2.3. Планирование переговоров.

Установлению договорных отношений предшествует преддоговорный период, в течение которого ведутся предварительные переговоры о предстоящей сделке и согласовываются ее основные условия. Эти переговоры могут вестись путем переписки, личных встреч, использования различных средств связи (факс, Интернет и т.д.). В этот период стороны стремятся согласовать как можно больше уточняющих условий и придать формулировкам договора точный смысл.

Поэтому до начала переговоров целесообразно провести следующие мероприятия:

1. собрать информацию о психологических особенностях лица (лиц), с которым будут вестись переговоры;

2. в ненавязчивой, но эффективной форме донести до партнера выгодную информацию о своем предприятии (буклеты, пресс-релизы, каталоги и т.д.);

3. ознакомиться с рыночными ценами на интересующие виды товаров и определить базу договорных цен;

4. собрать необходимые справочные материалы – о прогнозируемом курсе валют, транспортных тарифах, ставках таможенных пошлин и т.д.;

5. составить проект договора;

6. при необходимости проконсультироваться со специалистами по вопросам качества (экспертами торгово-промышленной палаты или бюро товарных экспертиз), по юридическим вопросам.

Источниками информации по фирме-поставщику, лицам, ведущих переговорный процесс могут быть справочные материалы, публикуемые в прессе, сведения от других поставщиков, сотрудников предприятия и т.д.

2.3.1.Организация переговоров.

Должностной уровень работников, ведущих переговоры, зависит от целей переговоров и от уровня представителей партнеров.

Если в ходе переговоров предусмотрено обсуждение текущих вопросов, связанных с исполнением договорных обязательств, переговоры обычно возглавляются (ведутся) специалистами.

Если предусмотрено подписание договора или обсуждение перспектив сотрудничества, то переговоры ведутся на уровне первых лиц. Если содержание обсуждаемых вопросов не требует личного участия в переговорах руководителя, допускается его приход на короткий срок с протокольными целями (приветствие, пожелание успехов в переговорном процессе и т.д.). Однако если руководитель присутствует на переговорах сначала, покидать место переговоров до их окончания не принято без информирования партнера и его согласия. Иначе это может быть расценено как акт неуважения.

Также недопустимо вести на переговорах магнитофонную запись или стенограмму, что является свидетельством недоверия к партнеру. Можно поручить одному из участников переговоров делать письменные записи о достигнутых на переговорах договоренностях.

Они подписываются обеим сторонами и подшиваются к основному тексту договора.

На деловых переговорах недопустимо нерегулируемое, спонтанное обсуждение вопросов, что является свидетельством слабой коммерческой подготовки. Целесообразно перед началом переговоров обсудить протокол, определяющий порядок проведения деловых встреч. Договариваться о встрече принято не ранее чем за 2-3 дня, при этом уточняются вопросы, выносимые на обсуждение и продолжительность встречи.

Эффективность деловых переговоров во многом определяется знанием деловой этики и этикета.