Понятие документооборота

Документооборот — движение документов в органи­зации от их создания или получения от других организа­ций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот, организованный по графику:

- позволяет ускорить прохождение каждым первич­ным документом весь путь - от оформления и про­верки до обработки;

- способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

- способствует усилению контрольных функций бух­галтерского учета;

- повышает эффективность всей учетной работы орга­низации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

На начальном этапе по составлению графика доку­ментооборота устанавливается:

- перечень первичных документов, применяемых в организации;

- кто из работников имеет право подписывать дан­ные документы и несет ответственность за правиль­ность их оформления и своевременность представ­ления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

- порядок движения каждого документа между отде­лами организации и крайний срок представления документов бухгалтерии;

- график движения внутри бухгалтерии, позволяю­щий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

График документооборота должен быть оформлен в виде схемы или перечня работ каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указани­ем их взаимосвязи и сроков выполнения работ и утвер­ждается приказом руководителя.

СХЕМА ДОКУМЕНТАООБОРОТА

Составление документа в организации или получение со стороны

Бухгалтерия

Архив

Проверка документа по форме, арифметически, по существу

Обработка документа, запись проводок, включение документов в регистры

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ подшивается в папку «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенк­латуру дел бухгалтерии. Номер дела состоит из двух частей: присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «количество дел в пап­ке» заполняется в конце года.

Дела из архива выдаются по письменному распоря­жению главного бухгалтера. Федеральный закон «О бух­галтерском учете» устанавливает, что изъятие докумен­тов из архива может производиться только органами дознания, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. Изъятие оформляется протоколом, ко­пия которого вручается под расписку соответствующе­му должностному лицу предприятия.

Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавли­ваемых согласно правилам организации государственно­го архива, но не менее 5 лет.