3.2. Приглашение на собрание

Примечание. Собранием называется встреча с привлечением участников. Событием называется встреча длительностью больше одного дня.

Задание 20. Отправьте приглашение на праздник по поводу Дня молодежи всем членам Вашего коллектива на выбранное Вами время ближайшей недели.

1. Открыть окно Встреча для создания новой встречи.

2. Заполнить его информацией: тема, место проведения, дата и время встречи. В поле комментариев ввести пояснения по организации встречи, например, «С собой иметь…» или «Форма одежды …»…

3. Нажать кнопку и с помощью кнопки выбрать из списка участников встречи, например список Одногруппники, созданный в папке Контакты (см. задание 10). [ОК].

Примечание. Обратите внимание, что после выбора участников окно Встреча поменяло свое название на Собрание.

4. Нажать кнопку При этом осуществляется сохранение информации о собрании в Вашем календаре, закрытие окна Встреча, отправка сообщения о собрании остальным его участникам.

3.3. Выбор оптимального времени собрания

Задание 21. Определите наиболее удобное время 30-минутной прогулки на ближайшей неделе после занятий в университете с двумя-тремя Вашими друзьями.

1. Открыть окно Встреча для создания новой встречи.

2. Указать тему «Прогулка», место встречи и любые комментарии.

3. В поле Начало указать ближайшее удобное для Вас время.

4. В поле Конец указать время на 30 минут больше чем в поле Начало (рис.9).

5. Перейти на вкладку Доступность участников.

6. В списке кнопки можно при необходимости убрать флажок Только рабочие часы.

7. С помощью кнопки [Другие] перечислить нужные обязательные и необязательные для встречи контакты. [ОК].

8. Просмотреть полученные сведения о занятости всех участников встречи (пример полученных сведений приведен на рис. 10).

Внимание. В данном случае нельзя воспользоваться списком рассылки, а следует перечислить всех участников по одному, иначе сведения о занятости окажутся скрытыми.

9. В списке кнопки поставить флажок Необходимые участники

Рис. 9. Окно Встреча

Рис. 10. Окно доступности участников собрания

10. Найти наиболее удобное время для 30-минутной встречи последовательным «перешагиванием» с помощью кнопок и по свободным участкам времени всех запланированных участников встречи.

11. Определившись с датой и временем собрания, когда все нужные участники свободны (рис. 11.), отправить приглашение всем его участникам кнопкой

3.4. Действия с полученным приглашением на собрание

Отправленное Вам приглашение на собрание отобразится в окне программы Microsoft Outlook в папке Входящие

Рис. 11. Уточнение времени проведения собрания

Задание 22. Примите приглашение на собрание.

1. Найти в папке Входящие сообщение с приглашением на собрание, открыть его и ознакомиться с содержимым сообщения.

2. Ответить согласием, нажав кнопку [Принять] (рис. 12). Принятое приглашение появится в Вашей папке Календарь.

Рис. 12. Полученное приглашение на встречу

3. Найти собрание в своей папке Календарь и просмотреть его содержимое.

4. Перейти на вкладку Доступность участников и просмотреть состав участников собрания, активизировав переключатель Состояние участников (рис. 13).

Рис. 13. Состав и роль участников собрания