Основные операции с базой данных и ее таблицами

Приложение Access запускается нажатием кнопки “Пуск” на панели задач и последовательным выбором команд “Программы” и “Microsoft Access”. После запуска на экране появляется главное окно Access и диалоговое окно “Microsoft Access”, позволяющее создать базу данных или открыть существующую базу данных (рис. 7). В нижней части этого диалогового окна выводится список ранее открывавшихся баз данных.

В комплект поставки Microsoft Access входит учебная база данных “Борей”, созданная для учета продуктов питания, продаваемых вымышленной торговой компанией Борей (Northwind). Основные возможности СУБД Access будут демонстрироваться на примере этой базы данных.

Рис. 7. Главное окно и окно создания-открытия базы данных

Открытие, создание и закрытие базы данных

Чтобы открыть базу данных при запуске Access, в окне создания-открытия базы данных следует выбрать переключатель “Открыть базу данных”. Если нужная база данных находится в списке ранее открывавшихся, то она открывается двойным щелчком по соответствующей строке в списке. Если нужной базы данных в списке нет, то двойным щелчком по строке “Другие файлы” следует открыть диалоговое окно “Открытие файла базы данных”, в котором осуществляется выбор необходимого файла и его открытие.

Если выбран файл Борей.mdb с учебной базой данных “Борей”, появляется информационная заставка, сообщающая о назначении базы данных. После нажатия на кнопку ОК заставка исчезает и в главном окне Access отображается окно базы данных (см. рис. 2). Связь таблиц и список полей в каждой из таблиц открытой базы данных можно увидеть в окне “Схема данных” (см. рис. 4), выбрав команду “Схема данных” в меню “Сервис”. После открытия учебной базой данных “Борей” в главном меню после команды “Справка” появляется дополнительная команда “Борей”, которая предназначена для вывода справочной информации об учебной базе “Борей”.

После запуска Access можно открыть любую существующую базу данных либо командой “Открыть” в меню “Файл”, либо нажатием кнопки “Открыть” на инструментальной панели, либо выбором файла ранее открывавшейся базы данных из меню “Файл”.

Создать новую базу данных можно при запуске Access, выбрав в окне создания-открытия базы данных (см. рис. 7) один из переключателей в группе “Создание базы данных” и нажав кнопку ОК. Выбор переключателя “Новая база данных” означает создание пустой базы данных, выбор переключателя “Мастера, страницы и проекты баз данных” позволяет создать базу данных на основе предлагаемых шаблонов.

После запуска Access можно создать базу данных командой “Создать” в меню “Файл” или нажатием кнопки “Создать” на инструментальной панели.

Открытие или создание новой базы данных влечет автоматическое закрытие ранее открытой или созданной. Закрытие базы данных происходит также при закрытии окна базы данных или выборе команды “Закрыть” в меню “Файл”.

Создание, открытие, просмотр, печать и закрытие таблицы

Таблицы являются основными объектами любой базы данных, поскольку в них хранится вся информация, накапливаемая в базе.

Создание новой таблицы инициируется нажатием кнопки “Создать” в окне базы данных (см. рис. 2), после чего активизируется окно “Новая таблица” (рис. 8). В этом окне следует выбрать способ создания таблицы и приступить к ее созданию после нажатия кнопки ОК. Подробно процедура создания таблицы описывается в следующей лабораторной работе.

Рис. 8. Окно выбора способа создания новой таблицы

Чтобы открыть существующую таблицу, нужно в окне базы данных (см. рис. 2) выбрать на левой панели тип объекта “Таблица”, а в правой области окна дважды щелкнуть по значку таблицы, например, “Типы”. Другой способ открытия таблицы заключается в выделении ее в списке таблиц окна базы данных и нажатии кнопку “Открыть” в этом окне. Независимо от использованного способа таблица открывается по умолчанию в режиме таблицы, и ее содержимое появится в окне таблицы (рис. 9).

Рис. 9. Вид окна таблицы в режиме таблицы

Информация, содержащаяся в таблицах реляционных баз данных, отобра­жается в виде строк и столбцов. При этом в качестве строк выступают записи таблицы, а в качестве столбцов ее поля. Записи содержат информацию об отдельном экземпляре сущности (об определенном типе товара, о конкретном товаре и т.д.). Записи состоят из набора полей. Поле — это элемент таблицы, содержащий определенные данные, например, категорию товара. В режиме таблицы термин “поле” обозначает как целый столбец (со значениями поля), так и конкретную ячейку в столбце (со значением поля в записи). Чтобы избежать путаницы, целесообразно называть поле конкретной записи в табличном представлении ячейкой.

Данные, находящиеся в ячейке, доступны для копирования или изменения после ее выделения. По умолчанию, при открытии таблицы, выделенной становится ячейка, являющаяся пер­вым полем первой записи таблицы. Выделенная ячейка подсвечивается темным цветом. Выделить ячейку можно, щелкнув по ней мышью или используя клавиши перемещения курсо­ра.

Запись (строка таблицы) выделяется при нажатии кнопки выделения записи, столбец которой находится в левой части окна таблицы. Чтобы выделить группу записей, идущих одна за другой, следует нажать левую кнопку мыши, когда ее указатель находится над кнопкой выделения первой записи груп­пы и, не отпуская левой кнопки мыши, протащить указатель по кнопкам выделения остальных записей группы. На кнопке выделения текущей записи появляется маркер текущей за­писи в виде треугольника. Имеется возможность выделить прямоугольную группу ячеек, установив указатель мыши на левой границе первой ячейки группы, где указатель принимает вид белого креста, и переместив указатель при нажатой кнопке мыши для расширения области выделения. Выделение записей и групп записей часто используется для копирования их содержимого в буфер обмена.

Для перемещения маркера текущей записи можно использовать кнопки, расположенные в левой части панели перехода окна таблицы (см. табл. 1). Для просмотра содержимого столбцов, находящихся за границами окна таблицы, предназначена полоса прокрутки, расположенная в правой части панели перехода. Для перемещения маркера текущей за­писи можно воспользоваться вертикальной полосой прокрутки или ввести номер записи в поле на панели перехода. Вертикальная полоса прокрутки появляется только в том случае, если все строки таблицы не помещаются в окне.

В верхней части таблицы находятся заголовки полей (столбцов). Когда указатель мы­ши перемещается над заголовком поля, он превращается в маленькую стрелку, направленную вниз. Заголовок столбца позволяет изменять раз­меры поля и выделять поле для его копирования или перемещения. Выделение всех данных в столбце таблицы задается щелчком мыши по заголовку столбца.

Чтобы изменить высоту или ширину ячеек, нужно установить указатель мыши на границу между кнопками выделения записи или заголовками полей соответственно и при нажатой левой кнопке мыши перемещать в требуемом направлении указатель мыши, принявший вид перечеркнутой двунаправленной стрелки, до получения необходимой высоты или ширины ячеек.

Просмотр графических данных, хранящихся в столбце базы данных (например, точечные рисунки в столбце “Изображение” таблицы “Типы”), осуществляется двойным щелчком мыши по ячейке этого столбца, запускающим графический редактор, в окне которого отображается рисунок, находящийся в ячейке.

Если таблица связана с другой подчиненной таблицей (например, на рис. 4 таблица “Товары” является подчиненной для таблицы “Типы”), то в окне таблицы справа от кнопок выделения записи дополнительно отображаются элементы развертывания записи в виде значка (+), предназначенные для просмотра в окне таблицы данных из связанной (подчиненной) таблицы. При щелчке мышью по этому элементу в подтаблице выводятся записи подчиненной таблицы, соответствующие текущей записи главной таблицы, а значок принимает вид значка (-), обозначающего элемент сворачивания записи.

В режиме таблицы выводится ее содержимое, которое можно просматривать или изменять. Для создания и изменения структуры таблицы предназначен режим конструктора таблицы, в котором отображаются характеристики полей таблицы. Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, нужно в окне базы данных выбрать таблицу и нажмите кнопку “Конструктор”. Если таблица уже открыта в режиме таблицы, то можно перейти в режим конструктора, нажав кнопку “Конструктор” (выглядит как чертежный треугольник и карандаш) в левой части панели инструментов или выбрав команду “Конструктор” в меню “Вид”. После перехода в режим конструктора в окне таблицы отображается список ее полей и вкладки свойств полей (рис. 10).

Рис. 10. Вид окна таблицы в режиме конструктора

В режиме конструктора можно просматривать и изменять значения свойств полей и таблицы в целом, задавать формат вывода значений полей и т.д. Окно свойств таблицы активизируется командой “Свойства” в меню “Вид” или кнопкой “Свойства” на панели инструментов. В появившемся окне свойств таблицы (рис. 11) можно задать описание таблицы, условие на значения в таблице (условия, обеспечивающие целостность данных), текст сообщения об ошибке, воз­никающей при невыполнении условия на значение.

Р ис. 11. Окно свойств таблицы

Режим конструктора позволяет получить информацию об индекса­ции таблицы. В окне индексов доступны все поля открытой таблицы, до­пускающие индексацию. Окно индексов открытой таблицы, позволяющее просматривать, изменять или создавать индексы, активизируется командой “Индексы” в меню “Вид” или кнопкой “Индексы” на панели инструментов. На рис. 12 показано окно индексов таблицы “Типы”. По­ле или поля таблицы, образую­щие первичный ключ, помечаются маркером ключевого поля. В большинстве таблиц первичный ключ состоит из одного поля, и именно по не­му индексируется таблица, при­чем при индексации не допускаются повторяющиеся данные в поле индекса. Индексы - это внутренние таблицы, ускоряющие построе­ние таблицы, содержащей результаты запросов, и сортирующие таблицу по значению ключевого поля.

Рис. 12. Окно индексов таблицы “Типы”

Печать содержимого таблицы без создания сложного отформатированного отчета задается командой “Печать” в меню “Файл” или нажатием на кнопку “Печать” на панели инструментов главного окна Access. Такая печать может потребоваться для проверки новых и измененных записей. Перед печатью таблицы можно оценить внешний вид напечатанных страниц, воспользовавшись командой “Предварительный просмотр” в меню “Файл” или соответствующей кнопкой на панели инструментов.

Таблица закрывается при нажатии на кнопку “Закрыть” в заголовке окна таблицы или командой “Закрыть” в меню “Файл”.