Требования к отчету

Отчет должен состоять из рукописной части, содержащей название, цель лабораторной работы и ответы на контрольные вопросы, и файловой части, создаваемой на сетевом диске H: и включающей результаты выполнения отдельных заданий лабораторной работы, помещенные в текстовый документ.

Представленные в текстовом документе результаты должны быть обозначены номерами выполняемых заданий.

Контрольные вопросы

1. Перечислите основные функции и режимы работы СУБД Access.

2. Объекты каких типов могут входить в базу данных Access и для чего они предназначены?

3. Какие таблицы в учебной базы данных “Борей” (см. рис.4) являются главными, а какие подчиненными для них? Оформите ответ в виде таблицы с графами “Главная” и “Подчиненная”, отметив таблицы, являющиеся только главными.

4. Для каждой таблицы учебной базы данных “Борей” (см. рис.4) укажите поля, входящие в первичный и внешний ключи. Оформите ответ в виде таблицы с графами “Таблица”, “Первичный ключ”, “Внешний ключ”.

5. Сколько баз данных могут быть открытыми одновременно при работе с одним приложением Access?

6. Какие манипуляции с таблицей возможны при ее просмотре в режиме таблицы и как они осуществляются? Оформите ответ в виде таблицы с графами “Манипуляции” и “Действия”.

7. Для чего предназначены индексы и как определить их наличие у таблицы?

8. Как следует изменить запрос, показанный на рис. 13, чтобы в таблице результатов увидеть список товаров, поставки которых прекращены?

Лабораторная работа № 2 Создание базы данных средствами субд Access

Цель работы: ознакомиться с процессом создания базы данных и таблиц средствами СУБД Access и получить практические навыки работы с Мастером таблиц и в режиме конструктора таблиц.

Продолжительность работы - 4 ч.

Теоретические сведения

База данных состоит из объектов различных типов, среди которых основными являются таблицы. В простейшем случае процесс создания новой базы данных средствами Access состоит из четырех этапов:

1) открытие окна базы данных;

2) создание таблиц;

3) связывание таблиц;

4) ввод информации в таблицы (заполнение таблиц).

Создание новой базы данных возможно либо с помощью Мастера базы данных, который позволяет сформировать большинство объектов на основе выбранного пользователем готового шаблона базы данных, либо путем последовательного включения в базу данных отдельных объектов, создаваемых в ручную или с использованием соответствующих мастеров, например, Мастера таблиц. Если выбран второй способ, то создать новую базу данных можно при запуске Access, выбрав в окне создания-открытия базы данных (см. рис. 7 в лабораторной работе № 1) переключатель “Новая база данных” или после запуска Access командой “Создать” в меню “Файл” или нажатием кнопки “Создать” на инструментальной панели, выбрав в окне “Создание” значок “Новая база данных”. Далее в окне “Файл новой базы данных” указывается местоположение и имя файла, который создается при нажатии кнопки “Создать”. После выполнения этих действий открывается окно созданной базы данных, в которой отсутствуют какие-либо объекты.

Первыми из объектов базы данных создаются таблицы, в которых хранится информация о предметной области. База данных обычно включает несколько взаимосвязанных таблиц. Для создания новой таблицы в окне базы данных (см. рис. 2 в лабораторной работе № 1) выбирается тип объекта “Таблицы” и нажимается кнопка “Создать”, активизирующая окно “Новая таблица”, предназначенное для выбора способа создания таблицы. Создать таблицу можно в разных режимах: режиме таблицы, конструктора, Мастера таблиц, импорта таблиц и связи с таблицами.

При создании таблиц с помощью Мастера используются готовые образцы таблиц, предназначенных для личных и деловых целей, со стандартным набором полей, из которых можно создать нужную таблицу.

Процедура создания таблицы в режиме конструктора дает возможность самостоятельно задавать имена полей и определять тип и свойства каждого поля.

В Access действуют следующие ограничения на имена полей:

- имя должно содержать не более 64 символов;

- имя может включать любую комбинацию букв (латинских и русских), цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки, восклицательного знака, апострофа и квадратных скобок;

- имя не должно начинаться с символа пробела;

- имя не должно включать управляющие символы с кодами ASCII от 0 до 31.

Хотя пробелы и русские буквы в именах полей и являются допустимыми, они могут при некоторых обстоятельствах вызывать конфликты при работе с другими приложениями.

Имя поля должно быть уникальным в пределах одной таблицы. Access разрешает использовать одинаковые имена полей в разных таблицах, однако не следует предусматривать одинаковые имена для обозначения разных по смыслу атрибутов. Имя должно быть понятно не только в контексте конкретной таблицы, но всей базы данных. Например, если в таблице “Студент” предусматривается поле для хранения кода студента, а в таблице “Группа” - поле для хранения кода группы, то лучше эти поля именовать соответственно как “КодСтудента” и “КодГруппы”, а не как “Код”, так как Access автоматически связывает таблицы по полям, которые имеют одинаковые имя, тип и длину. Если имена выбраны непродуманно, то могут либо возникнуть неправильные связи, либо процесс задания связей будет несколько сложнее, чем при правильном выборе имен.

Типы данных, допустимые для полей в Access, и их краткая характеристика приведены в табл. 1.

Таблица 1

Типы данных СУБД Access

Тип данных	Содержимое поля	Размер
Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов, коды и т. п.	Максимальное число символов – 255
Поле МЕМО	Длинный текст или комбинация текста и чисел	До 65535 символов
Числовой	Числовые данные, используемые для проведения расчетов	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/время	Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно	8 байт
Денежный	Специальный формат для представления числовых данных. Точность – до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части	8 байт
Счетчик	Уникальные последовательно возрастающие на 1 или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу	4 байт
Логический	Поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).	1 бит
Поле объекта OLE	Объект, связанный или внедренный в таблицу	До 1 Гбайт (ограничивается объемом диска)
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст – текст, выводимый в поле или в элементе управления; адрес – путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL); дополнительный адрес – смещение внутри файла или страницы	Каждая из трех частей может содержать до 2048 символов
Мастер подстановок	Содержание формируется путем выбора значений из списка постоянных значений или из другой таблицы (запроса). Если источником для подстановки выбран столбец другой таблицы, то тип и размер поля, созданного таким способом, будет определяться типом и размером элементов, служащих источником для подстановки значений.	Определяется размером подставляемых значений

Решение о выборе типа данных, хранящихся в поле, оказывает влияние на выполняемый при вводе контроль правильности данных, на допустимые операции над данными и особенности их выполнения, требуемый объем памяти, скорость выполнения операций, совместимость разных частей распределенной базы данных.

При описании таблицы для каждого поля обязательно указываются имя и тип данных, содержащихся в поле, а также рекомендуется задавать словесное описание назначения поля в целях документирования базы данных. Кроме этого поле характеризуется определенным перечнем свойств, зависящих от типа данных (табл. 2).

Таблица 2

Зависимость перечня свойств полей от типа данных

Свойство	Тип данных
	Текстовый	Логический	MEMO	Числовой	Дата/ время	Денежный	Счетчик
Размер поля	+			+		+	+
Число десятичных знаков				+		+
Формат поля	+	+	+	+	+	+	+
Маска ввода	+			+	+	+
Подпись поля	+	+	+	+	+	+	+
Значение по умолчанию	+	+	+	+	+	+
Условие на значение	+	+	+	+	+	+
Сообщение об ошибке	+	+	+	+	+	+
Обязательное поле	+	+	+	+	+	+
Пустые строки	+		+		+
Индексированное поле	+	+		+	+	+	+
Новые значения							+

Многие из свойств полей понятны без дополнительных пояснений, некоторые объясняются ниже.

Свойство “Индексированное поле” определяет, надо ли создавать индекс по этому полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Это свойство может иметь следующие значения:

Нет	- индекс не создается (значение по умолчанию);
Да (Допускаются совпадения)	- в индексе допускаются повторяющиеся значения;
Да (Совпадения не допускаются)	- повторяющиеся значения в индексе не допускаются.

Свойство “Новые значения” может иметь следующие значения:

Последовательные	- значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи;
Случайные	- поле счетчика в новой записи получает случайное значение типа Long Integer.

“Пустые строки” определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (строк, не содержащих символов).

Свойство “Пустые строки” может иметь следующие значения:

Да	- пустые строки являются допустимыми значениями;
Нет	- пустые строки не являются допустимыми значениями.

При задании значения “Да” для свойств “Пустые строки” и “Обязательное поле” Access различает несуществующие данные (сохраняются в виде пустых строк) и данные, которые существуют, но не известны (сохраняются в виде пустых (Null) значений). Чтобы отличить пустые строки от значений Null, можно использовать свойство “Формат поля”. При этом вместо пустых строк целесообразно выводить строку “Отсутствуют данные”.