Создание сложных отчетов
К сложным отчетам в Access относятся отчеты, состоящие из подчиненных отчетов, перекрестные отчеты и отчеты, печатающиеся в несколько колонок.
Подчиненный отчет - это отчет, вставленный в другой отчет. При комбинировании отчетов один из отчетов является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, т.е. не основанным на таблице, запросе или операторе языка SQL.
Свободный главный отчет может служить контейнером нескольких не связанных между собой отчетов, которые требуется объединить. Например, можно создать отчет об учебных группах и включить в него разделы, содержащие данные, объединенные по разным адресам, по годам рождения, по группам. Эти разделы будут самостоятельными, несоподчиненными.
Главный отчет связывают с таблицей, запросом или оператором языка SQL в тех случаях, когда в него требуется вставить подчиненные отчеты, в которых выводятся данные, связанные с данными в главном отчете. Например, в главном отчете могут быть выведены записи о каждой группе, а в подчиненном – данные о студентах каждой группы. В главный отчет наряду с подчиненными отчетами могут включаться также подчиненные формы, причем число таких подчиненных форм не ограничивается. Более того, главный отчет может содержать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенности. Например, в отчете может содержаться подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненную форму или подчиненный отчет.
Подчиненные отчеты получаются либо путем создания подчиненного отчета в существующем отчете, либо путем добавления существующего отчета в другой отчет. В последнем случае добавляемый отчет становится подчиненным. Если подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, то следует убедиться, что правильно установлены связи между соответствующими таблицами базы данных.
Создать отчет, включающий подчиненные, можно выполнив следующую последовательность действий:
открыть отчет, который должен быть главным отчетом, в режиме конструктора;
убедиться, что на панели элементов нажата кнопка “Мастера”;
нажать кнопку “Подчиненная форма/отчет” на панели элементов;
установить указатель мыши в отчете на том разделе, куда требуется поместить подчиненный отчет, и нажать кнопку мыши. В результате появиться окно “Мастер подчиненных отчетов” (рис. 9);
в появившемся окне выбрать таблицу (или запрос), являющуюся источником данных для подчиненного отчета или заранее созданный отчет, который должен быть включен в создаваемый отчет в качестве подчиненного.
После нажатия кнопки “Готово” элемент управления “Подчиненная форма/отчет” будет вставлен в главный отчет. Кроме того, будет создан отдельный отчет, выводящийся как подчиненный отчет.
Рис. 9. Вид окна “Мастер подчиненных отчетов”
Создать отчет, включающий подчиненные, можно и другим способом: в режиме конструктора после открытия отчета, который должен быть главным отчетом, следует нажать клавишу F11 для перехода в окно базы данных и переместить с помощью мыши отчет или таблицу из окна базы данных в тот раздел главного отчета, в который требуется поместить подчиненный отчет.