2. Просмотр списка задач

Задание 28. Измените состав отображаемых полей в компоненте Задачи.

1. В контекстном меню выбрать команду Отображать поля.

2. Добавить в область Отображаемые поля поля Готово,% и Заметки.

3. Просмотрите изменения в отображении списка задач.

3. Поручение выполнения задачи

Задание 29. Поручите выполнение одной из записанных задач своему коллеге из списка контактов.

1. Открыть задачу в списке задач двойным щелчком.

2. Нажать кнопку [Контакты].

3. Выбрать из папки Контакты адресата. [ОК].

В результате данная задача окажется в папках Задачи и Входящие Вашего адресата.

4. Сортировка задач

Задание 30. Отсортируйте список задач по различным критериям: по сроку исполнения, по готовности.

1. Вызвать команду Сортировка контекстного меню.

2. Выбрать нужное поле Срок в области Сортировать по.

Примечание. Для сортировки по полю, отображенному в списке задач достаточно щелкнуть по заголовку столбца, например по кнопке [Срок].

3. Аналогично отсортировать по готовности щелчком по кнопке [Готово,%]

5. Работа с категориями задач

Задание 31. Создайте свои категории задач (Курсовые, Научная работа, Рефераты…) и присвойте записанным задачам соответствующие категории.

Воспользоваться указаниями к заданию 16.

6. Группировка задач

Задание 32. Представьте информацию о задачах по группам, образованным присвоенными категориями.

Выполнить команду Вид►Текущее представление►По категориям.

Задание 33. Представьте информацию о задачах по группам, образованным различной важностью.

1. Выполнить команду Вид►Текущее представление►Изменить текущее представление►[Группировка].

2. В поле Группировать элементы по полю выбрать Важность. [ОК].

Примечание. Обратите внимание, что при выбранной группировке работает активная сортировка.

V. Заметки

Компонент Заметки предназначен для хранения информации, которую Вы фиксируете на многочисленных записках. Эта информация, как правило, с трудом поддается систематизации, но требует постоянного нахождения в зоне внимания.

Outlook позволяет не только держать все внесенные заметки на виду, но и фиксирует дату и время из создания, предлагает различные способы их сортировки, дает возможность просматривать заметки за несколько дней, может сделать их цветными и многое другое.

1. Создание заметок

Задание 34. Очистите содержимое папки Заметки на рабочем компьютере в аудитории и создайте заметку с напоминанием, что к ужину нужно купить, например, пельменей.

1. Открыть папку Заметки, выбрав ее на панели Ярлыки Outlook или Список папок и изучить ее интерфейс.

2. Создать заметку командой контекстного меню Создать заметку или кнопкой .

3. Ввести содержимое заметки. Закрыть окно заметки кнопкой .

Задание 35. Создайте несколько заметок:

i. с напоминанием: "Я родился в понедельник!" (см. задание 11);

ii. о необходимости купить, например, мыло;

iii. о неблагоприятной геомагнитной обстановке на ближайшие 2 дня;

iv. произвольную, например, "Не забыть принять поливитамины!"…

2. Изменение свойств заметки

Задание 36. Присвойте созданным заметкам категории, например "Магазин", "Здоровье", "Мысли".

1. На выделенной заметке выбрать команду контекстного меню Категории.

2. Воспользоваться указаниями к заданию 17.

Задание 37. Измените цвет самых важных заметок на красный, а менее важных – на синий.

На выделенной заметке выбрать команду контекстного меню Цвет.

3. Просмотр заметок

Задание 38. Просмотрите все заметки в виде списка, по категориям, с использованием сортировки и группировки.

Воспользоваться командой Вид►Текущее представление.

VI. Дневник

Дневник предназначен для фиксирования информации о взаимодействии с отдельными контактами и работе с документами Microsoft Office. Автоматическое ведение дневника является одной из наиболее мощных возможностей Outlook. С ее помощью дневник превращается в автоматизированную историю действий и общения.

1. Настройка папки Дневник

Параметры дневника позволяют определить, какие действия будут вызывать автоматическое создание записей в дневнике. Установив соответствующие параметры, можно включить автоматическое создание записей о связях с отдельными лицами и о создании и редактировании документов Microsoft Office.

Задание 39. Установите параметры автоматического генерирования записей.

1. В окне Microsoft Outlook выбрать Сервис►Параметры►Параметры дневника (рис. 17).

Рис. 17. Окно Параметры дневника

2. Установить все флажки в списке Автозапись элементов и в списке контактов, выбрать запись информации обо всех электронных сообщениях и корреспонденции по собраниям и задачам для всех контактов.

3. Установить флажки приложений Microsoft Office: Microsoft Word; Microsoft Excel.

4. Установить параметры двойного щелчка мыши при открытии элемента, на который ссылается запись в дневнике.