5.2.3.2Разработка детального отчёта

Для получения отчёта улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчёт. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчёта использовать мастера отчётов.

Access включает следующие мастера отчётов:

• В один столбец;

• Группировка данных и вычисление итогов;

• Почтовая наклейка;

• Групповые вычисления;

• Табличный отчёт;

• Простой отчёт;

• Слияние с MS WORD.

При создании простого отчёта выводятся все поля и записи из таблицы или запроса, причём каждое поле – на отдельной строке.

При выборе мастера отчёта требуется определить стиль отчёта (Строгий, Доклад, Табличный), его ориентацию на странице, присвоить имя отчёту и ввести заголовок отчёта. Если созданный мастером отчёт не полностью вас удовлетворяет, измените его в режиме конструктора или создайте специальные стили, которые мастер будет использовать при создании следующих отчётов.

5.2.3.3Поиск и отбор данных

Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в БД. К таким средствам можно отнести использование команды “Поиск”, фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

Простейшим способом поиска информации в БД является использование команды «Поиск». Этот поиск может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице.

Подстановочные знаки используются в качестве прототипов (маски) для других символов при указании образца поиска в следующих случаях:

• Известна только часть значения.

• Требуется найти значения, начинающиеся с конкретной буквы или соответствующие определенному шаблону.

Для поиска значений полей, записей или имен файлов допускается применение следующих символов в диалоговых окнах «Поиск и Замена» или в запросах, командах и выражениях (Таблица 5 .4).

Таблица 5.4

Знаки и их применение

Знак	Использование	Пример
*	Соответствует любой цифре или любому символу. Может использоваться в качестве первого или последнего символа текстовой строки.	wh* - поиск слов what, white и why
?	Соответствует любому текстовому символу.	B?ll - поиск слов ball, bell и bill.
[ ]	Соответствует любому одному символу из заключенных в скобки.	B[ae]ll -- поиск слов ball и bell, но не bill.
-	Соответствует любому символу из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию.	b[a-c]d -- поиск слов bad, bbd и bcd.
!	Соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки.	b[!ae]ll -- поиск слов bill и bull, но не bell или ball.
#	Соответствует любой цифре.	1#3 -- поиск значений 103, 113, 123.

Примечание: Невозможно выполнить поиск пары квадратных скобок (открывающей и закрывающей [ ]), поскольку эта комбинация символов интерпретируется в Access как пустая строка.

Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, по нескольким полям, по возрастанию или по убыванию значений ключевого признака.

Для вывода только определённых записей таблицы (отбора) используется фильтрация. Фильтр позволяет отображать на экране не все записи таблицы, а только нужные, Access фильтрует записи по одному или нескольким полям, после чего отображает только те из них, которые удовлетворяют заданным условиям. Если созданный сложный фильтр может пригодиться снова, его можно сохранить в виде запроса.