Семинарское занятие 7 Тема: Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности

План:

1. Архивный фонд организации.

2. Архивный фонд РФ. ФЗ «Об архивном деле» №125 от 22.10.2004.

3. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов.

4. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурном подразделении.

5. Учет выдачи дел во временное пользование.

6. Особенности хранения электронных документов.

Проанализировав нормативную литературу, касающуюся архивного хранения документов, обратить внимание на понятия «архивная справка», «архивная выписка», «архивная копия».

Оформить схему организационной структуры архивной службы условной организации.

Разработать «Положение об архивной службе» условной организации.

Разработать «Должностную инструкцию архивариуса», оформить согласно ГОСТ, проставить все необходимые отметки.

Контрольные вопросы:

1. Назовите функциональное предназначение архивной службы.

2. Какие сведения выносят на обложку дела, подлежащую хранению в архиве?

3. Назовите требования, предъявляемые к оборудованию архивохранилищ.

4. Назовите особенности изготовления справок и копий архивных документов.

Темы докладов и рефератов:

1. Особенности хранения документов в различных подразделениях организации.

2. Организация работы службы делопроизводства по обеспечению сохранности документов предприятия.

3. систематизация документов при хранении в организациях различного типа.

4. Управление хранением документов. ИСО 15489.

Семинарское занятие 8 Тема: Экспертиза ценности документов

План:

1. Принципы экспертизы документов.

2. Критерии оценки документов.

3. Основные задачи экспертной комиссии. Состав экспертной комиссии.

4. Технология проведения экспертизы ценности документов.

5. Результаты работы экспертной комиссии.

Проанализировать нормативные документы, касающиеся проведения ЭЦД.

Оформить блок-схему: «Порядок проведения экспертизы ценности документов»

Составить приказ о создании ЭК для условной организации. Что должно быть определено в приказе (состав комиссии, ее задачи, срок ее работы)?

Оформите акт о выделении к уничтожению документов, утративших научно-практическое значение в соответствии с требованиями нормативных документов.

Составьте протокол заседания ЭК (в краткой форме) об уничтожении дел и изменения сроков хранения, определив повестку дня и сформулировав решение комиссии.

Контрольные вопросы:

1. Назовите составляющие нормативно-правовой базы для проведения экспертизы ценности документов.

2. Какую функцию выполняет экспертная комиссия? Какой может быть ее состав?

3. Как оформляются результаты работы ЭК?

4. Перечислите критерии оценки документов.

Тематика докладов и рефератов:

1. Требование к проведению экспертизы ценности документов. Критерии ценности документов.

2. Экспертные комиссии разного уровня: организация работы и взаимосвязь.

3. Этапы проведения экспертизы и оформление результатов ее проведения.