Создание горизонтальных или вертикальных перекрестно-функциональных диаграмм

Ориентация диаграммы зависит от того, какая композиция горизонтальная или вертикальная лучше выражает информацию. Для изображения функциональных единиц, в которых происходят этапы процесса можно применить функционально-полосные образы. Эти образы используются для определения ориентации диаграммы.

Чтобы создать горизонтальную или вертикальную перекрестно-функциональную диаграмму необходимо:

• запустить Visio 2002. В диалоговом окне Welcom to Visio 2002 нажать ОК;

• в диалоговом окне Choose Drawing Type выбрать диаграмму Flowchart;

• в поле Drawing Type дважды щелкнуть на перекрестно-функциональной диаграмме Cross-Functional Flowchart указать полосную ориентацию, начальное число полос, которое нужно увидеть на диаграмме, и если нужна титульная строка Title Bar, то необходимо поставить соответствующую галочку. После этого нажать ОК (Рис. 3.1)

Р ис. 3.1. Диалоговое окно диаграммы Cross-Functional Flowchart

Из трафарета Basic Flowchart Shapes «перетащить» образ Process и разместить его на странице в месте, предназначенном для первого этапа процесса. Щелкнуть на выбранном объекте и ввести текст метки (Рис. 3.2).

Рис. 3.2. Демонстрация создания диаграммы Cross-Functional Flowchart

На Стандартной панели инструментов (Standart toolbar) выбрать инструмент Соединитель. В то время как первый образ все еще выбран, перетащить на страницу второй образ. Эти два образа автоматически соединятся друг с другом.

Добавлять образы до тех пор, пока их не будет необходимое количество. Каждый новый образ соединяется с образом, который был выбран в момент добавления.

Щелкнуть клавишей мыши, чтобы выбрать образ соединителя (Connector Shape), а затем ввести название выходных или входных данных.

При необходимости можно добавить к существующему чертежу дополнительные полосы. Для этого необходимо «вытащить» образ функциональной полосы из трафарета перекрестно-функциональных образов (Cross Functional Shapes) и опустить его на линию, за которой он должен следовать.

Создание многостраничных перекрестно-функциональных диаграмм

В тот момент, когда добавляется новая страница к перекрестно-функциональной диаграмме, Visio 2002 спрашивает надо ли копировать полосы из текущей страницы на новую, чтобы затем не создавать страницу из наброска.

Чтобы создать многостраничную перекрестно-функциональную диаграмму необходимо:

Щ елкнуть левой кнопкой мыши на вкладке Page…, расположенной в нижней левой области страницы чертежа и выбрать в появившемся меню опцию Insert Page (Рис. 3.3).

Рис. 3.3. Добавление страницы на диаграмме Cross-Functional Flowchart

В диалоговом окне Page Setup выбрать желаемую настройку и нажать ОК.

Если необходимо скопировать функциональные полосы из текущей страницы на новую, то в диалоговом окне Cross Functional Flowchart нужно нажать ОК. В противном случае необходимо нажать Cancel.

Задания

Разработать перекрестно-функциональные диаграммы процессов обработки документов. Исходными данными являются вербальные описания процессов.

Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

• первичную обработку;

• предварительно рассмотрение, разметку;

• регистрация;

• рассмотрение документов руководителем;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается пометка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости – часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должна передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку, для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из самых основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному лицу под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничения доступа.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направления его в дело». После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.