Создание таблицы с использованием Мастера таблиц
При выборе в окне “Новая таблица” способа создания таблицы “Мастер таблиц” активизируется окно “Создание таблиц”, которое служит для определения списка полей таблицы, ключевого поля и для связывания таблиц друг с другом. В этом окне отображается процесс создания таблицы, включающий в себя пять шагов, переход между которыми задается кнопками “Далее >” и “< Назад”.
На первом шаге выбираются категория и образец таблицы, а также образцы полей (рис. 1). Категория определяет область делового или личного применения таблицы и задается соответствующими переключателями. Для образца таблицы, выбранного в первой области окна “Создание таблиц”, во второй области выводится список образцов полей, из которых пользователь выбирает поля, включаемые в создаваемую (новую) таблицу, помещая их в третью область. Предусмотрена возможность переименования выбранного поля с использованием кнопки “Переименовать поле”. Кнопки “>”, “>>” используются для переноса выбранных образцов полей в создаваемую таблицу, а кнопки “<”, “<<” служат для удаления полей из создаваемой таблицы. Кнопка “Отмена” предназначена для отказа от создания таблицы и возврата в окно базы данных. Кнопка “Готово” предназначена для указания, что процесс создания таблицы окончен.
После выбора необходимых полей нажатием на кнопку “Далее >” осуществляется переход ко второму шагу, которому соответствует вид окна “Создание таблиц”, представленный на рис. 2.
На втором шаге пользователь вводит имя создаваемой таблицы и выбирает способ задания ключевого поля (первичного ключа) - вручную (самостоятельно) или с помощью Мастера.
Рис. 1. Шаг 1 создания таблицы с использованием Мастера таблиц
Рис. 2. Шаг 2 создания таблицы с использованием Мастера таблиц
Если пользователь выбрал режим самостоятельного определения ключевого поля, то происходит переход к третьему шагу (рис. 3), на котором необходимо выбрать ключевое поле из списка всех полей новой таблицы. После выбора следует нажать кнопку “Далее >”, чтобы перейти к четвертому шагу (рис.4).
Рис. 3. Шаг 3 создания таблицы с использованием Мастера таблиц
Рис. 4. Шаг 4 создания таблицы с использованием Мастера таблиц
На четвертом шаге пользователь связывает новую таблицу с уже существующими таблицами базы данных, указывает связанные поля и тип связи. Переход к пятому шагу задается нажатием кнопки “Далее >”. На пятом шаге (рис. 5) пользователь выбирает подходящий режим работы с таблицей:
- “Изменение структуры таблицы” для изменения свойств полей;
- “Непосредственный ввод данных в таблицу” для ввода данных в режиме таблицы;
- “Ввод данных в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером” для автоматического создания формы мастером и открытия ее для ввода данных.
После выбора нужного режима пользователь нажимает кнопку “Готово” для завершения процесса создания таблицы и ее сохранения.
Рис. 5. Шаг 5 создания таблицы с использованием Мастера таблиц
Создание таблицы в режиме конструктора
При выборе в окне “Новая таблица” способа создания таблицы “Конструктор” активизируется окно таблицы в режиме конструктора (см. рис. 10 в лабораторной работе № 1), в котором последовательно описываются все поля создаваемой таблицы посредством указания свойств каждого поля. В трех графах верхней части окна таблицы задаются первые три свойства поля (“Имя”, “Тип данных”, “Описание”), остальные свойства (см. табл. 2) создаваемого или выбранного поля таблицы устанавливаются в нижней части окна.
Для добавления поля в конец таблицы выбирается первая пустая строка в окне таблицы и в нее вводится описание очередного поля. Для добавления поля в определенное место таблицы следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку “Добавить строки” на панели инструментов, выбрать команду “Добавить строки” из контекстного меню или просто нажать клавишу <Insert>. Поле удаляется с помощью кнопки или команды “Добавить строки”, а также клавишей <Delete>.
Каждая таблица в реляционной базе данных имеет первичный ключ. Access позволяет задавать его при описании таблицы, но также разрешает и отказаться от этой возможности. По первичному ключу Access автоматически выполняет индексирование, а также проверяет уникальность значений при вводе новых записей или их корректировке. Если в качестве первичного ключа запланировано использовать автоматически задаваемый системой код (т.е. поле типа “счетчик”), то можно поле первичного ключа первоначально не описывать, а подтвердить необходимость его создания после описания всех полей таблицы, ответив на запрос, который появится при переходе в режим таблицы или закрытии окна таблицы. Access создаст это поле, присвоив ему имя “Код”, и отметит его как ключевое поле. Однако лучше задать первичный ключ самостоятельно одним из следующих способов после выделения поля первичного ключа в окне таблицы:
нажать кнопку “Ключевое поле” на панели инструментов;
выбрать команду “Ключевое поле” из меню “Правка” главного окна СУБД Access;
вызвать контекстное меню для выделенного поля и определить его как ключевое.
Описание новой таблицы должно быть сохранено командами “Сохранить” или “Закрыть” из меню “Файл” главного окна СУБД Access, а также при закрытии окна таблицы или при переключении из режима конструктора в режим таблицы. При этом запрашивается подтверждение на сохранение таблицы и требуется указать ее имя.