
- •I. Настройка рабочей среды
- •II. Контакты
- •1. Создание контакта
- •2. Экспорт папки Контакты
- •3. Импорт папки Контакты
- •4. Работа с полями пользователя
- •III. Календарь
- •1. Заполнение календаря
- •2. Работа с категориями встреч
- •3. Планирование собрания
- •3.2. Приглашение на собрание
- •3.3. Выбор оптимального времени собрания
- •3.5. Организация собрания по сети[5]
- •IV. Задачи
- •1. Планирование задач
- •2. Просмотр списка задач
- •3. Поручение выполнения задачи
- •4. Сортировка задач
- •5. Работа с категориями задач
- •6. Группировка задач
- •V. Заметки
- •1. Создание заметок
- •2. Создание записей в дневнике
- •3. Просмотр дневника
- •VII. Представление результатов работы
2. Работа с категориями встреч
Задание 16. Создайте свои категории встреч (Лекция, Лабораторная, Практическое, Семинар…) и присвойте записанным встречам соответствующие категории.
1. Открыть любую встречу в календаре двойным щелчком.
2. Нажать кнопку [Категории], а в открывшемся окне Категории – кнопку [Главный список категорий].
3. В поле Новая категория вписать ее название, например, Лекция. [Добавить]. [ОК].
4. Поставить флажок на нужной категории. [ОК].
5. Просмотреть все записанные встречи в окне Встреча с помощью кнопок [Назад] и [Вперед] и указать для каждой соответствующую категорию.
6. Просмотреть папку Календарь с представлением По категориям.
3. Планирование собрания
Outlook может выполнять роль организатора собрания, который может:
известить всех участников встречи, послав им по электронной почте приглашение. При этом каждый участник, принявший приглашение, получит запись о встрече в своем календаре;
найти самое подходящее время для собрания, сверив календари всех его участников на предмет их занятости.
3.1. Публикации сведений о занятости
Для организации совместной работы необходимо осуществить процедуру публикации сведений о занятости с целью предоставления возможности ее просмотра организаторами собраний. Как правило, эти сведения публикуются на почтовом сервере абонентов электронной почты или в специально организованной папке на одной из рабочих станций локальной сети.
Если все абоненты Вашей папки Контакты зарегистрированы на различных почтовых серверах, то адрес файла с информацией о занятости нужно указать для каждого контакта во вкладке Подробности окна Контакт. В случае, когда все абоненты зарегистрированы на одном сервере, общий адрес файлов сведений о занятости всех абонентов можно зафиксировать в окне Параметры (меню Сервис).
Публикация файлов сведений о занятости осуществляется через URL-адреса согласно протоколам ftp или file. При этом нужно знать, что сведения о занятости формируются в файлах, имена которых соответствуют именам электронных почтовых ящиков, с расширением vfb. Например, если Иванов имеет почтовый ящик Ivan@stud.by, то имя файла занятости будет: Ivan.vfb.
Рассмотрим процедуру публикации сведений о занятости на одну из рабочих станций. Для этого в рамках каждого компьютерного класса необходимо создать папку общего пользования. Авторы рекомендуют иметь такую папку для каждой подгруппы студентов на компьютере № 1.
Задание 17. Данное задание выполняется только преподавателем или студентом, сидящим за компьютером № 1 под руководством преподавателя. Создайте папку общего пользования на компьютере № 1 на диске D: для публикации сведений о занятости.
1. В компьютерном классе на компьютере №1 на диске D: создать папку с именем, соответствующем наименованию подгруппы, например, ДГС-1.
Примечание. Имя папки не должно содержать пробелов.
2. Предоставить полный доступ к созданной папке ДГС-1:
§ открыть окно Свойства одноименной командой контекстного меню на папке;
§ перейти на вкладку Доступ;
§ [2]поставить переключатель Общий ресурс. Нажать кнопку [Добавить] и в открывшемся окне Добавление пользователей выделить Все пользователи, нажать [Полный доступ], [ОК].
§ [3]поставить переключатель Открыть общий доступ к этой папке. Нажать кнопку [Разрешения] и в открывшемся окне Разрешения для… в поле Группы или пользователи выделить Все. В столбце Разрешить установить флажки Полный доступ, Изменения, Чтение. [ОК]. [ОК][4].
Задание 18. Опубликуйте собственные сведения о занятости в папке общего доступа. Укажите путь поиска занятости Ваших контактов.
1. В окне Microsoft Outlook открыть окно Параметры из меню Сервис.
2. Открыть параметры календаря одноименной кнопкой.
3. Нажать [Параметры занятости].
4. В окне Параметры занятости (рис. 8) установить флажок Опубликовать сведения о занятости.
5. В поле по адресу URL ввести адрес еще не существующего файла со сведениями о Вашей занятости, например:
file://user-1-216/ДГС-1/%NAME%.vfb
где file – имя протокола;
ucheb-1-216 – сетевое имя компьютера, где публикуются сведения о занятости (это имя будет в каждой аудитории свое);
ДГС-1 – имя папки общего пользования, где публикуются сведения о занятости (это имя будет в каждой группе свое);
%NAME% – функция автоопределения имени файла по логину электронного адреса. Функция %NAME% сама распознает имя Вашего почтового ящика из активной учетной записи.
Рис. 8. Заполнение URL-адресов сведений о занятости
6. Аналогичный адрес ввести в поле Искать по адресу URL (рис. 11) для ориентировки Вашей программы Microsoft Outlook на отображение занятости Ваших контактов.
7. Выйти из окна Параметры, нажав в каждом открытом диалоговом окне [ОК].
8. Осуществить процедуру публикации собственных сведений о занятости по указанному адресу командой Сервис►Отправить/Получить►Сведения о занятости.
Задание 19. Проверьте наличие файла типа .vfb с Вашим именем в папке общего доступа.
Открыть и просмотреть папку общего доступа на первом компьютере через папку Сетевое окружение.