Сохранение содержимого отчета

Отчет может быть распечатан или сохранен в файле. Чтобы запомнить содержимое отчета в текстовом файле, можно использовать команду “Связи с Office” из меню “Сервис ” либо одноименную кнопку, предназначенные для экспорта данных в Word или Excel.

Можно использовать также команду “Экспорт” из меню “Файл”, задав имя и выбрав требуемый тип файла, в котором следует сохранить содержимое отчета.

Содержимое отчета целесообразно сохранять в файле не только тогда, когда формирование отчета и его печать по каким-то причинам разнесено во времени или пространстве (например, когда отчет должен быть передан в электронном виде), но и для сохранения отчета в виде, соответствующем содержимому базы данных на момент его формирования, поскольку при каждом открытии отчета его содержимое будет отражать состояние базы данных на текущий момент.

Корректировка формы отчета в режиме конструктора

Внешний вид автоматически создаваемого отчета обычно не вполне соответствует требуемому, например, в нем могут содержаться нежелательные надписи, включаемые в отчет по умолчанию, дата создания отчета и, наоборот, могут отсутствовать какие-то дополнительные элементы.

Для того чтобы скорректировать вид отчета, надо перейти в режим конструктора, нажав кнопку “Конструктор” в окне базы данных или кнопку “Вид” на панели инструментов главного окна СУБД Access. Для отчета, показанного на рис. 8, окно примет вид, представленный на рис. 10.

Рис. 10. Вид окна отчета в режиме конструктора

В режиме конструктора на экране справа и сверху бланка документа располагаются линейки, помогающие установить размер соответствующего элемента. Размер любого раздела отчета можно изменять, если подвести указатель мыши к границе раздела и, когда он примет вид двусторонней стрелки, при нажатой левой кнопке мыши перетащить границу раздела в нужном направлении. Размер области данных при использовании табличной формы документа фактически определяет высоту строки документа.

В режиме конструктора в главном окне СУБД Access появляются три панели, используемые при создании и корректировке отчетов: панель конструктора отчетов, панель форматирования и панель инструментов. Часть кнопок на этих панелях является общей для приложений пакета Microsoft Office и знакома пользователям. Специфическими кнопками, предназначенными для построения отчетов, являются:

- кнопка “Сортировка и группировка” выводит на экран соответствующее окно, в котором указываются поля, используемые для группировки и сортировки данных в отчете;

- кнопка “Панель элементов” включает и выключает режим показа панели инструментов;

- кнопка “Автоформат” выводит окно, позволяющее изменить внешний вид всего отчета в целом;

- кнопка “Свойства” выводит окно свойств выделенного в данный момент в элемента отчета;

- кнопка “Построить” используется для вызова построителя выражений, макросов или программ.

Отчет так же, как и форма, включает в свой состав текст, который в неизменном виде выводится в каждом экземпляре документа, поля, которые обеспечивают вывод в документе соответствующих значений из таблиц (присоединенные элементы) или вычисленных значений. Кроме того, документы могут включать в себя различные оформительские элементы (линии, прямоугольники, рисунки и другую графику).

Для того чтобы включить в отчет новое поле из таблицы (т.е. создать присоединенный элемент управления), следует открыть список полей нажатием одноименной кнопки на панели конструктора отчетов, выделить в нем одно или несколько полей и перетащить с помощью мыши выбранное поле (или поля) из списка полей в отчет.

Кроме того, можно использовать элемент управления “Поле”, выбрав его на панели элементов и перетащив мышью в нужное место отчета. В этом случае создается свободный элемент, не связанный каким-либо полем таблицы базы данных. Чтобы связать этот элемент, следует выделить его, нажать правую клавишу мыши и в контекстном меню выбрать команду “Свойства”, а затем на вкладке “Данные” в одноименной строке нажать кнопку “” и выбрать поле из списка полей таблицы.

Чтобы создать вычисляемое поле, в строке “Данные” надо записать выражение для его вычисления с помощью построителя, который вызывается нажатием кнопки с многоточием.

В режиме конструктора поля выделены прямоугольниками, показывающими, где в отчете будут выводиться данные и сколько места отводится для вывода их значений. Местоположение элемента и его размер можно изменять с помощью указателя мыши.

Отчет в целом, каждый раздел и каждый элемент отчета имеет большой набор свойств. Активизировать окно “Свойства” можно, если указать соответствующий элемент, щелчком правой кнопки вывести на экран контекстное меню и выбрать строку “Свойства”. При этом на экране появляется окно, в котором перечислены все свойства элемента. Их можно просматривать по частям, выбирая соответствующие вкладки, либо увидеть одновременно, перейдя на закладку “Все”. Свойства, собранные на закладке “Макет”, определяют, как выводятся данные. Изменение свойств производится путем выбора нужного значения из раскрывающегося списка. Свойства на закладке “Данные” определяют, что выводится в поле. Свойства, собранные на закладке “Другие” (имя и дополнительные сведения) используются для задания имени поля и задания примечаний, относящихся к нему.

Если требуется изменить свойства нескольких полей, то их выделяют указателем мыши, нажав левую кнопку мыши, а затем указывают необходимые свойства. Изменения распространяются на все выделенные поля отчета.

Часто в отчете требуется нумеровать строки. Для этого в режиме конструктора надо добавить в область данных отчета свободный элемент “Поле”. Затем установить на него указатель, открыть окно его свойств двойным щелчком мыши и в строку “Данные” ввести выражение “=1”. В ячейке свойства “Сумма с накоплением” выбирается значение “Для всего”, чтобы нумерация была сплошной, или “Для группы”, чтобы нумерация была в пределах группы (рис. 11). Далее в зоне верхнего колонтитула можно ввести наименование колонки “№ п/п”.

Рис. 11. Вид окна свойств, обеспечивающих нумерацию строк в отчете