1. Назначение и основные возможности Access

База данных – совокупность объектов различного типа (и назначения), которые используются для хранения, отображения, поиска, преобразования и вывода данных. Данные структурированы в виде таблиц.

2. Запуск программы Microsoft Access 2010

Способы запуска MS Access:

Ярлык Microsoft Access имеет вид . Файлы БД имеют расширение .accdb.

1. меню Пуск системы Windows → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Access 2010;

2. ярлык Microsoft Access на Рабочем столе.

3. Открыть файл, созданный ранее в Access, при этом загружается Microsoft Access с уже открытым указанным файлом.

После запуска на экране появляется окно Microsoft Access с наименованием программы в строке заголовка. В этом окне с помощью вкладки Файл можно либо открыть существующую базу данных, либо создать новую.

Прежде чем приступить к работе с Access 2010, потребуется обозначить место на диске, где будет находиться файл с создаваемой базой данных.

3. Создание базы данных

Способы создания базы данных:

1. Создания базы данных

1. Запустите программу Microsoft Access 2010 первым или вторым способом

2. В открывшемся окне Microsoft Access задайте имя базы данных:

   1. В поле Имя файла (Рис. 1) - задайте имя файла Сведения о сотрудниках

   2. щёлкните по пиктограмме  Поиск расположения для размещения базы данных

3. В окне Файл новой базы данных - укажите путь расположения создаваемого файла пустой базы данных с именем (название базы данных).

4. Нажать кнопку  - система раскроет окно с новой пустой базой данных (Рис. 2).

1Рис. 1. Указание пути расположения создаваемого файла с именем новой базы данных

2. Создания базы данных

1. Запустите программу Microsoft Access 2010 третьим способом

2. Вкладка → команда .

3. Дальнейшие действия разработчика заключаются в выполнении пунктов 2), 3) и 4), представленных в 1-ом способе.

Задание 1. Создать базу данных с именем Сведения о сотрудниках (Рис. 2).

При создании новой базы данных MS Access 2010 автоматически входит в режим создания таблицы. Ей присваивается имя Таблица 1 (2Рис.)

2 Рис

СТРУКТУРА БАЗЫ ДАННЫХ

Большинство баз данных имеют табличную структуру. В табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится. Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких данных (3Рис.). Несмотря на то, что данных в базе нет, информация в ней все-таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу и в каком виде.

3Рис. Пустая база данных

4. Элементы пользовательского интерфейса ms Access 2010:

5. Типы объектов Access

Таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и модули.

Таблица - основной объект БД. Основной источник данных для других объектов БД, хранилище информации. Каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа - набор данных по конкретной теме, например о товарах, поставщиках, клиентах и т.д. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов).

Запрос - инструмент для управления данными, позволяет выбрать из БД только необходимую информацию. С помощью запросов можно извлекать данные из одной или нескольких связанных таблиц, осуществлять логические и арифметические операции над данными, группировать данные в новые таблицы по определённым признакам. Данные представляются в виде промежуточной, виртуальной таблицы, доступной для дальнейшей обработки.

Форма – это вариант представления на экране компьютера одной записи, бланк, подлежащий заполнению, или маска-формуляр, позволяющая ограничить объем информации, доступной пользователю. Что даёт возможность пользователю просматривать последовательно сведения из таблицы, осуществлять поиск и быстрый доступ к любой записи, а также осуществлять операции коррекции данных в записях и создавать новые записи (пополнять таблицу). Фактически, форму можно рассматривать, как некий интерфейс пользователя при работе с таблицами. Форма строится на основе таблицы, запроса или взаимосвязанных таблиц. При помощи одной формы возможно занесение данных в несколько таблиц.

Отчет - средство для подготовки выходных файлов. Позволяет извлечь из базы нужную информацию из одной или нескольких таблиц и представить ее в виде, удобном для восприятия. Предназначен для печати любого набора данных, оформленного соответствующим образом. Любая выходная форма может быть отражена на бумаге или на экране компьютера в удобном представлении данных с использованием средств их форматирования, подведения итогов, фильтрации и графического преобразования в гистограммы и диаграммы.

Макросы автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования. Это простейшие программы, которые позволяют при обращении к заранее созданным запросам, формам, отчётам, выполнять определённые действия. В Access макрос не создаётся с помощью макрорекордера,  а назначается разработчиком. Т. е. для создания макроса необходимо обратиться к режиму конструктора, в котором появляется возможность выбора действия и аргументов макроса.

Модуль содержит одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic for Application, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. С помощью модулей можно решить широкий класс задач по поиску и преобразованию информации в базе данных.

Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули - это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.

Все объекты сгруппированы по категориям и отображаются в Области навигации базы данных.