6.5. Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії

Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії можна вести трьо­ма різними способами: паралельно-картковим (книжковим), в обо­ротних відомостях, оперативно-бухгалтерським (сальдовим). Ос­танній метод вважають найбільш раціональним. Зупинимося коротко на характеристиці особливостей кожного з цих методів.

Паралельно-картковий (або паралельно-книжковий) метод передбачає, що в бухгалтерії ведеться кількісно-сумовий облік за всіма номенклатурними номерами товарно-матеріальних цінностей, для чого для кожного виду (облікової групи) відкривають картку кількісно-сумового обліку (т.ф. № 3-7) або відповідну кількість сто­рінок у «Книзі кількісно-сумового обліку» (т.ф. № 3-6). Записи у ці регістри аналітичного обліку здійснюють на підставі первинних документів, що надійшли від матеріально відповідальних осіб. У кінці місяця визначають обороти і залишки з кожного аналітичного ра­хунка і складають «Оборотні відомості» (т.ф. № 3-11), підсумки яких звіряють з даними синтетичного обліку. Таким чином, при цьо­му методі кількісний облік матеріалів у бухгалтерії і на складі дуб­люється, що значно підвищує його трудомісткість та вартість і вик­ликає часте відставання аналітичного обліку від синтетичного. Але він забезпечує подвійний контроль за рухом та збереженням матері­алів, постійне порівняння даних обох видів обліку (складського й аналітичного), своєчасне виявлення помилок, підвищення достовір­ності облікових даних. Тому в невеликих бюджетних установах цей метод застосовують досить часто і успішно.

Метод оборотних відомостей передбачає, що в бухгалтери ве­дуться лише «Оборотні відомості» (т.ф. № 3-11) кількісно-сумового обліку за матеріально-відповідальними особами і видами цінностей (залишок на початок місяця, надійшло, вибуло, залишок на кінець місяця — кількість і сума). Записи в такі оборотні відомості викону­ють на підставі первинних документів та їх реєстру за місяць (окремо з надходження і видатку), який складають для кожної матеріально відповідальної особи у розрізі номенклатурних номерів. Дані такого реєстру звіряють з картками складського обліку. Замість реєстру можна використовувати з цією ж метою «Звіт про рух матеріалів на складі», який більше відповідає цьому методові обліку. Залишки на початок місяця у такому звіті звіряють із залишками на кінець попе­реднього місяця в оборотній відомості, надходження та вибуття мате­ріалів — з доданими до звіту первинними документами, залишки на кінець звітного місяця виводять у звіті та порівнюють з даними кар­ток складського обліку. Підсумки звіту переносять до оборотної відо­мості. Підсумки оборотних відомостей за всіма матеріально відпові­дальними особами звіряють з даними синтетичного обліку. Оборотні відомості за цим методом ведуть у вигляді зшитка з вкладними арку­шами. Найменування матеріалів та їхні номенклатурні номери запи­сують лише один раз на початку року, а щомісяця заносять на вкладні аркуші дані про рух матеріалів та їх залишки на кінець місяця.

Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів широко застосовують у бюджетних установах, що мають значну облікову номенклатуру матеріалів, та в централізованих бухгалтеріях. Цей метод поєднує в одному процесі аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії з оперативним обліком на складах, що сприяє поліпшенню обліку матеріалів та посиленню контролю за їх викори­станням, зменшенню кількості бухгалтерських записів з обліку мате­ріалів, усуненню дублювання кількісного обліку матеріалів на скла­дах і в бухгалтерії. Все це значно підвищує оперативність і точність бухгалтерського обліку матеріалів, знижує його трудомісткість та | підвищує ефективність праці облікових працівників.

При цьому методі облік матеріалів на складах ведеться тільки в натуральних вимірниках, а в бухгалтерії — тільки у грошовому ви­разі за твердими (постійними) обліковими цінами у розрізі місць збе­рігання, матеріально відповідальних осіб та груп матеріалів.

Впровадження сальдового методу передбачає проведення відповідної підготовчої роботи: розробку номенклатури-цінника на всі | матеріали, що використовуються в установі; визначення єдиних пла­ново (розрахунково)- облікових цін; планування системи документоо­бігу і суворого дотримання порядку оформлення первинних документів; систематичну (щотижневу) перевірку працівниками бухгалтерії пра­вильності ведення складського обліку.

Матеріально відповідальні особи передають первинні докумен­ти у бухгалтерію після попередньої перевірки бухгалтером повноти і правильності їх рознесення у регістри складського обліку. У кінці місяця завідувач складу виводить залишки у цих регістрах і переносить їх з карток складського обліку в «Сальдову книгу (відомість)»,

яку передає до бухгалтери. У бухгалтерії залишки матеріалів таксу­ють (розцінюють) за твердими цінами і визначають суму залишків за окремими групами матеріалів у розрізі матеріально відповідаль­них осіб. Ці залишки звіряють з даними аналітичного обліку, який ведеться у грошовому вимірнику за тими ж обліковими групами ма­теріалів і за тими ж постійними (твердими) цінами. При виявленні розбіжностей у конкретній групі перевіряють первинні документи щодо кількості матеріалів, які надійшли та вибули, правильності застосування ціни і таксування. Виявлені помилки в аналітичному обліку виправляють методами додаткових записів або «червоного сторно». Помилки у картках складського обліку виправляють корек­турним способом.

Досвід роботи бюджетних установ показує, що оперативно-бух­галтерський (сальдовий) метод обліку матеріальних цінностей сприяє значному поліпшенню якості як складського, так і всього ма­теріального обліку і забезпечує підвищення реальності бухгалтерсь­ких балансів та звітності.

Відхилення від облікових цін, що закономірно з'являються при цьому методі обліку, можуть відображатися в обліку двома способа­ми. Якщо вони незначні (в умовах стабільності економіки), їх можна зразу ж при надходженні матеріалів та виникненні відхилень відно­сити за рахунок відповідних джерел фінансування, тобто списувати на видатки. В умовах нестабільної економічної ситуації, при значних коливаннях цін на матеріали (в умовах інфляції тощо) для обліку відхилень бажано відкривати окремі аналітичні рахунки «Відхилен­ня від облікових цін» до кожного синтетичного рахунка або субрахунка. Щомісячно суми таких відхилень необхідно розподіляти і спи­сувати на витрати пропорційно вартості витрачених матеріалів за обліковими цінами. При такій організації обліку залишок матеріалів на синтетичному рахунку (субрахунку) буде відображено за їхньою фактичною собівартістю.

При автоматизації обліку всі необхідні регістри складають на підставі робочих масивів інформації автоматично згідно із заданою програмою обробки документів, але і в цьому випадку доцільним є використання оперативно-бухгалтерського (сальдового) методу об­ліку матеріальних цінностей.