Группировка и подведение итогов в отчетах с группировкой

При создании отчета с помощью Мастера был задан один уровень группировки по коду группы. Если необходимо создать еще один уровень группировки по полу и подсчитать количество студентов мужского и женского пола, то на панели конструктора отчетов следует нажать кнопку “Сортировка и группировка”, чтобы активизировать одноименное окно (рис. 12). В графе “Поле/выражение” из ниспадающего списка следует выбрать поле “Пол”, по которому производится упорядочение или группировка. Если по полю необходима группировка, нужно задать значение “Да” для свойств “Заголовок группы” и/или “Примечание группы”. Слева от поля группировки появится соответствующий знак.

Рис. 12. Изменение уровней сортировки и группировки

Список полей/выражений в окне “Сортировка и группировка” определяет старшинство сортировки/группировки. Для получения желаемого вида отчета поле “Пол” следует поместить во вторую строку этого списка. Всего в отчете может быть до 10 уровней группировки.

После закрытия окна в отчете появятся разделы заголовка и примечания группы “Пол”. В заголовок этой группы необходимо перетащить надпись поля “Пол” и само поле, а в примечание группы из панели элементов добавить новый свободный элемент “Поле”, вместе с которым автоматически добавляется элемент “Надпись”. В окне свойств этого элемента нужно задать подпись “Всего”, а для свободного элемента с помощью построителя выражений в строку “Данные” ввести формулу “=Count([Студент]![Пол])” для подсчета числа студентов. Вид скорректированного отчета в режиме конструктора представлен на рис. 13.

Рис. 13. Вид окна отчета с дополнительным уровнем группировки в режиме конструктора

Нумерация страниц и постраничный вывод групп записей

В многостраничных документах возникает необходимость нумеровать страницы. Это можно сделать, выбрав команду “Номера страниц” в меню “Вставка” и в появившемся окне указать формат и расположение номеров страниц. В результате этого в верхний или нижний колонтитул автоматически вставляется поле с выражением, в котором содержатся имена свойств Page и Pages, обозначающих номер текущей страницы отчета и полное число страниц соответственно (см. рис. 13).

Чтобы формировать список учебной группы на отдельном листе, надо перенести информацию из заголовка отчета в заголовок группы, заголовок отчета вообще закрыть, а в конце раздела примечания группы из палитры элементов вставить элемент “Разрыв (конец) страницы” или выбрать значение “После раздела” для свойства “Конец страницы” примечания группы.

Создание отчетов анкетного типа и в виде этикеток

Отчет анкетного типа можно создать автоматически, если в окне “Новый отчет” (см. рис. 1) выбрать “Автоотчет: в столбец”; в этом случае каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

Отчеты в виде этикеток называются также “почтовыми наклейками”. Такого типа отчеты обычно включают небольшие число полей, имеют компактный размер (на одном листе размещается несколько экземпляров этикеток обычно размещаемых в несколько колонок). Такие отчеты могут использоваться для создания ценников, визитных карточек и т. п. Для создания таких документов может использоваться специальный мастер по созданию почтовых наклеек, выбираемый в окне “Новый отчет” (см. рис. 1).

После того, как отчет приобретет нужный вид, его следует сохранить. Для этого можно выбрать команду “Сохранить как” из меню “Файл” либо попытаться закрыть отчет и на вопрос о том, следует ли сохранять сделанные изменения, ответить утвердительно и задать имя отчету. В результате запоминается макет отчета, с которым пользователь работает в режиме конструктора.