Якщо на збереження приймається колекція, то до акта додається колекційний опис, попредметно розкриваючий її зміст.

Спеціальна документація ведеться і під час експедицій (відряджень); вона відбиває процес роботи і склад формованої колекції. У залежності від цілей і задач експедиції польова документація може включати: польовий опис, польовий щоденник, зошит для запису пам'ятників фольклору, спогадів і розповідей очевидців і учасників цікавлячий музей подій, легенди предметів, реєстр фото зйомок із указівкою порядкового номера негатива, місця, часу і сюжету знімка. Головний документ експедиції - польовий опис, що призначається для обліку й опису предметів музейного значення. У ній містяться такі графи: порядковий номер предмета; дата і місце виявлення (придбання); найменування і короткий опис (крім наукового найменування приводиться і місцеве); кількість предметів (іноді під одним номером записують кілька аналогічних предметів); матеріал і техніка виготовлення, датування предмета (у випадку неможливості встановлення точної датування дається зразкова); призначення, схоронність і спосіб використання в середовищі побутування; історія побутування; дані про власника або джерело надходження; вартість (тут же робиться запис про дарування), примітки. Під відповідними номерами в польовий опис включається і вся інша польова документація.

Другим важливим документом є польовий щоденник, у якому в хронологічному порядку фіксується хід роботи, щодо збору, спостереження над дійсністю, переміщенням, зустрічі, інформація про предмети, що виходять за рамки рубрик польового опису, розуміння про шляхи подальших досліджень і розшуків.

Після повернення в музей зібрані матеріали разом з польовою документацією розглядає фондово-закупівельна комісія. Вона оцінює колекцію в цілому - з погляду повноти відображення поставленої теми - і кожен предмет окремо - з погляду його музейного значення. Після ухвалення рішення фондовою комісією частина предметів поповнює основний фонд, а частина - науково-допоміжний, що фіксується в спеціальному протоколі. Про факт передачі матеріалів працівникам фондів робиться запис на останніх сторінках польового опису, що разом з іншою експедиційною документацією підлягає вічному збереженню.

При цьому колекція тематичної експедиції, що складає з різнотипних предметів, розпадається по різних фондових підрозділах. Це необхідно для того, щоб кожен предмет зберігався і вивчався фахівцями в складі визначеної музейної кола-лекції, сформованої на основі класифікації даних музейних зборів.

Отже, процес комплектування фондів можна розділити на наступні взаємозалежні етапи.

1. Спочатку розробляється наукова концепція комплектування фондів музею, у якій утримується оцінка структури і змісту вже наявного музейного фонду, обґрунтування спрямованості і характеру комплектування або поповнення колекцій, визначення критеріїв добору матеріалів у фонди з урахуванням мети і задач, що стоять перед музеєм.

2. Далі складається план комплектування з позначенням конкретних тем, кожна з яких має свої об'єкти, способи і форми комплектування, проводиться експертне опитування фахівців.

3. Наступним етапом є підготовка до роботі, щодо збору, у ході якої вивчаються необхідна по темі література, архівні фонди, аналізуються колекції інших музеїв, проводяться консультації з фахівцями в області профільних дисциплін, складаються плани збору по конкретній темі.

4. Потім починається власне робота, щодо збору - вивчається оточуючу середовище, ведеться виявлення і збір предметів музейного значення на постійних об'єктах комплектування або в ході відряджень і експедицій, складається необхідна польова документація.

5. Нарешті, предмети музейного значення разом із супутньою документацією і звітами пред'являються фондово-закупівельній комісії, рішенням якої вони включаються у фонди музею тобто приймаються на постійне збереження.

Облік музейним фондів.

Облік музейних фондів є одним з основних напрямків фондової роботи. Його ціль складається в юридичній охороні музейних фондів і прав музею на дані, отримані в результаті вивчення музейних предметів і колекцій. Облік фондів являє собою безперервний процес, оскільки фонди музею постійно поповнюються, ведеться контроль за рухом предметів і за їхнім станом. Порядок обліку, збереження і наукової обробки музейних предметів регулюється нормативними документами Міністерства культури.

У процесі обліку музейних фондів складається за установленими формами облікова документація, у якій записуються дані про окремі предмети і групи предметів, про порядок їхнього надходження в музей і в різні фондові підрозділи. Більшість з документів мають юридичну чинність, підлягають реєстрації і вічному збереженню. Це акти прийому, акти видачі, книги надходжень, книги наукової інвентаризації.

Державний облік музейних фондів передбачає два етапи, що відбивають ступінь вивченості музейних предметів: первинна реєстрація предметів, що надійшли в музей, і інвентаризація, тобто наукова реєстрація музейних предметів.

Юридичне оформлення приналежності предметів музеєві і прав музею на ці предмети починається з акта прийому предметів на постійне збереження. Цей документ складається не менш чим у трьох екземплярах, підписується головним хоронителем (завідувачем фондами), особою, що зберігала предмети до рішення фондово-закупівельній комісії, і особою, що прийняла їх на матеріальне збереження. Акт затверджується директором музею і скріплюється печаткою музею. Прийом предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів, орденів і медалей, а також зброї визначається особливими нормативними документами.

Перш ніж надійти у відповідний фондовий підрозділ, предмети проходять первинну реєстрацію, що остаточно закріплює їхня приналежність даному музеєві. Вони вносяться в книгу надходжень музейних предметів (основного фонду) або в книгу обліку науково-допоміжних матеріалів за формою, визначеною інструкцією.