1.4 Контрольные вопросы

1) Какие листы в рабочей книге Excel называются связанными?

2) Как проявляется связанность листов?

3) Какая формула называется объемной?

4) Какие требования предъявляются к документу при использовании объемных ссылок?

ЗАДАНИЕ 3. РАБОТА СО СПИСКОМ ДАННЫХ

5.1 Понятие списка в Excel

Списком называется совокупность данных о каком-то информационном объекте какой-либо предметной области. Например, на рисунке 12 представленных список данных о сотрудниках учреждения.

Рисунок 5.1 Список данных о сотрудниках

Строки списка называются записями, а столбцы полями. Объем списка, представленного на рисунке 5.1 равен 7 записям.

Как правило, при работе со списком, следует придерживаться некоторых требований, которые позволят в дальнейшем избежать ошибок. Во-первых нельзя в списке допускать пустые строки или столбцы, не располагать слева и справа от списка дополнительную информацию и заранее определить форматы ввода данных в некоторые поля, например, формат даты, номеров телефонов наименование населенных пунктов, географические названия и т.д.

5.2 Создание списка

При создании списка данные можно вводить непосредственно в ячейки таблицы, как обычно, либо воспользоваться формой ввода. Для использования формы нужно установить курсов внутри списка в любом месте, затем выполнить команду ДАННЫЕ/ФОРМА. При этом на экране появится окно формы.

При “прокручивании” списка с помощью полосы скроллинга, в полях будут изменяться данные соответственно тому на какой записи установлен указатель формы, а над кнопкой ДОБАВИТЬ будет отображаться информация об объеме списка и номере текущей записи. Для ввода новой записи нужно дойти до конца списка. При этом вид окна формы будет следующим (рисунок 5.2)

Рисунок 5.2 Окно формы ввода данных списка

Рисунок 5.3 Форма ввода новой записи

В поля ввода ввести необходимые данные и щелкнуть на кнопке ДОБАВИТЬ. Введенная запись будет размещена в конце списка.

5.3 Сортировка списка

Сортировкой называется упорядочение записей списка по каким-либо полям (максимум 3 поля). По текстовым полям можно сортировать по алфавиту или против алфавита, а по числовым полям по возрастанию или убыванию.

Для сортировки записей нужно установить курсов внутри списка в любом месте и выполнить команду ДАННЫЕ/СОРТИРОВКА.

В появившемся окне (рисунок 5.4) нужно указать последовательно поля для сортировки, выбрав в раскрывающемся имя нужного поя.

Рисунок 5.4 Окно сортировки списка

Если сортировка производится по одному полю, то нужно ответить только на первый запрос.

При сортировке по нескольким полям результат будет сформирован по следующему принципу:

• вначале сортировка производится по первому полю;

• если по первому полю образовались группы записей с одинаковыми значениями, то в рамках данных групп производится сортировка по второму полю;

• если во втором поле образовались группы с одинаковыми значениями, то внутри этих групп сортировка производится по третьему полю;

Рисунок 5.5 иллюстрирует результат сортировки по полям ОБРАЗОВАНИЕ-ВОЗРАСТ-ФАМИЛИЯ

Рисунок 5.5 Результат сортировки списка

В приведенном, в качестве примера, списке, после сортировки, записи расположились следующим образом: 4,5,1,7,2,3,6