12. Работа со связанной таблицей в базе данных

Смысл создания связанной таблицы (таблицы источника) в базе данных заключается в том, что пользователю базы данных нет необходимости заботиться об актуализации и ведении таблицы, которая пополняется из таблицы в Excel. Все действия осуществляет «хозяин» этого файла. Тем не менее, посмотрим, что может предпринять разработчик для оптимизации работы с такой таблицей.

1. Откройте вновь созданную таблицу    в режиме конструктора. Система даст сообщение (Рис. 30), нажмите кнопку Да.

Рис. 30. Предупреждение системы о том, что таблица связана с внешним источником данных

2. В режиме конструктора откроется таблица, которая имеет связь с источником данных. Измените размер поля Должность (с 255 символов на 25 символов). В строке описания введите текст Должности можно менять только в исходной таблице (Рис. 31).

3. Установите ключ для поля Должность,

4. !!! Обратите внимание, ключ не устанавливается, в дальнейшем увидите, как будет организована связь вложенной таблицы с источником данных.

Рис. 31. Свойства поля «Должность»

!!! Обратите внимание, система полю Оклад по должности присвоила тип данных – Числовой.

Закройте таблицу в базе данных,

Система спросит о сохранении. Сохраните, кнопка Да.

Рис. 32. Сообщение о сохранении изменений в таблице

Сообщение системы с отказом сохранения изменений в таблице (Рис. 32).

Рис. 32. Сообщение с отказом сохранения изменений в таблице

Вывод: если источник данных представляется в виде связанной таблицы с базой данных, то исправления можно осуществлять только в исходной таблице.

Для введения изменений в таблицу, которая создана на основе внешнего источника, выбрать действие в окне диалога Внешние данные (Рис. 33).

Рис. 33. Создание независимой таблицы из внешнего источника данных

Откройте таблицу Excel с именем Должности, измените в таблице Инженер на Инженер проекта. Сохраните изменения в этом файле, закройте его.

Посмотрите, что изменилось в таблице Access  , дважды щёлкнув по этому наименованию. Осталось связать таблицы на основе двух, имеющихся.

Связную таблицу с внешним источником удобно использовать при заполнении данными уже готовой таблицы, посмотрите, как это помогает при вводе данных.

Задание 4. Создать список, который можно использовать для ввода данных.

Последовательность выполняемых действий:

1. Откройте таблицу Личные сведения в режиме конструктора   .

2. Выделите имя поля Должность → в окне Свойства поля → вкладка Подстановка.

3. вкладка Подстановка → раскройте список   в строке Тип элемента управления → выберите строку Поле со списком (Рис. 34).

Рис. 34. Выбор типа элемента управления для поля «Должность»

4. вкладка Подстановка → раскройте список   в строке Источник строк → выберите строку Номенклатура должностей (Рис. 35).

Рис. 35. Выбор названия таблицы в качестве источника списка

!!! Обратите внимание: в строке Источник строк появился значок  Параметры обновления свойства , который позволяет во время работы с базой данных выбрать команду  .

5. В строках Присоединённый столбец, Число столбцов и Заглавия столбцов устанавливаются параметры для формирования списка (Рис. 36).

Рис. 36. Параметры для формирования списка

6. Закройте таблицу в режиме конструктора.

Заполнение поля Должность в таблице Личные сведения.

открыть таблицу в базе данных → раскрыть список в поле Должность против нужной фамилии.

В списке достаточно выбрать необходимую строку, а затем перейти к следующей фамилии (Рис. 37).

Рис. 37. Выбор должности сотрудника из списка

 

При формировании полей подстановки в строке Заглавия столбцов было установлено Да, поэтому список начинается со слова Должность.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Какие ограничения в редактировании свойств полей появляются в системе Access, если задать условие, что источник данных имеет постоянную связь с таблицей в базе данных?

2. Какие параметры обязательно устанавливают в свойствах таблицы на вкладке «Подстановки», чтобы работать с встроенным списком в поле таблицы?

3. Какие основные шаги следует выполнить, чтобы отобразить список в поле таблицы?

4. Какие объекты базы данных могут быть основой для создания списка подстановки в полях таблицы Access?

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРАКТИЧ №1 задания 1.1-1.3

Задание 1.1

Создать файл базы данных Записная книжка.mdb

Подготовить в нем таблицу Моя записная книжка с помощью конструктора таблиц. Таблица должна содержать сведения: Имя, Фамилия, Адрес, Домашний Телефон, Прозвище, Увлечения.

Имя	Фамилия	Адрес	Телефон	Дата рождения	Прозвище	Увлечения
Андрей	Седов	Козлова 5-8	245-77-12	12.01.88	Седой	спорт
Сергей	Рюмин	Парковая 134-2	451-78-21	07.11.87	Серый	музыка
Павел	Васильев	Береговая 2-76	544-33-55	02.02.87	Вася	поэзия
Андрей	Крючков	Солнечная 4-69	488-52-36	15.11.86	Длинный	спорт
Роман	Корнев	Седых 34-12	311-56-95	04.03.89	Корень	компьютер
Денис	Кораблев	Широкая 50-50	648-99-66	16.05.87	Беркут	спорт

1. Запустить приложение MS Access.

2. Задать имя файла базы данных.

поле Имя файла – ввести Моя записная книжка

3. Указать путь расположения файла → кнопка Создать → окно диалога Моя записная книжка: база данных

4. Область переходов → список объекты Таблицы

5. Вкладка Создание → группа Таблицы → кнопка Конструктор таблиц

В окне мастера – это окно диалога Создание таблиц (Рис.1.4):

область Образцы таблиц: - содержится список шаблонов таблиц,

область Образцы полей: - содержится список полей, входящих в эти таблицы,

область Поля новой таблицы: - итоговый список полей, которые будет содержать таблица.

Кнопки ">", ">>" – копируют названия полей из области Образцы полей: в область Поля новой таблицы:.

Кнопки "<", "<<" – удаляют названия полей из области Поля новой таблицы:.

6. Окно диалога Создание таблиц → вариант Личные → список Образцы таблиц → выбрать Адреса → список Образцы полей → выбрать поля Имя, Фамилия, Адрес, ДомашнийТелефон, ДатаРождения, Прозвище, Увлечения → кнопка Далее