Реквизиты документов. Требования, предъявляемые к заполнению документов

Каждый документ должен полностью отвечать свое­му назначению, он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную опера­цию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизит - требуемое, необходимое. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Первичные документы должны содержать следую­щие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы), код формы;

- наименование организации;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции;

- дата составления операции;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, подписи и их расшифровки.

К дополнительным реквизитам могут относиться адрес, телефон, факс и др.

Документы должны заполняться своевременно, как правило, в момент совершения операции, и содержать все реквизиты, отражающие достоверные данные. До­кументы могут заполняться шариковой ручкой или пол­ностью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, без помарок; производить записи в документах простым карандашом не разрешается.

Свободные строки должны быть прочеркнуты. Пе­речень лиц, имеющих право подписи первичных учет­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В тексте и в цифровых данных первичных докумен­тов подчистки и неоговоренные исправления не допус­каются.

Приёмка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Поступившие в бухгалтерию документы подвергают­ся обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является провер­ка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтер­ского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и уста­новленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступ­ления таких документов в бухгалтерию главный бух­галтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществле­нии отдельных хозяйственных операции первичные до­кументы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота от­ветственности за последствия таких операций и вклю­чения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтер­скую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «получено» или «опла­чено» с указанием даты.

Проверка документов по существу является продол­жением предварительного контроля, который предшеству­ет совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия, он важен, так как большин­ство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что доку­мент составлен на бланке соответствующей формы, все реквизиты отражены.

Арифметическая проверка сводится к проверке пра­вильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы, т. е. разносит по счетам суммы совершенных хозяйствен­ных операций.