Создание и сохранение формы
В Access для создания новой формы следует выбрать объекты типа “Формы” в окне базы данных и нажать кнопку “Создать”, чтобы активизировать окно “Новая форма” (рис. 1). В этом окне перечислены возможные способы создания и виды форм. Большинство из способов реализуется с помощью мастеров, и только один способ позволяет самостоятельно создать или модифицировать форму в режиме конструктора.
Рис. 1. Вид окна “Новая форма”
Чтобы ускорить и упростить процесс создания формы, сначала можно воспользоваться одним из мастеров, а потом внести изменения в полученную форму.
В окне “Новая форма” кроме выбора способа создания и вида формы можно определить и источник данных для создаваемой формы (см. рис. 1), указав таблицу или запрос. Для указанной таблицы или запроса при выборе одного из способов “Автоформа:…” автоматически создается однотабличная форма, в которой отображаются все поля и записи таблицы или запроса, расположенные либо в столбец, либо в виде ленты, либо в виде таблицы. При выборе способа “Мастер форм” возможно создание многотабличной формы, в которой отображаются поля и записи из разных таблиц или запросов. Решение о включении таблиц и полей в форму, внешнем виде и стиле формы, а также ее названии принимает пользователь в процессе работы с Мастером форм.
На рис. 2 показана форма, созданная способом “Автоформа: в столбец” для таблицы “Студент”. В форме отображаются имена и содержимое полей текущей записи в элементах управления “Надпись” и “Поле”, а перемещение по записям осуществляется с помощью панели перехода, находящейся в нижней части формы. Пользователь может изменять значения полей текущей записи или вводить их для новой записи. Поскольку таблица “Студент” подчинена главной таблице “Группа”, то в поле “КодГруппы” должны вводиться только те коды групп, которые хранятся в таблице “Группа”. Чтобы избежать ошибок при вводе, для ввода кода группы вместо элемента управления “Поле” в форме целесообразно иметь элемент управления “Поле со списком”, который позволяет выбирать значение внешнего ключа из списка значений первичного ключа главной таблицы.
Рис. 2. Вид формы “Студент”, созданной способом “Автоформа: в столбец”
Такая замена может быть осуществлена по-разному, например, изменением свойств поля “КодГруппы” таблицы “Студент” и последующим повторным созданием формы. Для этого следует открыть таблицу “Студент” в режиме конструктора и для поля “КодГруппы” в области свойств поля выбрать вкладку “Подстановка”, на которой в списке указывается тип элемента управления “Поле со списком” (рис. 3).
Далее на вкладке “Подстановка” выбираются тип источника строк “Таблица или запрос” и сам источник строк - таблица “Группа” (рис. 4).
Рис. 3. Выбор типа элемента управления при описании свойств поля таблицы “Студент”
Рис. 4. Выбор типа источника строк и источника строк для элемента управления
После сохранения скорректированного описания таблицы “Студент” и повторного создания формы для этой таблицы способом “Автоформа: в столбец” вид формы изменится незначительно, но появится возможность выбирать код группы из списка допустимых значений (рис. 5).
Сохранение формы выполняется автоматически или после ответа на вопрос о сохранении, который появляется при закрытии окна формы.
Рис. 5. Вид формы “Студент” с элементом управления “Поле со списком”
Вид окна формы зависит от режима, выбранного с помощью команд меню кнопки “Вид” на панели инструментов или нажатием кнопок, находящихся в окне базы данных. В режиме конструктора в окне отображается расположение элементов управления и можно изменять внешний вид и свойства формы и элементов управления. В режиме формы окно используется для работы с базой данных. В режиме таблицы для однотабличных форм отображается содержимое источника данных в табличном виде.