некоторых случаях их заполнения), а это в свою очередь может привести к неверному начислению отпускных сотрудникам данной организации.

В данном учреждении для регистрации больничных листов ведется специальный журнал, в котором отмечаются следующие данные: номер больничного листка, сроки больничных, а также номер подразделения Банка, в котором данный сотрудник работает.

На каждого работника (кроме сотрудников, работающих на основе гражданско-правового договора) Сбербанка России, состоящего в штате, заводится личное дело. На работников, замещающих номенклатурные должности, личные дела ведутся также в вышестоящем подразделении Банка (филиале, центральном аппарате).

Большая часть времени была посвящена работе с документами по личному составу, которые необходимо включать в личные дела сотрудников. Данные документы подшиваются в личные дела работников и систематизируются в установленном порядке. В конце каждого личного дела располагается опись документов, находящихся в личном деле.

Следует отметить, что документы вносятся в опись в установленном порядке, согласно нормам российского законодательства, регламентирующим порядок включения документов в состав личного дела. В опись заносятся основные реквизиты данных документов, такие как, порядковый номер документа, заголовок документа, дата составления и исполнения документа (если даты совпадают, то соответственно вносится одна дата, а если присутствует дата составления и дата исполнения, то заносится дата исполнения документа), дата поступления документа в личное дело, количество листов в документе.

В личное дело не помещают: справки с места жительства, копии одного и того же документа, а также другие документы менее важного значения. Все личные дела нумеруются, помещаются в специальные шкафы по порядку номеров и хранятся как документы для служебного пользования. Все шкафы и помещения, где хранятся личные дела, закрываются на замки.

Изменение должности, места работы (структурного подразделения), сведения о награждении, наложении взысканий и их снятии, а также все изменения в анкетно-биографических данных отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Если сотрудник переведен из филиала в центральный аппарат или наоборот, то личное дело формируется вновь по новому месту работы, а старое передается в архив.

На всех документах, включенных в личное дело, проставляются даты их создания, а также подписи или визы сотрудников отдела, которыми они были составлены.

Материалы на уволенных и выбывших работников изымаются из действующего массива личных дел и, по истечении календарного года после их увольнения передаются в установленном порядке на хранение в архив.

В период прохождения практики также проводилась работа, связанная с размножением документов. В отделе по работе с персоналом установлен копировально-множительный аппарат, ознакомление, с работой которого проходило на примере снятия копий с трудовых книжек сотрудников. Трудовые книжки сотрудников хранятся в специальном сейфе, который закрывается на ключ, и размещаются по ящикам, в которых они располагаются в строго алфавитном порядке. Для трудовых книжек вновь прибывших работников, для наиболее быстрого их поиска имеется отдельный ящик. Копии трудовых книжек для удобства их заверения снимаются по два разворота на каждой стороне листа формата А4. После того как копии сняты, необходимо их заверить. Для этого на них проставляются печати (печать отдела и работника, уполномоченного выдавать данные копии и его подпись) и дата выдачи копии.

Следует сказать, что в данном отделе рабочее место каждого сотрудника в полной мере оснащено средствами оргтехники, что говорит о том, что каждый работник имеет в своем распоряжении все средства для наиболее удобной и быстрой работы на своем трудовом месте.

Относительно копий документов, которые бы являлись результатом самостоятельной работы во время практики, то они не были предоставлены, в виду конфиденциальности, содержащейся в них информации.