Основные режимы работы субд Access
Access имеет три основных режима работы:
1) режим запуска позволяет осуществлять сжатие, преобразование, шифрование/дешифрование базы данных и некоторые другие операции без открытия базы данных. Для запуска этих операций нужно выбрать соответствующую команду в меню “Сервис”. Эти команды доступны только в том случае, если в Access не открыта какая-либо база данных;
2) режим конструктора обеспечивает создание и модификацию структуры таблиц и запросов, разработку форм для отображения и изменения данных, форматирование отчетов перед печатью, а также работу со страницами доступа к данным;
3) режим выполнения реализуется с учетом специфики объектов базы данных. В режиме выполнения в главном окне Access выводятся окна объектов базы данных, вызываются макросы и выполняются модули. Режим выполнения для таблиц и запросов имеет специальное название - “Режим таблицы”, для форм - “Режим формы”, а для отчетов - “Предварительный просмотр”.
Задать режим работы Access можно с помощью кнопок в окне базы данных после выбора ее объекта (см. рис. 2), кнопок панелей инструментов или команд меню “Вид” в главном окне СУБД Access.
Главное окно субд Access
Вид главного окна зависит от выбранной функции или режима. На рис. 3 показано главное окно, в котором открыты две таблицы в режиме таблицы. В табл. 1 приведено описание основных элементов главного окна в режиме таблицы.
Заголовок
главного окна
Панель
инструментов Заголовок
окна базы
данных
Маркер
текущей записи Заголовок
активного
окна таблицы
Элемент
разверты-
вания записи Маркер
изменяемой
записи Кнопка
выделения
записи
Маркер новой
записи Панель
перехода Текст
в строке состояния
Главное
меню
Заголовок
неактивного
окна таблицы Полоса
прокрутки строк (записей) таблицы
Текстовый
курсор
Номер
текущей
строки (записи)
Полоса
прокрутки столбцов (полей) таблицы Строка
состояния
Рис. 3. Основные элементы главного окна Access в режиме таблицы
С
остав
команд главного меню и набор кнопок на
панели инструментов динамически
изменяется в зависимости от режима
работы Access
и активности окон. Например, если окно
базы данных активно, то на панели
инструментов появляется кнопка
“Схема данных”, нажатие которой
активизирует одноименное окно,
отображающее схему связи таблиц базы
данных и список полей в каждой из таблиц
(рис. 4). Термин “схема данных”,
используемый в СУБД Access,
не следует путать с понятием “схема
базы данных”, определяемым в теории
баз данных как описание даталогической
модели базы данных на языке выбранной
СУБД.
Таблица 1
Основные элементы главного окна Access в режиме таблицы
Элемент |
Описание |
Активное окно |
Активным называется окно, в которое направляются все действия от мыши или клавиатуры. Заголовок окна активного приложения или документа подсвечивается цветом, выбранным при установке параметров оформления рабочего стола (обычно это синий цвет). Если окно приложения и окно документа в нем являются активными одновременно, то на все действия от клавиатуры и мыши реагирует окно документа. Объекты базы данных (таблицы, запросы, отчеты и т.д.), согласно терминологии Windows, являются документами |
Неактивное окно |
Активным может быть только одно окно документа в приложении. Все остальные окна считаются неактивными (их заголовок выводится серым цветом). Щелчок левой кнопкой мыши по области неактивного окна делает окно активными и переводит на передний план. Если нужное окно целиком закрыто другими окнами, то сделать его активным можно, выбрав название документа в меню “Окно” |
Заголовок окна |
Строка в верхней части окна, содержащая название приложения и/или открытого документа. |
Панель инструментов |
На панели инструментов находятся кнопки, дублирующие часто используемые команды меню. То, какие панели инструментов выводятся на экран и какие кнопки на них располагаются, зависит от режима работы Access и от того, какое окно является активным |
Окно базы данных |
Окно базы данных (см. рис. 2) позволяет получить доступ к ее объектам и выбрать режим открытия объекта. Например, чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, нужно на левой панели окна базы данных выбрать тип объекта “Таблицы”, выделить таблицу в правой области окна и нажать кнопку “Открыть” на панели инструментов |
Маркер текущей записи |
Маркер (указатель), появляющийся на кнопке выделения записи в режиме таблицы при выборе записи с помощью мыши или клавиатуры. При изменении содержимого записи маркер текущей записи (черный треугольник), превращается в маркер изменяемой записи (карандаш) |
Окно таблицы |
Окно, в котором отображаются данные из таблицы или информация о таблице в зависимости от режима работы Access. В режиме таблицы окно содержит данные в виде строк и столбцов |
Элемент развертывания записи |
Значок в виде плюса (+) предназначен для просмотра в окне таблицы данных из связанной (подчиненной) таблицы. Если в базе данных установлены связи между таблицами, то при щелчке мышью по этому значку в подтаблице выводятся записи подчиненной таблицы, соответствующие текущей записи главной таблицы, а значок принимает вид минуса (-), обозначающего элемент сворачивания записи |
Маркер изменяемой записи |
Маркер (указатель), появляющийся на кнопке выделения записи в режиме таблицы при изменении содержимого записи. Маркер изменяемой записи имеет вид карандаша |
Кнопка выделения записи |
Кнопка, позволяющая при щелчке мышью по ней выделить все поля записи и сделать запись текущей |
Маркер новой записи |
Маркер (указатель), появляющийся на кнопке выделения записи и обозначающий запись, которая не хранится в таблице, а предназначена для добавления новых записей в таблицу. Маркер новой записи имеет вид звездочки (*) |
Панель перехода |
Панель перехода, находящаяся в нижней части окна таблицы, содержит сведения о номере текущей записи и количестве записей в таблице, а также кнопки, позволяющие перемещать указатель текущей записи на одну запись вперед или назад, на первую или на последнюю запись таблицы и кнопку добавления новой записи в таблицу |
Текстовый курсор |
Мигающая вертикальная линия, которая появляется в местах, предназначенных для ввода данных с клавиатуры. Курсор показывает то место, в которое будет введен очередной символ |
Меню |
Строка под заголовком окна приложения, содержащая команды для управления работой приложением. Вид главного меню Access зависит от режима, в котором работает приложение, и от того, какое окно является активным |
Полоса прокрутки строк (записей) таблицы |
Полоса прокрутки строк таблицы позволяет увидеть записи таблицы, находящиеся за пределами окна таблицы |
Полоса прокрутки столбцов (полей) таблицы |
Полоса прокрутки столбцов таблицы позволяет увидеть поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы |
Строка состояния |
Строка в нижней части окна, служащая для отображения подсказок о командах и кнопках и сведений о выполняемых операциях и действующих режимах |
Рис. 4. Окно “Схема данных” с таблицами и связями между ними
В реляционной базе данных таблицы взаимосвязаны и соотносятся как главные и подчиненные. Одной строке (записи) главной таблицы могут соответствовать несколько строк подчиненной таблицы. Связь главной и подчиненной таблиц осуществляется через первичный ключ (Primary Key) главной таблицы и внешний ключ (Foreign Key) подчиненной таблицы. Первичный ключ - это поле, или объединение из минимального числа полей, которое однозначно идентифицирует конкретную запись в таблице. Внешний ключ - это поле, или объединение полей, подчиненной таблицы, которое в главной таблице является первичным ключом. В схеме данных связь главной и подчиненной таблиц схематически изображается линией
, соединяющей первичный и внешний ключи этих таблиц, с указанием единицы со стороны главной таблицы и символа бесконечности со стороны подчиненной таблицы, причем поля таблицы, входящие в первичный ключ, выделяются жирным шрифтом (см. рис. 4). Нередко таблица (например, “Заказы”) оказывается одновременно главной для одних таблиц (“Заказано”) и подчиненной для других таблиц (“Сотрудники”, “Клиенты”, “Доставка”).