8.4. Закриття рахунків, порядок складання і подання річної бухгалтерської звітності

Перед складанням річної бухгалтерської звітності бюджетні ус­танови обов'язково повинні проводити інвентаризацію засобів та розрахунків з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерсь­кого обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю активів та зобов'язань. Інвентаризація проводиться відповідно до «Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженої наказом ГУ ДКУ № 90 від 30.10.1998р.

Відповідальність за організацію та своєчасне проведення інвентаризації несе керівник установи. Для проведення інвентари­зації наказом по установі створюється інвентаризаційна комісія, вста­новлюються терміни початку і закінчення інвентаризації та порядок відображення ЇЇ результатів в обліку. Очолює комісію керівник або його заступник, до її складу обов'язково входить головний бухгалтер. В окремих випадках можуть створюватися додатково робочі (місцеві) інвентаризаційні комісії для проведення інвентаризації в окремих структурних підрозділах.

Річна інвентаризація починається не раніше 1 жовтня (необо­ротні активи, сировина та матеріали, готові вироби, пальне, корми, фураж, незавершене виробництво у рослинництві, незавершені нау­ково-дослідні роботи тощо) і проводиться, як правило, станом на 1 число місяця. Наприклад, інвентаризація капітальних робіт і капіталь­них ремонтів має проводитися станом на 1 грудня; дорогоцінних ме­талів, дорогоцінного каміння та виробів з них, грошових коштів, гро­шових документів, розрахунків з бюджетом — станом на 1 січня і т.ін. Результати інвентаризації оформляють інвентаризаційними описами, які складають у двох примірниках окремо за кожним ба­лансовим рахунком (субрахунком) і матеріально відповідальною осо­бою. Оформлені належним чином і підписані головою, членами інвен­таризаційної комісії та матеріально відповідальною особою описи здаються у бухгалтерію, де їх перевіряють і проставляють дані об­ліку про залишки інвентаризованих цінностей на дату проведення інвентаризації та виявляють відхилення (надлишки або нестачі). Результати інвентаризації комісія відображає у протоколі з визна­ченням причин розходжень та винних осіб. Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи. Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку в тому ж періоді, в якому закінчено інвентаризацію, а також у річному звіті. При цьому виявлені над­лишки засобів прибуткуються та зараховуються на збільшення фінан­сування установи, нестачі в межах затверджених норм — списуються на зменшення фінансування, а понад норми природних втрат і втра­ти від псування цінностей — відносяться за рахунок винних осіб. (По­рядок регулювання виявлених під час інвентаризації розходжень розглянуто у розділах 4.7, 5.9 та 6.11).

До складання річної звітності мають бути оброблені усі первинні документи, господарські операції відображені на рахунках в обліко­вих регістрах, визначені результати виконання кошторису, закриті рахунки доходів та витрат, визначені фінансові результати, звірені залишки аналітичних і синтетичних рахунків (субрахунків). Мето­дика складання і подання річної звітності визначається щорічно відпо­відними інструкціями. Так, річна звітність за 2002 р. складається відповідно до «Інструкції про порядок складання за 2002 р. річних фінансових звітів установами та організаціями, які отримують кош­ти з державного та/або місцевого бюджетів», затвердженою наказом ДКУ від 25.12.2002 р. № 240.

Згідно з вимогами цієї інструкції та інших нормативних доку­ментів ДКУ в кінці року бюджетні установи визначають фінансовий результат виконання кошторису. У зв'язку з цим перед складанням заключного балансу необхідно виконати бухгалтерські проведення із списання доходів і видатків установи на рахунок 43 «Результати виконання кошторисів». При цьому видатки списують на дебет, а доходи — на кредит відповідних субрахунків рахунка 43. На субра­хунках обліку видатків (801—825) дебетове сальдо може залишитися на кінець року лише з незакінчених або закінчених, але не зданих і не оформлених відповідними документами робіт:

— з виготовлення продукції у виробничих (навчальних) май­стернях;

— видання друкованої продукції і надання послуг;

— незавершеного виробництва у підсобному (навчальному) сільському господарстві;

— незакінченого капітального будівництва;

— незакінчених науково-дослідних та конструкторських робіт за договорами з підприємствами, виготовлення експеримен­тальних пристроїв для проведення наукових експериментів за рахунок коштів державного бюджету;

— незакінчених операцій із заготівлі та переробки матеріалів господарським способом.

Рахунки обліку доходів у кінці року закривають на результати виконання кошторису по тому фонду, за рахунок якого вони були одержані, за винятком доходів з видатків майбутніх періодів. Це мо­жуть бути кошти, отримані авансом на виконання договірних науко­во-дослідних робіт, кошти за навчання, сплачені авансом на рік впе­ред тощо. Суми таких доходів переносять на субрахунок 716 «Доходи за витратами майбутніх періодів», де вони і залишаються кредито­вим сальдо на кінець року.

На результати виконання кошторису зараховують у кінці року також результати переоцінок активів і курсові різниці за операціями з іноземною валютою, що обліковуються протягом року на рахунку 44, тому цей рахунок у заключному балансі на кінець року залишку не має.

Основні операції з укладання рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ наведено у табл. 8.3.

Таким чином, заключний баланс бюджетної установи на кінець року не буде мати показників у третьому розділі активу «Видатки», крім витрат на незавершене виробництво, а також у третьому розділі пасиву «Доходи», крім доходів з витрат майбутніх періодів.

До річного балансу бюджетної установи за 2002 р. додається до­відка органу ДКУ або установи банку про залишки коштів загально­го та спеціального фондів на реєстраційних (спеціальних реєстрац­ійних) або поточних рахунках бюджетної установи станом на 1 січня 2003 р., на підставі якої складається реєстр про залишки коштів за­гального і спеціального фондів державного (місцевого) бюджету на реєстраційних (спеціальних реєстраційних) і поточних рахунках установи станом на 1 січня 2003 р.

Інші форми бухгалтерської звітності складають на підставі да­них регістрів аналітичного обліку до рахунків активів, витрат і до­ходів. До річного звіту додається пояснювальна записка та ряд дові­док, передбачених інструкцією № 240. Звіти установ, що знаходяться у подвійному підпорядкуванні, подаються вищому органу та органу ДКУ за місцем знаходження і за підпорядкуванням. Установи вищо­го рівня для складання зведених звітів приймають від підвідомчих установ, що перейшли на казначейське обслуговування, тільки заві­зовані органами ДКУ звіти. Наступні зміни у такі звіти вносяться лише за погодженням з органом ДКУ, що завізував звіт.

Таблиця 8.3

Бухгалтерські проведення щодо списання заключними оборотами доходів і видатків бюджетної установи

Зміст господарської операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дт	Кт
1. Списуються одержані у звітному році асигнування загального фонду	701, 702, 681	431
2. Списуються одержані у звітному році до­ходи спеціального фонду: що належать до поточного бюджетного періоду що належать до майбутніх періодів	711-714, 682 711	432 716
3. Списуються доходи за спеціальними кош­тами, одержані у минулому, а витрачені у поточному бюджетному періоді	716	432
4. Списуються доходи спеціального фонду кошторису, використані на покриття видатків загального фонду	715	432
5. Списуються результати реалізації про­дукції, робіт, послуг виробничих (навчаль­них) майстерень, підсобних сільських госпо­дарств, науково-дослідних робіт за договора­ми і т. ін.: прибутки збитки	721, 722, 723 432	432 721,722, 723
6. Списуються видатки за рахунок коштів загального фонду	431	801, 802
7. Списуються видатки за рахунок коштів спеціального фонду	432	811-813
8. Списуються результати переоцінок ма­теріальних цінностей, придбаних за рахунок коштів: загального фонду спеціального фонду	431 432	441 441
9. Списуються нараховані курсові різниці за операціями з іноземною валютою: за загальним фондом за спеціальним фондом	431 442 432 442	442 431 442 432