1.6. Автоматизация планирования закупок.

Для эффективного управления закупочной работой торгового предприятия важную роль играет компьютерная техника и специальное программное обеспечение.

На текущий момент в большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации пока успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту их совершения В лучшем случае поддерживается лишь небольшой перечень задач бюджетирования. Функции планирования, особенно в области планирования закупок товара пока в большей части разработок остаются в стороне.

В этой связи определенный интерес представляют системы, поддерживающие западные стандарты МRР1, МRР2, в соответствии с которыми информационные системы должны не только поддерживать функции учета уже совершившихся фактов товародвижения, но и обеспечивать планирование процесса закупок необходимых товаров у поставщиков, основываясь на уровне запасов товара, имеющегося в наличии, заказов покупателей, прогнозируемых продаж.

В качестве комплексного решения задач в области закупки рассмотрим систему «КОНКОРД» (Concord), представляемую на российском рынке фирмой Columbus IT Partner. Она содержит необходимые функции по автоматическому формированию предложений на закупку товара и внесению изменений в существующие заказы на закупки у поставщиков, а также может предоставлять пользователю информацию для анализа существующих заказов покупателей и оценки возможностей их своевременного выполнения.

При проведении оценки потребностей система позволяет учитывать, следует ли пополнять запасы исходя из оценки общей потребности за указанный пользователем период, нужно ли формировать отдельные предложения по каждому зарегистрированному в системе заказу, следует ли ограничивать поставку при достижении установленного минимума (максимума) запаса товаров, выбирать срок закупки и т.д.

Также система «КОНКОРД» может порекомендовать сократить срок поставки, ускорить выполнение оформленных закупок, увеличить объем уже сделанных закупок вместо создания дополнительны и пр.

Задача автоматического расчета потребностей в системе «КОНКОРД» предполагает выполнение следующих основных этапов:

-задание схемы планирования;

-проведение расчета потребностей;

-использование результатов расчета потребностей при формировании закупок.

Для автоматического расчета потребностей используются сведения об уровне товарных запасов из складской картотеки. По результатам обработки этих данных с помощью специальных функций расчета потребностей для одной или нескольких групп товаров автоматически формируются предложения на закупку товаров. В результате их анализа принимается решение одобрить или не одобрять сформированные системой предложения.

Основной информационной базой для выполнения расчетов является набор показателей по каждой номенклатурной единице. В соответствии с ними система рассчитывает потребности в закупках, необходимых для выполнения совокупного заказа. Оценивая потребность в товаре, система осуществляет интегральный анализ наличия данного товара на складе, ожидаемых поставок товара, прогнозируемого потребления и т.д.

Система «КОНКОРД» предлагает следующие схемы управления планированием закупки:

• по потребностям;

• сводную по периодам;

• минимум-максимум;

• по потребностям с учетом минимума закупки;

• по потребностям с учетом минимума числа предложений.

Вопросы и задания для контроля знаний:

1. Что понимается под закупкой? Какие законодательные акты регулируют закупочную деятельность в Российской Федерации?

2. Какие задачи должны решаться специалистами по закупке?

3. Перечислите этапы заключения сделки?

4. Какие методы могут быть использованы для прогноза потребности в товарах? Какие из них, по вашему мнению, практически применимы в торговой практике

5. Как может быть составлен план закупок по товарам обязательного ассортимента повседневного спроса?

6. Согласны ли вы с тем, что при планировании закупок необходимо оптимизировать товарный ассортимент по прибыльности, издержкам? Опишите последовательность действий при проведении АВС – анализа?

7. Какие возможны системы управления периодичностью заказа? Чем следует руководствоваться при выборе метода закупки?