5.4 Фильтрация списка
Фильтрация представляет собой выборку записей списка по какому-либо критерию, который может представлять собой простое или сложное логическое выражение.
Фильтрацию можно производить одним из двух способов: автофильтр, расширенный фильтр.
5.4.1 Автофильтр
Для применения автофильтра нужно установить курсор внутри списка в любом месте и выполнить команду ДАННЫЕ/ФИЛЬТР/АВТОФИЛЬТР. В результате в таблице, рядом с именем каждого поля появятся кнопки автофильтра (рисунок 5.6).
Рисунок 5.6 Кнопки автофильтра
Щелчок на какой-либо кнопке автофильтра вызовет список возможных условий отбора (рисунок 5.7).
Рисунок 5.7 Меню автофильтра
При выборе варианта УСЛОВИЕ… на экране появится окно, позволяющее сформировать критерии отбора (рисунок5.8).
Рисунок 5.8 Окно автофильтра
В данном диалоговом окне с помощью раскрывающегося списка в левом ряду нужно выбрать операцию сравнения, а в раскрывающемся списке в правом ряду ввести значение с которым нужно сравнить значение текущего поля(можно выбрать из списка один из возможных вариантов значения). Условие отбора может быть простым или сложным. Если условие скомбинировано из двух простых условий, то их нужно связать между собой логической функцией.
Например, если из списка нужно выбрать записи, в которых фамилия сотрудника начинается с буквы К или Б, то окно условия автофильтра будет выглядеть следующим образом (рисунок 5.9).
Рисунок 5.9 Пример условия, сформированного в окне автофильтра
Результат фильтрации представлен на рисунке 5.10
Рисунок 5.10 Результат применения автофильтра
5.4.2 Расширенный фильтр
Условие отбора для расширенного фильтра формируется на рабочем листе книги Excel. Условие может располагаться на том же листе, где находится список, а также на другом листе и даже в другой рабочей книге.
При формировании условия для расширенного фильтра нужно помнить, что условия, записанные в ячейках одной строки таблицы Excel, будут связаны логической функцией И, а условия, располагающиеся в ячейках разных строк таблицы, будут связаны логической функцией ИЛИ.
Например условие на рисунке 5.11 позволяет отобрать записи о тех сотрудниках учреждения, фамилии которых начинаются на букву К или Б и стаж которых от 15 по 20 лет.
Рисунок 5.11 - Пример условия для расширенного фильтра
После формирования условия выполняется команда ДАННЫЕ/ФИЛЬТР/ РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР. В результате на экране появится диалоговое окно расширенного фильтра (рисунок 5.12).
Рисунок 5.12 - Окно диалога расширенного фильтра
На качестве ответа на запрос ИСХОДНЫЙ ДИАПАЗОН нужно ввести ссылку на диапазон ячеек таблицы, в котором располагается список данных, а на запрос ДИАПАЗОН УСЛОВИЙ ввести ссылку на диапазон ячеек, в котором предварительно было расположено условие отбора.
Рисунок 5.13 иллюстрирует результат применения представленного выше условия к списку.
Рисунок 5.13 Результат применения расширенного фильтра
5.5 Вычисление итогов в списке
MS Excel позволяет в числовых полях списка вычислять итоги с помощью математических функций. Перед подведением итогов, если это необходимо, нужно отсортировать список по тому полю, в котором предполагается вычислить итоги. Затем установить курсор внутри списка в любом месте и выполнить команду ДАННЫЕ/ИТОГИ. В итоге на экране появится диалоговое окно ИТОГИ (рисунок 5.14).
В данном окне на запрос ПРИ КАЖДОМ ИЗМЕНЕНИИ В: нужно из раскрывающегося списка выбрать имя того поля, по которому производится группировка записей для итогов.
Запрос ОПЕРАЦИЯ: предоставляет список функций с помощью которых вычисляются итоги.
Запрос ДОБАВИТЬ ИТОГИ ПО: предоставляет список имен полей списка, в которых предполагается вычислить итоги.
На рисунке 5.14 проиллюстрировано окно ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ, где указаны параметры необходимые для вычисления среднего возраста сотрудников, работающих в одном и том же отделе. Перед вычислением этих итогов список был предварительно отсортирован по полю ОТДЕЛ.
Рисунок 5.14 Окно ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ
На рисунке 5.15 представлен результат вычисления итогов в списке данных о сотрудниках.
Рисунок 5.15 Итоги по полю ВОЗРАСТ