Выполнение запроса, просмотр и сортировка результатов
Для того чтобы выполнить запрос и посмотреть таблицу результатов, можно нажать кнопку “Запуск” (“!”) на панели инструментов либо выбрать одноименную команду из меню “Запрос”. Порядок сортировки записей в таблице результатов указывается на бланке запроса в строке “Сортировка” перед выполнением запроса. Возможна сортировка по возрастанию или убыванию значений одного или нескольких полей одновременно.
Если анализ результатов запроса указывает на необходимость корректировки запроса, то для этого следует перейти в режим конструктора.
Формирование запросов к связанным таблицам
Если в базе данных определены связи таблиц на схеме данных, то при добавлении таблиц в запрос связи между ними будут показаны в окне запроса. Более того, даже если связи между таблицами не были созданы пользователем предварительно, то при добавлении в запрос двух таблиц, содержащих поля с одинаковым или совместимым типом данных, а также, если одно из полей связи является ключевым, связи могут быть созданы автоматически. Автоматическое соединение можно разрешить или запретить. Для этого надо выполнить следующие шаги:
в меню “Сервис” выбрать команду “Параметры” ;
перейти к вкладке “Таблицы/запросы”;
установить или снять флажок “Автоматическое объединение”.
Параметр “Автоматическое объединение” относится только к новым запросам.
Если связи не были определены предварительно и не созданы автоматически, то надо задать соединение таблиц вручную так, как это делается в окне “Схема данных”.
Итоговые запросы
Итоговые запросы относятся к запросам на выборку и позволяют подводить итоги по группе записей, например, суммировать значения определенного поля в группе записей или вычислять среднее значение. В Access итоги вычисляются с помощью статистических функций Sum (сумма), Count (количество записей, возвращаемых запросом), Avg (среднее), Var (дисперсия) и т.д. Поскольку итоговые вычисления имеют смысл только для группы записей, то предварительно записи надо сгруппировать по какому-либо признаку.
Создания итогового запроса начинается с выбора таблиц, участвующих в запросе. Затем нажатием кнопки “Групповые операции” на панели инструментов в бланк запроса добавляется строка “Группировка” для задания групповых операций над полями. В этой строке для нужного поля выбирается одна из статистических функций для вычисления итогов.
Для полей итогового запроса необходимо задать одну из групповых операций (группировку для полей, задающих формирование групп, и операции вычисления для других полей запроса), выбрав ее из списка, который можно раскрыть после щелчка мышью по полю в строке “Группировка” (рис. 6).
Рис. 6. Формирование итогового запроса
Первыми полями, выводимыми в таблицу результатов, должны быть поля, по которым производится группировка, а затем – поля, над которыми производятся вычисления. Все групповые операции с использованием статистических функций, кроме Count, могут выполняться только над числовыми полями.
Бланк запроса может содержать также условия отбора, с помощью которых определяются группы, для которых вычисляются итоговые значения, записи, включаемые в вычисления, или результаты, отображаемые после вычислений. Запрос, показанный на рис. 6, выводит список учебных групп, в которых число студентов больше 25.