- •КемТипп
- •Компьютерное делопроизводство
- •Введение
- •1Основные понятия делопроизводства
- •2Принципы организации и общие элементы интерфейса microsoft office
- •3Текстовый редактор word
- •3.1Создание и использование шаблонов документов средствами Microsoft Word
- •3.1.1Шаблоны и мастера
- •3.1.2Основные сведения о шаблонах
- •3.1.3Использование шаблонов
- •3.1.4Создание шаблона
- •3.1.5Изменение шаблонов
- •3.1.6Изменение шаблона normal.Dot
- •3.1.7Автоматическое открытие шаблона
- •3.1.8Использование информации из другого шаблона
- •3.1.9Использование мастеров
- •3.1.10Использование надстроек
- •3.2Создание электронных форм
- •3.2.1Типы форм в Word
- •3.2.2Создание электронной формы
- •3.2.3Создание шаблона формы
- •3.2.4Добавление полей в шаблон формы
- •3.2.5Защита электронной формы
- •3.2.6Изменение параметров полей электронной формы
- •3.2.7Изменение параметров полей типа флажок
- •3.2.8Изменение параметров полей со списками
- •3.2.9Изменение параметров текстовых полей
- •3.2.10Общие параметры настройки полей формы
- •3.2.10.1Добавление справочных сведений
- •3.2.10.2Отключение полей формы
- •3.2.10.3Изменение названий полей
- •3.2.10.4Автоматизация работы с формой
- •3.2.11Построение форм с диалоговыми окнами
- •3.2.12Печать формы
- •3.3Составные документы
- •3.3.1Создание основного документа слияния
- •3.3.2Работа с источниками данных
- •3.3.3Выбор полей источника данных
- •3.3.4Создание независимого заголовка для источника данных
- •3.3.5Просмотр и изменение источника данных
- •3.3.6Правка основного документа и вставка полей слияния
- •3.3.7Настройка полей с помощью полей Word
- •3.3.8Слияние данных в основном документе
- •3.3.9Выбор записей для слияния
- •3.3.10Предварительный просмотр результатов слияния
- •3.3.11Выбор места назначения для результата слияния
- •3.4Обработка больших документов
- •3.4.1Оглавления
- •3.4.2Создание оглавления из заголовков
- •3.4.3Создание оглавления с помощью кодов полей
- •3.4.4Форматирование и обновление оглавления
- •3.4.5Перекрестные ссылки и названия
- •3.4.6Создание перекрестных ссылок
- •3.4.7Вставка названия
- •3.4.7.1Форматирование и редактирование названий
- •3.4.8Сборка больших документов
- •3.4.9Создание главного документа
- •3.4.9.1Создание и преобразование главного документа
- •3.4.9.2Сборка главного документа из существующих документов
- •3.4.10Работа с главным документом
- •3.4.11Работа с вложенными документами
- •3.4.12Работа с отдельными файлами
- •4Система электронных таблиц microsoft excel
- •4.1Основные понятия Microsoft Excel
- •4.2Формулы Microsoft Excel
- •4.3Стандартные сообщения об ошибках
- •4.4Ссылки
- •4.5Автофункции
- •4.6Табулирование функции
- •4.6.1Табулирование функции одной переменной
- •4.6.2Построение диаграммы
- •4.7Управление списками и базами данных
- •4.7.1Основные сведения о базах данных
- •4.7.2Способы ввода данных
- •4.7.3Сортировка данных
- •4.7.4Поиск и фильтрация данных
- •4.7.4.1Автофильтр
- •4.7.5Обработка отфильтрованных данных
- •4.7.6Анализ данных
- •4.7.6.1Способы связывания ячеек и диапазонов
- •4.7.7Консолидация данных
- •4.7.8Проведение анализа с помощью функций
- •4.7.8.1Таблицы подстановки
- •4.7.8.1.1Таблица подстановки с одной переменной
- •4.7.8.1.2Таблица подстановки с двумя переменными
- •4.7.9Сводные таблицы
- •4.7.9.1Создание сводной таблицы
- •4.7.10Использование сценариев
- •4.7.10.1Создание сценария средством «Диспетчер сценариев»
- •4.7.10.2Назначение имен ячейкам
- •4.7.10.3Комбинирование сценариев
- •5Информационная технология системы управления базами данных
- •5.1Субд Microsoft Access
- •5.1.1Проектирование базы данных
- •5.1.1.1Определение цели создания бд
- •5.1.1.2Определение таблиц бд
- •5.1.1.3Определение необходимых в таблице полей
- •5.1.1.4Задание индивидуального значения каждому полю
- •5.1.1.5Определение связей между таблицами
- •5.1.1.6Обновление структуры бд
- •5.2.2Разработка однотабличных пользовательских форм
- •5.2.3Вывод данных в виде отчетов
- •5.2.3.1Вывод на печать таблиц и форм
- •5.2.3.2Разработка детального отчёта
- •5.2.3.3Поиск и отбор данных
- •5.2.3.4Формирование запросов
- •5.2.3.5Выражения в запросах
- •5.2.3.6Модули
- •6Создание мультимедийных презентаций средствами microsoft office powerpoint 2003
- •6.1Знакомство с PowerPoint
- •6.1.1Основные понятия
- •6.1.2Основные элементы окна PowerPoint
- •6.1.3Режимы просмотра
- •6.2Создание новой презентации
- •6.3Работа с презентацией
- •6.3.1Создание слайда
- •6.3.2Перемещение по презентации
- •6.3.3Выделение объектов презентации
- •6.3.4Ввод и редактирование текста
- •6.3.5Вставка структуры из Microsoft Word
- •6.3.6Добавление текста на слайды
- •6.4Оформление презентации
- •6.4.1Форматирование текста
- •6.4.2Форматирование слайда
- •6.4.3Понятие об образцах PowerPoint
- •6.4.4Вставка таблиц, графических изображений и рисунков в PowerPoint
- •6.5Настройка показа слайдов
- •6.5.1Просмотр презентации в режиме Показ слайдов
- •6.5.2Настройка эффектов перехода и анимации слайдов
- •6.5.3Создание произвольных показов и скрытие слайдов
- •6.6Создание мультимедийных презентаций
- •6.7Создание веб-презентаций
- •6.8Печать презентации
- •7Архивация данных
- •7.1Программа arj.Exe
- •7.2Программа pkzip.Exe
- •7.3Программа rar.Exe
- •8Необходимость защиты информации в сетях
- •8.1Направления защиты информации в сетях
- •8.2Компьютерные вирусы
- •8.2.1Классификация компьютерных вирусов
- •8.3Способы защиты от компьютерных вирусов
- •8.3.1Способы обеспечения сохранности информации
- •8.4Классификация и особенности антивирусных программ
- •8.5Действия при заражении вирусом
- •9Программа frontpage.
- •9.1Форматирование текста
- •9.2Таблицы
- •9.3Списки
- •9.4Гиперссылки
- •9.5Рисунки
- •9.5.1Добавление рисунка
- •Компьютерное делопроизводство
- •650056, Г. Кемерово, б-р Строителей, 47
- •650010, Г. Кемерово, ул. Красноармейская, 52
3.1.5Изменение шаблонов
Стандартные шаблоны Word сконструированы так, чтобы удовлетворять типичным потребностям пользователя, однако может понадобиться модифицировать шаблон, чтобы он удовлетворял некоторым особым требованиям. После изменения шаблона, новые документы, основанные на этом шаблоне, будут включать все сделанные изменения. В то же время документы, созданные на основе шаблона до его изменения, получат доступ только к некоторым новым средствам. В частности, текст, стили, графика, формат страницы не передаются уже существующим документам.
Старым документам после изменения шаблона будут доступны следующие измененные средства:
Элементы Автотекста;
Макросы;
Меню;
Комбинации клавиш;
Панели инструментов и команды меню.
Если в шаблон нужно внести очень много изменений, то может быть лучше с самого начала создать новый шаблон или использовать существующий документ, как основу для создания шаблона. Если же требуется внести всего несколько модификаций, то проще использовать описанный ниже метод изменения шаблона.
Чтобы изменить существующий шаблон:
Выберите команду Файл, Открыть. Появится диалоговое окно Открытие документа.
Откройте папку с шаблоном.
В раскрывающемся списке Тип файла выделите значение Шаблоны документов.
Выделите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть.
Измените шаблон: отредактируйте текст и графику, измените форматирование, переопределите стили или элементы Автотекста, добавьте или измените макросы, комбинации клавиш или кнопки.
Выберите команду Файл, Сохранить, чтобы сохранить шаблон с тем же именем в той же папке.
3.1.6Изменение шаблона normal.Dot
Word хранит свои установки по умолчанию для создания новых документов в шаблоне, который находится в файле с именем NORMAL.DOT. Все документы, которые создаются с помощью кнопки Создать, основаны на шаблоне NORMAL.DOT. В этом шаблоне хранятся такие установки, как стили, гарнитура и размер шрифта по умолчанию, размеры полей страницы и т.д.
При создании документа он имеет параметры по умолчанию, устанавливаемые шаблоном. Эти параметры можно изменить двумя способами. Первый, более гибкий метод состоит в том, чтобы отредактировать файл NORMAL.DOT. Нужно открыть файл NORMAL.DOT, изменить в нем любые параметры и сохранить его с тем же именем. Чтобы макросы, стили, кнопки или элементы Автотекста были доступны всем документам, достаточно поместить их в шаблон «Обычный». Однако при этом может возникнуть конфликт, если документ основан на шаблоне, который включает элементы с такими же именами. В таком случае приоритет имеет тот шаблон, на котором основан документ
Второй способ заключается в изменении некоторых параметров в документе и передачи их обратно в шаблон (используя кнопку По умолчанию диалоговых окон), так что они станут новыми параметрами по умолчанию.
Работу по модификации шаблона можно значительно ускорить, копируя существующие стили, макросы, элементы Автотекста из других шаблонов с помощью Организатора
3.1.7Автоматическое открытие шаблона
Можно открыть одновременно несколько шаблонов, тогда все содержащиеся в них стили и макросы будут доступны в документе. Чтобы открыть один или несколько шаблонов при запуске Word, скопируйте соответствующие файлы с расширением .DOT в папку АВТОЗАГРУЗКА, которая находится в папке OFFICE. Папка АВТОЗАГРУЗКА используется по умолчанию для файлов, автоматически загружаемых при запуске приложений Microsoft Office. Если необходимо автоматически загружать шаблоны, расположенные в другой папке, то:
Выберите команду Сервис, Параметры и раскройте вкладку Расположение.
В списке Типы файлов выделите элемент автозагружаемые.
Нажмите кнопку Изменить, чтобы указать новую папку.
Нажмите кнопку Ок.
Существует еще один способ, позволяющий автоматически загружать шаблоны при запуске Word:
Откройте шаблон NORMAL.DOT.
Выберите команду Сервис, Макрос, Начать запись.
Присвойте новому макросу имя AutoExec.
Создайте новый документ на основе шаблона, который необходимо загружать при запуске Word, и остановите запись макроса.
Закройте созданный документ (его можно не сохранять) и сохраните шаблон NORMAL.DOT.
Чтобы отказаться от автоматической загрузки шаблона, удалите его из папки АВТОЗАГРУЗКА, или удалите макрос AutoExec из шаблона NORMAL.DOT (в зависимости от того, какой способ использовался). Не забудьте сохранить изменения после удаления макроса.