4.5. Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

Для обліку розрахунків з різними дебіторами призначений ак­тивний субрахунок 364 «Розрахунки з іншими дебіторами», а з різни­ми кредиторами — пасивний субрахунок 675 «Розрахунки з іншими кредиторами». Поділ різних підприємств, установ та організацій на дебіторів і кредиторів носить умовний характер і визначається бюд­жетною установою самостійно, виходячи зі змісту першої операції або переважності дебетового чи кредитового сальдо. Так, якщо пер­шою здійснюється операція попередньої оплати за очікувані послу­ги чи майбутні поставки матеріальних цінностей, то такі розрахунки обліковують на субрахунку 364 (як дебіторську заборгованість). Коли ж першою операцією буде отримання матеріальних цінностей чи послуг з їх подальшою оплатою, то такі розрахунки обліковують на субрахунку 675 (як кредиторську заборгованість).

Крім того, на субрахунку 364 обліковують розрахунки за претен­зіями і боргами, переданими на розгляд судових органів, розрахунки зі студентами та учнями навчальних закладів за користування гурто­житком і постільними речами, з орендарями за передані в оренду приміщення, квартиронаймачами за квартирну плату, за виконані роботи і послуги на сторону (у тому числі і розрахунки з оплати за навчання у вищих навчальних закладах) та ін.

За дебетом субрахунка 364 відображається виникнення та збільшення дебіторської заборгованості, а за кредитом — її погашен­ня. Відповідно за кредитом субрахунка 675 відображається виник­нення та збільшення кредиторської заборгованості, а за дебетом — її погашення (табл. 4.5).

Синтетичний і аналітичний облік розрахунків з різними дебіто­рами поєднується у накопичувальній відомості — меморіальному ордері № 4 т.ф. № 408 (бюджет), а з різними кредиторами — у нако­пичувальній відомості — меморіальному ордері № 6 т.ф. № 409 (бюд­жет). Облік розрахунків ведеться позиційним способом, сальдо виво­диться з кожного випадку отримання товарів (послуг) та їх оплати. Аналітичний облік розрахунків зі студентами та учнями за користу­вання гуртожитком, квартиронаймачами за квартирну плату і кому­нальні послуги ведуть у спеціальних оборотних відомостях, підсумки яких переносять до меморіального ордера № 4. Загальне сальдо роз­рахунків з дебіторами (субрах. 364) і кредиторами (субрах. 675) може бути розгорнутим (у дебеті і кредиті). У такому ж вигляді загальне сальдо переноситься до книги «Журнал-головна книга» і до балансу.

4.6. Облік зобов'язань розпорядників бюджетних коштів

З метою здійснення контролю за станом кредиторської заборго­ваності та прийняттям поточних зобов'язань розпорядників коштів бюджету запроваджено облік таких зобов'язань в органах Державно­го казначейства.

Згідно з «Порядком обліку зобов'язань розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства», затвердженим наказом ДКУ від 19.10.2000р.№ 103, під зобов'язаннями розуміють відно­сини, що виникають з договорів (угод, замовлень), відповідно до яких розпорядник коштів бюджету (як споживач товарів, робіт, послуг) повинен сплатити певну суму виконавцю при умові реалізації таких договорів. Тобто такі зобов'язання можна назвати умовними, тому що погасити їх треба буде лише при умові виконання договору поста­чання. Зобов'язання ж розпорядника коштів бюджету сплатити гроші за одержані товари (послуги) або інші ідентичні операції на вико­нання зобов'язань чи відповідно до первинних фінансових документів називають фінансовими зобов'язаннями. Останні обліковуються розпорядниками коштів як кредиторська заборгованість.

Таблиця 4.5

Бухгалтерські проведення з обліку розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

Зміст господарської операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дт	Кт
1. Відображається сума виручки від реалізації необоротних активів (крім будівель і споруд), придбаних за рахунок коштів спеціального фонду: на реалізаційну вартість на суму ПДВ	364, 675 364, 675	711 641
2. Перераховано постачальникам за матеріальні цінності і послуги: попередня оплата після одержання матеріальних цінностей	364 675	311,313, 32 1,323 та ін. 311,313, 32 1,323 та ін.
3. Одержані від постачальників матеріали і продукти харчування: вартість без ПДВ оплачених раніше оплачених після одержання на суму ПДВ з вартості матеріалів придбаних за рахунок коштів загального фонду придбаних за рахунок коштів спеціального фонду	231-239 231-239 801,802 641, 811-813	364 675 364, 675 364, 675
4. Нарахована плата за надані послуги з оренди приміщень, квартирної плати, за роботу транспорту та інші платні послуги	364	741
5. Надійшли кошти за оренду приміщень квартирна плата, за роботу транспорту й інші платні послуги і т. ін.	313,318, 323	364

Розпорядники коштів бюджету мають право приймати зобов'я­зання на витрачання бюджетних коштів тільки в межах асигнувань, виділених їм на бюджетний рік, а фінансові зобов'язання — згідно з розписом асигнувань, встановлених планом асигнувань, наростаю­чим підсумком з початку року.

За зобов'язаннями і фінансовими зобов'язаннями розпорядників коштів складають «Реєстр зобов'язань розпорядників коштів бюд­жету» та «Реєстр фінансових зобов'язань розпорядників коштів бюд­жету». До названих реєстрів додають копії первинних документів про взяття зобов'язань та/або фінансових зобов'язань. Названі реєстри з копіями первинних документів передаються органу ДКУ, який веде їх облік у спеціальних картках окремо за загальним і спеціальним фондами бюджету.

Аналогічні реєстри складають за зобов'язаннями, у яких не заз­начено суми (наприклад, на комунальні послуги). У реєстрі суми таких зобов'язань розпорядника коштів проставляють розрахунково на підставі доведених прогнозних натуральних показників.

Фінансові зобов'язання, не оформлені конкретними угодами (наприклад, кредиторська заборгованість із заробітної плати, сти­пендій, нарахувань на зарплату, витрат на службові відрядження і т. ін.) оформлюються розпорядниками коштів «Довідкою про суми фінансових зобов'язань» і подаються разом з відповідними реєстра­ми органам ДКУ протягом 3 днів з часу їх виникнення для резерву­вання коштів на відповідні цілі.

Органи ДКУ перевіряють подані розпорядниками коштів реє­стри та підтвердні документи на їх відповідність, звіряють суми реєстрів із залишками невикористаних асигнувань за відповідними кодами функціональної та економічної класифікації видатків. У ви­падках неякісного оформлення реєстрів, відсутності підтвердних до­кументів, недостатку залишку асигнувань за відповідним кодом кла­сифікації видатків органи ДКУ ці зобов'язання не обліковують, а повертають на доопрацювання розпорядникам коштів.

Якщо сума зобов'язання та/або фінансового зобов'язання пере­вищує загальну річну суму асигнувань на відповідні цілі, то реєстра­ція зобов'язання органом ДКУ не проводиться, а фіксується у спец­іальному журналі і повідомляється органам Контрольно-ревізійного управління (КРУ) та вищому органові ДКУ.

Оплата рахунків розпорядників коштів бюджету здійснюєть­ся тільки за наявності в обліку органів ДКУ їхніх зобов'язань та залишку коштів на рахунках розпорядників. Бюджетні установи мають право на визначення черговості оплати рахунків самостійно, виходячи з необхідності забезпечення виконання пріоритетних заходів.

Таким чином, наявність взятих на облік в органах ДКУ реєстрів фінансових зобов'язань розпорядників коштів бюджету і копій підтвердних документів є обов'язковою підставою для здійснення видатків.

З метою контролю за відповідністю обліку зобов'язань в орга­нах ДКУ та у розпорядників бюджетних коштів введено форми щом­ісячної фінансової звітності № 7м «Звіт про заборгованість бюджет­них установ» та № 8м «Звіт про зобов'язання бюджетних установ».