1.5. Определение экономичного размера закупки. Методы закупок.
При планировании закупок важное значение имеет определение экономичного размера заказа.
Экономичным размером заказа является величина партии товаров, которая позволяет сократить до минимума ежегодную общую сумму расходов на выполнение заказа и хранение товаров. Методика определения экономичного размера заказа заключается в сравнении преимуществ и недостатков приобретения товаров большими и малыми партиями и выборе размера заказа, соответствующего минимальной величине общих расходов на выполнение запасов, соотношение размера и расходов на поставку (выполнение заказов) и хранение товаров.
На практике используется несколько систем управления периодичностью заказа. В связи с тем, что управление периодичностью заказа тесно связано с системами контроля за состоянием запасов, необходимо дать определение запасов и их классификацию.
Под материальными запасами понимаются материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления. Совокупные материальные запасы делятся на два вида: производственные и товарные.
Производственные запасы находятся на предприятиях всех отраслей сферы материального производства и предназначены для производственного потребления. Товарные запасы находятся у организаций – изготовителей на складах готовой продукции, а также в каналах сферы обращения.
Производственные и товарные запасы подразделяются на текущие, страховые и сезонные. Текущие запасы обеспечивают непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставками.
Страховые или гарантийные запасы предназначены для непрерывного обеспечения материалами или товарами производственного или торгового процесса в случае непредвиденных обстоятельств: задержки товара в пути, непредвиденного возрастания спроса и т.д.
Сезонные запасы образуются при сезонном характере производства, потребления, транспортировки. Также выделяют максимально желательный запас и пороговый уровень запаса.
Максимально желательный запас определяет уровень запаса, экономически целесообразный в данной системе управления запасами. В Различных системах управления максимально желательный запас используется как ориентир при расчете объем заказа.
Пороговый уровень запаса используется для определения момента времени выдачи очередного заказа.
1. Система с фиксированной периодичностью заказа (через равные промежутки времени) предполагает осуществление контроля состояния запасов через равные промежутки времени путем проведения инвентаризации остатков. По результатам проверки составляется заказ на поставку новой партии товара.
Размер заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса. Поскольку для исполнения заказа требуется определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода за этот период. Размер заказываемой партии (Р) определяется по следующей формуле:
Р= З макс - (Зф - Зt), (1)
где З макс – максимальный желательный запас, шт.;
Зф – фактический запас на момент проверки, шт.;
Зt – запас, который будет израсходован в течение размещения и выполнения заказа (ожидаемое потребление за время поставки, шт.).
Исходные данные для расчета параметров системы следующие:
-потребность в заказываемом товаре, шт.;
-интервал времени между заказами, дни;
-время поставки. дни;
-возможная задержка поставки, дни.
Таблица 1.5.1.
Расчет параметров системы с фиксированным интервалом времени между заказами
№ |
Показатель |
Порядок расчета |
1. |
Потребность, шт. |
- |
2. |
Интервал времени между заказами, дни |
- |
3. |
Время поставки, дни |
- |
4 |
Возможная задержка поставки, дни |
- |
5. |
Ожидаемое дневное потребление, шт.- дни |
(1):(количество рабочих дней) |
6. |
Ожидаемое потребление за время поставки, шт. |
(3) х (5) |
7. |
Максимальное потребление за время поставки, шт. |
(3+4) х (5) |
8. |
Страховой запас, шт. |
(7-8) |
9. |
Максимальный желательный запас, шт. |
(8) + (2 х 5) |
10. |
Размер заказа, шт. |
См. формулу (1) |
Система с фиксированным интервалом между заказами дана на рис.1.5.1
Запас
Зmax
Р2
Р1 Рi
Зф
Зt
T
t
А В
Время,
дни
3 6 9 2 15 18
Рис.1.5.1. Система с фиксированным интервалом между заказами.
Условные обозначения:
Т- интервал времени, через который повторяется заказ (в нашем случае - 3 дня) – для данной системы величина постоянная
t – время, необходимое на размещение и выполнение заказа (в приведенном примере – 1 день)
Р1, Р2, Рi – величина отдельного, i-го заказа
Зmax – предусмотренный нормой максимальный запас
Зф – фактический запас на момент проверки
Зt – запас, расходуемый за время t, необходимое для размещения и выполнения заказа
А – период времени с интенсивным спросом
В – период времени с нулевым запасом.
Эта система используется:
для малостоящих товаров,
когда затраты на хранение низкие,
когда издержки незначительные, если закончился запас,
когда заказывается материал один из многих у одного поставщика,
когда скидки существенно определяют партию заказываемого товара,
при относительно постоянном уровне спроса.
Достоинства метода:
простота,
регулирование запаса осуществляется один раз между периодами заказов.
Недостатки метода:
необходимость делать заказ даже на незначительное количество,
опасность возникновения дефицита
2. Система с фиксированным объемом заказа подразумевает поступление товаров равными, заранее определенными партиями через разные промежутки времени. Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (так называемая точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа.
Таблица 1.5.2.
Расчет параметров системы с фиксированным размером заказа
№ |
Показатель |
Порядок расчета |
1. |
Потребность, шт. |
- |
2. |
Оптимальный размер заказа, шт. |
См. формулу (2) |
3. |
Время поставки. дни |
- |
4. |
Возможная задержка поставки, дни |
- |
5. |
Ожидаемое дневное потребление , шт. |
(1):количество рабочих дней |
6. |
Срок расходования заказа, дни |
(2):(5) |
7. |
Ожидаемое потребление за время поставки, шт. |
(3)х(5) |
8. |
Максимальное потребление за время поставки, шт. |
(3+4) х (5) |
9. |
Гарантийный запас, шт. |
(8-7) |
10. |
Пороговый уровень запаса, шт. |
(9+7) |
1. |
Максимальный желательный запас, шт. |
(9+2) |
2. |
Срок расходования запаса до порогового уровня, дни |
(1-10):5 |
Система с фиксированным размером заказа дана на рис. 1.5.2.
З
апас
Р
Р
Р
Р
Точка
заказа
Страховой запас
Т1
Т2
t
А В(t1)
Время,
дни
Рис.1.5.2. Система с фиксированным размером заказа.
Условные обозначения:
Т1, Т2, Тi – величина отдельного i-го периода времени, через который повторяется заказ
t – время, необходимое на размещение и выполнение заказ (в приведенном примере – 1 день)
Р – размер заказа, для данной системы контроля величина постоянная
А – период непредвиденного усиления спроса
В – период, в котором было допущено нарушение установленного срока поставки
t1 – фактический срок поставки в период В.
Заказ делается в точке заказа и выполняется в течение времени t.
Данная система используется
для дорогостоящих товаров,
когда заказываемые товары составляют лишь небольшую долю продукции, выпускаемой поставщиком,
если используется регулярная проверка запасов,
когда физическое наличие товара легко поддается учету.
Достоинства метода:
материалы поступают равными партиями, что снижает затраты по доставке и созданию запасов,
Недостатки метода:
систематический контроль увеличивает издержки по хранению,
высокая стоимость доставки,
высокая стоимость хранения,
высокий уровень ущерба,
непредсказуемый характер спроса.
В настоящее время многие предприятия имеют в своем распоряжении специальные программы, позволяющие в ежедневном режиме учитывать уровень товарных запасов и видеть количество дней продаж. Заказ делается при достижении критического уровня запасов с учетом среднего объема продаж за последнее время. Оптимальный размер заказа можно рассчитать по формуле Уилсона:
Q
опт =
*И,
где
(2)
Q опт – оптимальный размер заказываемой партии,
Q – годовой объем продаж в товарных единицах,
Ct – стоимость одного заказа,
Cx – стоимость одной товарной единиц,
И – расходы на поддержание товарного запаса в % к Сх.
Эта формула применима при условии немедленного пополнения товарного запаса. На практике дата повторного заказа определяется с учетом дополнительного товарного запаса и среднего показателя спроса в период выполнения заказа.
Например, недельный объем продаж равен 30 единиц, время выполнения заказа 4 недели, тогда при дополнительном запасе в 40 единиц объем спроса равен 30х4+40=160 единиц, то есть при запасе ниже этой точки следует делать новый заказ. Данная формула может применяться в системе отслеживания товарных запасов.
Предприятие может использовать различные методы закупок:
Выбор метода закупок зависит от особенностей закупаемого товара, их состава.
Основными методами закупок являются:
-оптовые закупки (закупка товара одной партией),
-регулярная закупка мелкими партиями,
-закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.
Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки) Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.
Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, т.к. товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий, достигается экономия площади складских помещений, сокращаются затраты на документирование поставки, т.к. оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров, необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.
Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:
-полный перечень товаров,
-количество товаров, имеющихся на складе,
-требуемое количество товаров.
Преимущества заключаются в ускорении оборачиваемости капитала, снижении затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.
4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:
-количество не устанавливается, а определяется приблизительно,
-поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем,
-оплачивается только поставленное количество товара.
Преимущества заключаются в отсутствии твердых обязательств по покупке определенного количества товара, ускорении оборачиваемости капитала, минимизации работы по оформлению документов.
5. Закупка товаров с немедленной сдачей эффективно при закупке товаров с низкой оборачиваемостью, когда невозможно их получать по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется, и сразу вывозится со складов поставщиков. Недостаток заключается в необходимости детального оформления документации при каждом заказе, измельченности заказов и множеством поставщиков.
Экономичное количество заказов может быть вычислено по формуле:
ЭКЗ
=
,
где
ЭКЗ – экономичное количество заказов (ед.),
С – спрос за год (в ед.),
З – стоимость размещения заказа,
П – доля в стоимости содержания за год к стоимости единицы,
Е – стоимость единицы данного наименования товара.
Данная формула дает возможность оптимизировать работу по закупке, сведя к минимуму возникновения дефицита или избытка товара в магазине. Периодически следует пересматривать показатель экономичного количества заказов.