2. Работа с категориями встреч

Задание 16. Создайте свои категории встреч (Лекция, Лабораторная, Практическое, Семинар…) и присвойте записанным встречам соответствующие категории.

1. Открыть любую встречу в календаре двойным щелчком.

2. Нажать кнопку [Категории], а в открывшемся окне Категории – кнопку [Главный список категорий].

3. В поле Новая категория вписать ее название, например, Лекция. [Добавить]. [ОК].

4. Поставить флажок на нужной категории. [ОК].

5. Просмотреть все записанные встречи в окне Встреча с помощью кнопок [Назад] и [Вперед] и указать для каждой соответствующую категорию.

6. Просмотреть папку Календарь с представлением По категориям.

3. Планирование собрания

Outlook может выполнять роль организатора собрания, который может:

известить всех участников встречи, послав им по электронной почте приглашение. При этом каждый участник, принявший приглашение, получит запись о встрече в своем календаре;

найти самое подходящее время для собрания, сверив календари всех его участников на предмет их занятости.

3.1. Публикации сведений о занятости

Для организации совместной работы необходимо осуществить процедуру публикации сведений о занятости с целью предоставления возможности ее просмотра организаторами собраний. Как правило, эти сведения публикуются на почтовом сервере абонентов электронной почты или в специально организованной папке на одной из рабочих станций локальной сети.

Если все абоненты Вашей папки Контакты зарегистрированы на различных почтовых серверах, то адрес файла с информацией о занятости нужно указать для каждого контакта во вкладке Подробности окна Контакт. В случае, когда все абоненты зарегистрированы на одном сервере, общий адрес файлов сведений о занятости всех абонентов можно зафиксировать в окне Параметры (меню Сервис).

Публикация файлов сведений о занятости осуществляется через URL-адреса согласно протоколам ftp или file. При этом нужно знать, что сведения о занятости формируются в файлах, имена которых соответствуют именам электронных почтовых ящиков, с расширением vfb. Например, если Иванов имеет почтовый ящик Ivan@stud.by, то имя файла занятости будет: Ivan.vfb.

Рассмотрим процедуру публикации сведений о занятости на одну из рабочих станций. Для этого в рамках каждого компьютерного класса необходимо создать папку общего пользования. Авторы рекомендуют иметь такую папку для каждой подгруппы студентов на компьютере № 1.

Задание 17. Данное задание выполняется только преподавателем или студентом, сидящим за компьютером № 1 под руководством преподавателя. Создайте папку общего пользования на компьютере № 1 на диске D: для публикации сведений о занятости.

1. В компьютерном классе на компьютере №1 на диске D: создать папку с именем, соответствующем наименованию подгруппы, например, ДГС-1.

Примечание. Имя папки не должно содержать пробелов.

2. Предоставить полный доступ к созданной папке ДГС-1:

§ открыть окно Свойства одноименной командой контекстного меню на папке;

§ перейти на вкладку Доступ;

§ [2]поставить переключатель Общий ресурс. Нажать кнопку [Добавить] и в открывшемся окне Добавление пользователей выделить Все пользователи, нажать [Полный доступ], [ОК].

§ [3]поставить переключатель Открыть общий доступ к этой папке. Нажать кнопку [Разрешения] и в открывшемся окне Разрешения для… в поле Группы или пользователи выделить Все. В столбце Разрешить установить флажки Полный доступ, Изменения, Чтение. [ОК]. [ОК][4].

Задание 18. Опубликуйте собственные сведения о занятости в папке общего доступа. Укажите путь поиска занятости Ваших контактов.

1. В окне Microsoft Outlook открыть окно Параметры из меню Сервис.

2. Открыть параметры календаря одноименной кнопкой.

3. Нажать [Параметры занятости].

4. В окне Параметры занятости (рис. 8) установить флажок Опубликовать сведения о занятости.

5. В поле по адресу URL ввести адрес еще не существующего файла со сведениями о Вашей занятости, например:

file://user-1-216/ДГС-1/%NAME%.vfb

где file – имя протокола;

ucheb-1-216 – сетевое имя компьютера, где публикуются сведения о занятости (это имя будет в каждой аудитории свое);

ДГС-1 – имя папки общего пользования, где публикуются сведения о занятости (это имя будет в каждой группе свое);

%NAME% – функция автоопределения имени файла по логину электронного адреса. Функция %NAME% сама распознает имя Вашего почтового ящика из активной учетной записи.

Рис. 8. Заполнение URL-адресов сведений о занятости

6. Аналогичный адрес ввести в поле Искать по адресу URL (рис. 11) для ориентировки Вашей программы Microsoft Outlook на отображение занятости Ваших контактов.

7. Выйти из окна Параметры, нажав в каждом открытом диалоговом окне [ОК].

8. Осуществить процедуру публикации собственных сведений о занятости по указанному адресу командой Сервис►Отправить/Получить►Сведения о занятости.

Задание 19. Проверьте наличие файла типа .vfb с Вашим именем в папке общего доступа.

Открыть и просмотреть папку общего доступа на первом компьютере через папку Сетевое окружение.