Заполнение справочника «Контрагенты»

Справочник «Контрагенты» в типовой конфигурации настроен как трехуровневый. Это дает возможность организовать иерархическую структуру, удобную для дальнейшего использования, особенно в случае, когда элементов справочника становится довольно много. Однако нет необходимости создавать структуру (группировку элементов) справочника сразу, потому что она может сформироваться уже в процессе работы. На примере заполнения справочника «Контрагенты» Вы ознакомитесь не только с тем, как вносить новые элементы в многоуровневые справочники, но и с тем, как можно оптимизировать их структуру в процессе текущей работы.

Элементы данного справочника редактируются в форме диалога.

Последовательность действий:

• Справочники → Контрагенты;

• Введите новый элемент, (можете руководствоваться рисунком):

При вводе данных примите к сведению, что короткое наименование предназначено не для распечатки в каких-либо документах (для этого служит поле «Полное наименование»), а лишь для удобства пользователя — для быстрого поиска в списке. Поэтому настоятельно рекомендуем начинать запись в этом поле с УНИКАЛЬНОЙ части названия контрагента, а его организационно-правовую форму, если это необходимо, писать в конце короткого названия!

=> Нажмите на кнопку /Записать/, чтобы записать новый элемент справочника без закрытия окна диалога, так как только для записанных элементов можно вводить договоры и расчетные счета;

=> Нажмите на кнопку /Договоры/, чтобы открыть окно подчиненного справочника «Договоры» и введите по крайней мере один договор:

при этом обратите внимание на заполнение выделенных реквизитов — эти данные понадобятся нам в дальнейшем для решения задач налогового учета;

=> Сохраните элемент справочника «Договоры». Для решения текущих задач нашего примера мы будем для всех контрагентов создавать новые договоры в рабочем порядке;

=> Закройте окно справочника «Договоры»;

=> На закладке «Расчетные счета» диалога элемента справочника «Контрагенты» присутствует окно списка его расчетных счетов. По Вашему желанию Вы можете ввести один или несколько расчетных счетов для данного и последующих контрагентов. Очевидно, что ввод расчетных счетов целесообразен (в нашем конкретном примере) только для контрагентов, в адрес которых исполняются платежи (поставщики, бюджет и пр.). Можно ввести нового контрагента и без расчетного счета.

=> Сохраните введенные данные о контрагенте — /ОК/;

Для удобства выполнения сквозного примера введите еще несколько (не менее десяти) контрагентов (лучше следовать предложенным вариантам, так как все последующие примеры базируются на обращениях к этим контрагентам); при этом для каждого из новых контрагентов достаточно ввести как минимум только краткое и полное наименования — для создания списка. Не расходуйте силы и время на ввод данных, которые не имеют решающего значения в нашем примере! Весь список (после сортировки в порядке ввода данных: Действия → Сортировка → По коду) должен принять следующий вид:

При вводе новых элементов списка обратите внимание на то, как меняется окно диалога, если Вы выбираете в качестве статуса контрагента не организацию, а физическое (частное) лицо, появляется закладка для ввода паспортных данных. Отразите эту разницу в своих примерах (пусть контрагент «Арсентьев» будет частным лицом):

А теперь перегруппируйте введенные элементы справочника с целью упорядочения их в связи с их отношением к Вашей организации.

• Введите несколько групп: «Налоги и отчисления», «Поставщики», «Покупатели», «Поставщики-Покупатели», «Учредители»:

=> Для ввода группы выберите из меню Действия→Новая группа или щелкните мышью на пиктограмме .

Обратите внимание на то, что диалог группы:

отличается от диалога элемента, так как в нем содержится только наименование раздела справочника, его группы, папки. Форма диалога группового элемента одинакова для всех многоуровневых справочников (а в одноуровневых ввод группового элемента просто невозможен).

Групповой элемент справочника (любого) не может быть выбран в качестве объекта аналитики при выборе в проводке или диалоге документа, зато может быть широко использован при формировании стандартных бухгалтерских отчетов.

=> Введите наименование группы, сохраните объект (кнопка /ОК/);

=> Аналогично введите остальные группы:

• Щелкните мышью на значке «+» слева от названия справочника в окне дерева справочника, после чего справочник приобретет следующий вид:

• Перенесите соответствующие элементы справочника в группу «Налоги и отчисления», для чего в окне дерева справочника (левом) установите курсор на группе «Налоги и отчисления», в окне списка (правом) установите курсор на выбранный для переноса элемент (например, «НДФЛ») и выберите из меню Действия → Перенести в другую группу или щелкните на пиктограмме :

• На экран будет выдано сообщение:

проверьте правильность предлагаемого действия и согласитесь с ним;

• Аналогично перенесите в эту группу элементы списка «Пенсионный фонд накопительный» и «Пенсионный фонд страховой»;

• Двойным щелчком на папке «Налоги и отчисления» раскройте эту папку и убедитесь, что ее содержимое имеет вид:

• Двойным щелчком на названии справочника в окне дерева справочника раскройте основной список (то есть, вернитесь к отображению всего справочника). То же можно проделать, если использовать команду Действия → Предыдущий уровень;

• Выполняя аналогичные действия, перенесите элементы справочника «Первый», «АвтоТрансСервис», «Лицензионная палата», «Склад-магазин» и «МТС» в группу «Поставщики».

• Перенесите элементы справочника «РСКТ» и «Арсентьев» в группу «Покупатели».

• Перенесите элемент справочника «Альфа» в группу «Поставщики Покупатели».

• Вид справочника после реорганизации:

Все элементы линейного списка разнесены по группам, что не исключает возможности их совместного просмотра.

• Отсортируйте справочник по наименованию (Действия → Сортировка → По наименованию);

• Щелкните мышью на пиктограмме (или выберите Действия → Иерархический список):

и проанализируйте разницу в отображении справочника;

Обратите внимание на то, что режим отключенного иерархического списка исключительно удобен при поиске и в том случае, если не известно точно, в какой папке расположен тот или иной элемент. При снятой иерархии быстрый поиск производится сразу по ВСЕМ папкам, а после того, как курсор позиционирован на нужном элементе, иерархический список можно снова включить — таким образом, станет видно, где, в какой папке найденный элемент расположен.

Кроме того, обратите внимание на то, что при отключенной иерархии НЕВОЗМОЖЕН ВВОД НОВЫХ ЭЛЕМЕНТОВ СПИСКА и НОВЫХ ГРУПП! Это возможно только при включенной иерархии!!!

• Верните справочник в режим иерархического список (Действия → Иерархический список);

Если в процессе работы какой-либо элемент будет введен неудачно, воспользуйтесь возможностью пометки его на удаление. Для этого в режиме просмотра справочника установите курсор на удаляемый элемент (в данном случае строку справочника), после чего выберите из меню Действия → Пометить на удаление, либо щелкните мышью на пиктограмме , либо нажмите <Delete>. В результате любого из этих действий буде выдано предупреждение:

Если ответить утвердительно (щелкнув мышью на /Да/), выбранный объект будет помечен на удаление (пиктограмма слева от него окажет перечеркнутой). Данное действие может быть отменено (но только до того, как будет проведено удаление помеченных объектов). Действия в случае отмены пометки на удаление полностью аналогичны действиям в случае установки этой пометки с той разницей, что из меню следует выбрать Действия → Отменить пометку на удаление. На экран будет выдан запрос:

А в случае подтверждения согласия на это действие программа выдаст еще один запрос:

актуальный в том случае, если помеченный на удаление и восстанавливаемый объект является не элементом списка, а группой. Отвечать на этот запрос следует, исходя из конкретной ситуации.

• Устанавливая курсор на те элементы, для которых Вы задавали расчетные счета, выберите из меню Действия→Подчиненный справочник, а в открывшемся окне выбора — Расчетные счета - /ОК/. Убедитесь, что введенные Вами расчетные счета контрагента записаны в подчиненный справочник «Расчетные счета». Аналогично можно просмотреть справочник «Договоры», однако сведений в нем, возможно, пока нет;

• Закройте окно справочника.