- •КемТипп
- •Компьютерное делопроизводство
- •Введение
- •1Основные понятия делопроизводства
- •2Принципы организации и общие элементы интерфейса microsoft office
- •3Текстовый редактор word
- •3.1Создание и использование шаблонов документов средствами Microsoft Word
- •3.1.1Шаблоны и мастера
- •3.1.2Основные сведения о шаблонах
- •3.1.3Использование шаблонов
- •3.1.4Создание шаблона
- •3.1.5Изменение шаблонов
- •3.1.6Изменение шаблона normal.Dot
- •3.1.7Автоматическое открытие шаблона
- •3.1.8Использование информации из другого шаблона
- •3.1.9Использование мастеров
- •3.1.10Использование надстроек
- •3.2Создание электронных форм
- •3.2.1Типы форм в Word
- •3.2.2Создание электронной формы
- •3.2.3Создание шаблона формы
- •3.2.4Добавление полей в шаблон формы
- •3.2.5Защита электронной формы
- •3.2.6Изменение параметров полей электронной формы
- •3.2.7Изменение параметров полей типа флажок
- •3.2.8Изменение параметров полей со списками
- •3.2.9Изменение параметров текстовых полей
- •3.2.10Общие параметры настройки полей формы
- •3.2.10.1Добавление справочных сведений
- •3.2.10.2Отключение полей формы
- •3.2.10.3Изменение названий полей
- •3.2.10.4Автоматизация работы с формой
- •3.2.11Построение форм с диалоговыми окнами
- •3.2.12Печать формы
- •3.3Составные документы
- •3.3.1Создание основного документа слияния
- •3.3.2Работа с источниками данных
- •3.3.3Выбор полей источника данных
- •3.3.4Создание независимого заголовка для источника данных
- •3.3.5Просмотр и изменение источника данных
- •3.3.6Правка основного документа и вставка полей слияния
- •3.3.7Настройка полей с помощью полей Word
- •3.3.8Слияние данных в основном документе
- •3.3.9Выбор записей для слияния
- •3.3.10Предварительный просмотр результатов слияния
- •3.3.11Выбор места назначения для результата слияния
- •3.4Обработка больших документов
- •3.4.1Оглавления
- •3.4.2Создание оглавления из заголовков
- •3.4.3Создание оглавления с помощью кодов полей
- •3.4.4Форматирование и обновление оглавления
- •3.4.5Перекрестные ссылки и названия
- •3.4.6Создание перекрестных ссылок
- •3.4.7Вставка названия
- •3.4.7.1Форматирование и редактирование названий
- •3.4.8Сборка больших документов
- •3.4.9Создание главного документа
- •3.4.9.1Создание и преобразование главного документа
- •3.4.9.2Сборка главного документа из существующих документов
- •3.4.10Работа с главным документом
- •3.4.11Работа с вложенными документами
- •3.4.12Работа с отдельными файлами
- •4Система электронных таблиц microsoft excel
- •4.1Основные понятия Microsoft Excel
- •4.2Формулы Microsoft Excel
- •4.3Стандартные сообщения об ошибках
- •4.4Ссылки
- •4.5Автофункции
- •4.6Табулирование функции
- •4.6.1Табулирование функции одной переменной
- •4.6.2Построение диаграммы
- •4.7Управление списками и базами данных
- •4.7.1Основные сведения о базах данных
- •4.7.2Способы ввода данных
- •4.7.3Сортировка данных
- •4.7.4Поиск и фильтрация данных
- •4.7.4.1Автофильтр
- •4.7.5Обработка отфильтрованных данных
- •4.7.6Анализ данных
- •4.7.6.1Способы связывания ячеек и диапазонов
- •4.7.7Консолидация данных
- •4.7.8Проведение анализа с помощью функций
- •4.7.8.1Таблицы подстановки
- •4.7.8.1.1Таблица подстановки с одной переменной
- •4.7.8.1.2Таблица подстановки с двумя переменными
- •4.7.9Сводные таблицы
- •4.7.9.1Создание сводной таблицы
- •4.7.10Использование сценариев
- •4.7.10.1Создание сценария средством «Диспетчер сценариев»
- •4.7.10.2Назначение имен ячейкам
- •4.7.10.3Комбинирование сценариев
- •5Информационная технология системы управления базами данных
- •5.1Субд Microsoft Access
- •5.1.1Проектирование базы данных
- •5.1.1.1Определение цели создания бд
- •5.1.1.2Определение таблиц бд
- •5.1.1.3Определение необходимых в таблице полей
- •5.1.1.4Задание индивидуального значения каждому полю
- •5.1.1.5Определение связей между таблицами
- •5.1.1.6Обновление структуры бд
- •5.2.2Разработка однотабличных пользовательских форм
- •5.2.3Вывод данных в виде отчетов
- •5.2.3.1Вывод на печать таблиц и форм
- •5.2.3.2Разработка детального отчёта
- •5.2.3.3Поиск и отбор данных
- •5.2.3.4Формирование запросов
- •5.2.3.5Выражения в запросах
- •5.2.3.6Модули
- •6Создание мультимедийных презентаций средствами microsoft office powerpoint 2003
- •6.1Знакомство с PowerPoint
- •6.1.1Основные понятия
- •6.1.2Основные элементы окна PowerPoint
- •6.1.3Режимы просмотра
- •6.2Создание новой презентации
- •6.3Работа с презентацией
- •6.3.1Создание слайда
- •6.3.2Перемещение по презентации
- •6.3.3Выделение объектов презентации
- •6.3.4Ввод и редактирование текста
- •6.3.5Вставка структуры из Microsoft Word
- •6.3.6Добавление текста на слайды
- •6.4Оформление презентации
- •6.4.1Форматирование текста
- •6.4.2Форматирование слайда
- •6.4.3Понятие об образцах PowerPoint
- •6.4.4Вставка таблиц, графических изображений и рисунков в PowerPoint
- •6.5Настройка показа слайдов
- •6.5.1Просмотр презентации в режиме Показ слайдов
- •6.5.2Настройка эффектов перехода и анимации слайдов
- •6.5.3Создание произвольных показов и скрытие слайдов
- •6.6Создание мультимедийных презентаций
- •6.7Создание веб-презентаций
- •6.8Печать презентации
- •7Архивация данных
- •7.1Программа arj.Exe
- •7.2Программа pkzip.Exe
- •7.3Программа rar.Exe
- •8Необходимость защиты информации в сетях
- •8.1Направления защиты информации в сетях
- •8.2Компьютерные вирусы
- •8.2.1Классификация компьютерных вирусов
- •8.3Способы защиты от компьютерных вирусов
- •8.3.1Способы обеспечения сохранности информации
- •8.4Классификация и особенности антивирусных программ
- •8.5Действия при заражении вирусом
- •9Программа frontpage.
- •9.1Форматирование текста
- •9.2Таблицы
- •9.3Списки
- •9.4Гиперссылки
- •9.5Рисунки
- •9.5.1Добавление рисунка
- •Компьютерное делопроизводство
- •650056, Г. Кемерово, б-р Строителей, 47
- •650010, Г. Кемерово, ул. Красноармейская, 52
5.1Субд Microsoft Access
Одним из программных продуктов, обеспечивающих переработку данных, является БД фирмы Microsoft Access, которое является мощной и высокопроизводительной СУБД. Пакет Access предназначен для разработки настольных БД и создания приложений БД архитектуры клиент/сервер, работающих под управлением операционных систем Windows. В Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных. Microsoft Access предоставляет возможности, необходимые для управления любыми данными и принятия оптимальных решений. Одним из существенных преимуществ Access является возможность работы с данными других источников, включая наиболее популярные СУБД для персональных компьютеров (dBase, FoxPro, Paradox) и множество других БД.
К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов – мастера (Wizard), которые можно использовать для создания таблиц, запросов, форм и отчётов, различных типов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Несомненным достоинством пакета Access является то, что сочетая мощность и гибкость с простотой изучения и использования, он одинаково подходит как новичкам, так и профессионалам.
В БД сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.
5.1.1Проектирование базы данных
В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру БД. Хорошая структура является основой для создания адекватной требованиям и эффективной БД.
Основные этапы проектирования БД:
Определение цели создания БД.
Определение таблиц БД.
Определение необходимых в таблице полей.
Задание индивидуального значения каждому полю.
Определение связей между таблицами.
Обновление структуры БД.
Добавление данных и создание других объектов БД.
Использование средств анализа.
5.1.1.1Определение цели создания бд
На этапе проектирования БД необходимо определить цель ее создания, основные функции и информацию, которую она должна содержать, т.е. нужно определить основные темы таблиц БД и информацию, которую будут содержать поля таблиц. БД должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать БД, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую БД с хорошо спроектированной, подобной ей базой.