Лабораторная работа № 5 Создание отчетов средствами субд Access
Цель работы: ознакомиться с основными способами создания отчетов и получить практические навыки по их созданию и использованию.
Продолжительность работы - 4 ч.
Теоретические сведения
Создание отчетов является важной функцией, предоставляемой СУБД, так как именно отчеты позволяют представить данные из баз данных в удобном виде не только на экране, но и на бумажном носителе. Под отчетом понимается любой документ, предназначенный для вывода на печать.
Источниками данных для отчетов могут быть не только таблицы и запросы, но и группы записей, отобранные по заданному условию. Отчеты очень похожи на экранные формы, но в отличие от них не предназначены для ввода и изменения данных в таблицах.
Различают отчеты анкетного и табличного типа. В отчете-анкете информация об одном объекте (группе, студенте и т.п.) обычно размещается в столбец, причем слева указывается название поля, а справа - его значение. После вывода информации об одном объекте выводится информация о следующем объекте и т.д. Отчет-таблица выглядит как привычная таблица с названиями полей в заголовках столбцов.
Структура отчета
Отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Структура отчета включает пять разделов:
заголовок;
верхний колонтитул;
область данных;
нижний колонтитул;
примечания.
На экране каждая из этих разделов ограничивается серой полоской с соответствующим названием.
Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета. Заголовок - текст и/или рисунок, изображаемые в начале отчета, обычно содержит заголовок, дату печати отчета и эмблему фирмы.
Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и номера страниц, если это не сделано в нижнем колонтитуле.
В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления помещаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.
Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.
Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации. Примечания отчета - текст и/или графика, изображаемые в конце отчета и обычно содержащие итоговые сведения.
Элементы управления содержат информацию, выводимую на печать. В элементах управления можно размещать, например:
- текущую дату;
- номер страницы;
- общее количество страниц.
Для определения этой информации могут быть использованы встроенные функции Date( ), Page( ) и Pages( ). Текст, записанный в кавычках, воспроизводится без изменений, а оператор & служит для “склеивания” текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями.
Каждый элемент управления, раздел или отчет имеет набор свойств, значения которых определяют вид данного элемента и выполняемые с его помощью действия.
Создание нового отчета
Для создания нового отчета в окне базы данных следует выбрать объекты типа “Отчеты”, нажать на кнопку “Создать” и в верхней части появившегося окна (рис. 1) выбрать способ создания отчета, а в нижней части указать таблицу или запрос, данные из которого будут выводиться в отчете, и нажать кнопку ОК.
Рис. 1. Вид окна “Новый отчет”
Также как и при создании формы, отчеты проще создавать, пользуясь одним из мастеров, а потом, в случае необходимости, произвести желаемую корректировку макета отчета в режиме конструктора. Мастерами в данном случае можно считать все способы, перечисленные в окне, показанном на рис. 1, кроме “Конструктора”.
Простейшим способом создания отчетов является использование “Автоотчетов”. При использовании этой возможности в отчет автоматически выводятся все поля выбранного источника данных (таблицы или запроса), а названием отчета и его заголовком становится название источника данных.
Более гибкой возможностью является использование Мастера отчетов. Именно этот инструмент наиболее часто используется при первоначальном создании документа.
При любом способе создания отчета необходимо выбрать источник данных, на основе которого он будет формироваться. Источником может быть одна или несколько таблиц либо запрос.
Если выбрать Мастер отчетов, то на первом шаге необходимо указать таблицы или запросы и определить поля, которые будут входить в отчет (рис. 2). При выборе полей, входящих в отчет, поля следует переносить не в том порядке, в котором они располагаются в структуре исходной таблицы, а в том, в котором они будут отображаться в отчете. Хотя в режиме конструктора можно менять положение тех или иных элементов в отчете, лучше сразу определить порядок расположения полей.
Рис. 2. Выбор источника данных и его полей
Предположим, что нужно на основе таблицы “Студент” получить списки студентов для каждой учебной группы с сортировкой по полю “ФИО”.
После определения полей, включаемых в отчет, на втором шаге выбираются уровни группировки (рис. 3). Если пользователя устраивает предложенное поле группировки, то новые уровни группировки не вводятся. В общем случае, для выделения уровней группировки необходимо выбрать поле, по которому будет производиться группировка, и нажать на кнопку “>”. Если предполагается несколько уровней группировки, то поля должны выбираться в порядке старшинства группировки.
Рис. 3. Выбор уровней группировки
Следующий шаг (рис. 4) позволяет задать порядок сортировки записей по полю “ФИО”.
Рис. 4. Выбор порядка сортировки записей
Далее выбирается желаемый вид макета отчета (рис. 5) и его стиль (рис. 6), задается имя отчета (рис. 7) и нажимается кнопка “Готово”. В результате выполненных действий отчет будет сформирован и открыт в режиме предварительного просмотра (рис. 8) .
Рис. 5. Выбор вида макета
Рис. 6. Выбор стиля отчета
Рис. 7. Задание имени отчета
Рис. 8. Вид сформированного отчета в режиме предварительного просмотра
По умолчанию отчету присваивается имя, совпадающее с именем таблицы, на основе которой формируется отчет. Следует иметь в виду, что имя отчета является и названием документа, выводимым в заголовке отчета.
Источниками для отчета могут служить несколько таблиц. При определении полей, входящих в отчет, можно последовательно указывать разные таблицы и запросы и выбирать нужные поля из них (см. рис. 2). Если отчет создается без использования Мастера, то при необходимости использовать несколько источников следует сначала создать соответствующий запрос, а потом на его основе формировать отчет.