Изменение данных в таблице и удаление таблицы

В открытой таблице можно корректировать содержимое отдельных ячеек, добавлять и удалять строки, если выбран режим таблицы.

Над содержимым ячейки данных указатель мыши становится похожим на букву “I”, превращаясь в инструмент выделения текста. Нужная ячейка выделяется щелчком по ней левой кнопкой мыши, после чего в ячейке появляется текстовый курсор. В Access реа­лизованы все общие для приложений пакета Microsoft Office функции редактирования текста. Если в поля записи внесены изменения, то на кнопке выделения записи появляется маркер изменяемой записи, напоминающий карандаш. Чтобы отказаться от внесения изменений, следует нажать клавишу <Esc>.

Если выделенная ячейка содержит точеч­ный рисунок, то она является полем объекта OLE, связанного или внедренного в таблицу. Внутри такой ячейки появится тонкая серая рамка, а не текстовый курсор. Текст, отображаемый в по­лях объектов OLE, информирует пользователя о типе содержащихся в них данных, и недоступен для непосредственных изменений пользователем. Данные, хранящиеся в таких ячейках, изменяются с помощью специальных программ (например, графического редактора Paint), которые вызываются двойным щелчком мыши по ячейке.

Для добавления новой записи в таблицу, предназначена пустая строка внизу таблицы, помеченная маркером новой записи (*). После заполнения всех ячеек запись добавляется в таблицу. Если заполнена только часть ячеек, то запись может быть добавлена в таблицу нажатием кнопки со знаком звездочки на панели перехода или кнопки “Новая запись” на панели инструментов.

Чтобы удалить запись, ставшую ненужную или добавлен­ную по ошибке, следует выделить ее кнопкой выделения записи и нажать клавишу <Delete> или кнопку “Удалить запись” на панели инструментов. При появлении диалогового окна, запрашивающего подтверждение удаления записи, можно подтвердить удаление нажатием кнопки “Да” или отказаться от удаления нажатием кнопки “Нет”.

Удаление таблицы после ее выделения в окне базы данных происходит командой “Удалить” в меню “Правка” или нажатием клавиши <Delete>. При появлении диалогового окна, запрашивающего подтверждение удаления таблицы, можно подтвердить удаление нажатием кнопки “Да” или отказаться от удаления нажатием кнопки “Нет”.

Использование запросов, форм, отчетов и страниц доступа к данным Запросы

Запросы предназначены для поиска в базе данных информации, удовлетворяющей определенным критериям. Найденные записи, называемые результатами запроса, можно просматривать, редактировать и анализировать различными способами. Кроме того, результаты запроса могут использоваться в качестве основы для создания других объектов. При выполнении запроса Access находит в указанных таблицах данные, соответствующие заданному условию, и отображает их в табличном виде.

Существуют различные типы запросов. Наиболее распространенными являются запросы на выборку, параметрические и перекрестные запросы. Для создания простых запросов используется Мастер запросов, более сложные запросы можно создать вручную в режиме конструктора. Список запросов, созданных в базе данных, отображается в окне базы данных после выбора на левой панели типа объекта “Запрос”. Работа с выбранным из списка запросом возможна в режиме таблицы, режиме конструктора или режиме SQL.

В режиме таблицы, который может быть задан нажатием кнопки “Открыть” в окне базы данных, результаты выполнения запроса отображаются в табличном виде в окне запроса. В режиме конструктора, который может быть задан нажатием кнопки “Конструктор” в окне базы данных, в окне запроса отображается запрос на языке QBE (Query By Example - запрос по образцу), относящемся к табличным языкам запросов (рис. 13). В режиме SQL в окне запроса отображается запрос на языке SQL (Structured Query Language - структурированный язык запросов), относящемся к декларативным языкам запросов. Если открыто окно запроса, то любой из трех режимов удобно выбирать в списке, связанном с кнопкой “Вид” на панели инструментов главного окна Access.

В режиме конструктора окно запроса разделено на две области (см. рис. 13). Верхняя область содержит таблицы, включенные в запрос, с указанием связей между ними. В нижней области находится бланк запроса. Первая строка бланка содержит имена полей, включенных в запрос, а во второй строке указана таблица, к которой принадлежит каждое поле. Третья строка указывает принцип сортировки записей. Флажок в четвертой строке определяет, будет ли поле отображаться в результатах запроса. Пятая строка позволяет задать критерий отбора записей из таблиц, а шестая строка задает альтернативный критерий.

Рис. 13. Вид окна запроса в режиме конструктора

С учетом приведенных пояснений становится понятным, что запрос, показанный на рис. 13, должен выбирать из таблицы “Список товаров” записи, в которых поле “ПоставкиПрекращены” содержит значение “Нет”, и формировать таблицу результатов с полями “КодТовара” и “Марка”, в которой записи упорядочены по возрастанию значений в поле “Марка”. При выборе режима таблицы для этого запроса или нажатии кнопки “Запуск” на панели инструментов главного окна Access пользователь увидит список товаров, поставки которых продолжаются, т.е. список имеющихся товаров.

Формы

Если база данных предназначена для пользователей, не знакомых с Access, работа с таблицами может оказаться для них сложной и негативно отразиться на сохранности информации. В таких случаях лучше воспользоваться формами, которые позволяют упростить и сделать более эффективными ввод и обработку содержимого таблиц.

В сущности, форма представляет собой окно, куда можно поместить элементы управления, предназначенные для ввода и отображения данных. Access активизирует панель, которая содержит многие стандартные элементы управления Windows, в том числе поля, надписи, флажки и переключатели.

Формы используются для ввода и редактирования записей в таблицах базы данных. Их можно отображать в трех режимах: в режиме формы, предназначенном для ввода и просмотра данных, в режиме таблицы, где данные представлены в табличном формате, и в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид, содержание и функционирование формы. На рис. 14 показан вид одной из форм учебной базы данных “Борей” в режиме конструктора вместе с панелью элементов.

Рис. 14. Вид окна формы в режиме конструктора

Обычно форма базируется на определенной таблице и может включать подчиненные формы, связанные с другими таблицами. Основными элементами формы являются надписи, в которых указан текст, непосредственно отображающийся в форме, и поля, содержащие значения полей таблицы. Режим конструктора позволяет создать форму с нуля, но обычно он используется для доработки и совершенствования форм, созданных с помощью Мастера форм.

Отчеты

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге. Помимо данных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут включать элементы оформления, свойственные печатным документам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы.

Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в сокращенном виде, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан. Режимы задаются кнопкой “Просмотр” в окне базы данных или командами кнопки “Вид” на панели инструментов. На рис. 15 показан вид одного из отчетов учебной базы данных “Борей” в режиме конструктора вместе с панелью элементов.

Рис. 15. Вид окна отчета в режиме конструктора

В режиме конструктора отчет напоминает форму, причем методика создания форм может быть использована и при создании отчетов.