Связывание таблиц
После того, как таблицы созданы, задаются связи между ними. Для этого необходимо открыть окно “Схема данных”, выбрав одноименную команду из меню “Сервис” или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов. В это окно следует добавить таблицы, между которыми будут задаваться связи. Добавляемые таблицы выбираются из списка, находящегося в окне “Добавление таблицы” (рис. 6), которое активизируется автоматически, если ни одна из связей пока не задана, либо с помощью команды “Добавить таблицу” из меню “Связи” или кнопки “Добавить таблицу” на панели инструментов.
Рис. 6. Список добавляемых таблиц
Для установления связи указатель мыши следует поместить на поле связи (обычно это первичный ключ) в главной таблице, при нажатой левой кнопке мыши перетащить ее указатель на соответствующее поле в подчиненной таблице и отпустить кнопку мыши. После этого на экране появится окно “Изменение связей” (рис. 7), в котором отображаются имена главной и подчиненной таблиц и полей связи. В этом окне при необходимости имена полей связи можно выбирать из раскрывающихся списков полей таблиц, а также задавать ограничения целостности данных с указанием режимов корректировки связанных полей (обновления и удаления). Если задаются ограничения целостности, то поле связи главной таблицы должно быть проиндексировано.
Рис. 7. Вид окон “Схема данных” и “Изменение связей”
В показанном на рис. 7 примере при связывании таблиц “Группа” и “Студент” следует задать “Обеспечение целостности данных”, чтобы в таблице “Студент” не появлялись коды групп, которые отсутствуют в таблице “Группа”. Следует задать и “каскадное обновление связанных полей”, означающее, что при изменении значения первичного ключа в главной таблице автоматически изменятся значения связанных полей в подчиненной таблице. Задавать каскадное удаление нельзя, так как в случае ликвидации какой-либо группы окажутся удаленными все записи о студентах этой группы. Заданная связь создается после нажатия кнопки “Создать”.
Обычно между соединяемыми главной и подчиненной таблицами имеется тип (степень) связи 1:N, которому соответствует тип отношения “один-ко-многим” в окне “Изменение связей” и символы “1” и “” в окне “Схема данных”.
Ввод информации в таблицы
После описания структуры таблиц, входящих в базу данных, и создания связей между ними, можно вводить данные в каждую таблицу, воспользовавшись режимом таблицы (см. лабораторную работу № 1) или специально созданными формами, включенными в состав базы данных.
В Access для ускорения ввода данных в БД можно использовать свойство поля “Значение по умолчанию”, позволяющее указать значение, которое будет автоматически вводится в поле при создании новой записи. В качестве значения по умолчанию чаще всего выбирается то значение, которое чаще всего встречается в записях БД. Например, для поля “ЧислоСтудентов” в таблице “Группа” это может быть число 20.
Обычно в качестве значения по умолчанию указывается постоянное значение, однако, можно использовать и выражение. Например, для ввода текущей даты можно ввести выражение Date( ), использующее функцию, определяющую текущую дату. Значение, введенное по умолчанию, может быть впоследствии изменено вручную.