Р ис. 1.1. Пример диаграммы организационной структуры ооо "скб Компрессор"

Лабораторная работа № 2 Построение диаграммы офиса. Определение местонахождения офиса с помощью путеводителей

Цель работы: научиться создавать точно сопоставимые макеты офиса, предназначенные для планирования пространства; географические карты и путеводители, локально или глобально отражающие на диаграмме сферу бизнеса.

Общие сведения

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.

При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м² на одного работника. Кроме того, принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значительно изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быстрой утомляемости. Поэтому расчет площади на одного сотрудника, работающего за дисплеем компьютера, ведется от нормы 6 м² на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон.

Служба делопроизводства находится обычно рядом с приемной руководителя, а секретарь-референт располагается в приемной руководителя или фирмы.

Располагая рабочие места, учитывают размеры, рекомендуемые для проходов:

• ширина прохода для одного человека - 60 см;

• для двух человек - 80 см;

• для трех человек - 100 см;

• между столами - 55 см;

• между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см;

• между стеной и столом - 65 см.

Нежелательно располагать экран дисплея напротив окон, а работающему на дисплее - сидеть лицом к окнам.

Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учетом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя или секретаря фирмы состоит из трех зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения, и она не должна загромождать комнату.

Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быстрый обзор дел, а рабочие столы - регулироваться по высоте в пределах 680‑760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам документов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор простейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.

Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы [5].

С помощью Visio 2002 можно создать планируемый макет офиса при перемещении его в новое помещение.

Используя Visio 2002 для макетирования офиса, можно:

• применять слои, чтобы распознавать и работать с особыми компонентами в чертежах. Например, можно быстро распознать все компьютеры, которые вам поставил производитель;

• сохранять информацию, которая ассоциируется с каждым образом. При этом можно уделять большее внимание проблемным областям, разрабатывать стоимостную политику или выполнять быстрые инвентаризации;

• использовать путеводители, чтобы указать клиентам направления и ориентиры (например, путь к вашей компании).