4.7.2Способы ввода данных
Существуют несколько способов ввода данных в список:
Непосредственный ввод данных – набор данных вручную в строках таблицы;
Используя возможности автозавершения - Автоввод, при непосредственном вводе данных. Вместо неоднократного набора одних и тех же данных, достаточно ввести значение лишь один раз, а затем набирать только первые символы. Автоввод позволяет автоматически заполнить ячейку, если первые введенные символы совпадают с начальными символами введенных ранее записей нажатием клавиши <Enter>.
Ввод данных с помощь команды Выбрать из списка контекстного меню. При помощи этого средства вводить данные можно, даже не использую клавиатуру.
Ввод с помощь формы ввода, посредством команды меню Данные, Форма (предварительно выделив строку заголовка).
4.7.3Сортировка данных
Сортировка предназначена для более удобного представления данных. Excel позволяет сортировать данные в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию или убыванию, выполнять сортировку строк списков и значений столбцов. Стандартные средства Excel позволяют использовать для сортировки до трех полей.
При выборе команды Данные, Сортировка на экран выводится диалоговое окно Сортировка диапазона (Рис. 4 .41). При этом в списках Сортировать по и Затем по определяется по каким полям диапазона будет идти сортировка. Расположенные рядом с каждым из списком переключатели по возрастанию, по убыванию определяют направление сортировки. В этом окне можно задать дополнительные параметры (Рис. 4 .42) с помощью кнопки Параметры… (сортировка по столбцам или строкам), порядок сортировки отдельно для каждого из трех полей, указать, имеется ли в этом списке строка заголовка.
Рис. 4.41 Диалоговое окно Сортировка диапазона
Рис. 4.42 Диалоговое окно Параметры сортировки
Сортировку можно производить не только посредством команды меню, но и при помощи кнопок (Сортировать по возрастанию и Сортировать по убыванию) на Стандартной панели инструментов. Для того чтобы ими воспользоваться:
Выделите ячейку в столбце, значения которого будут использоваться в качестве ключа для сортировки.
Нажмите на соответствующую кнопку, в зависимости от нужного способа сортировки.
4.7.4Поиск и фильтрация данных
4.7.4.1Автофильтр
Средство автофильтрации, или Автофильтр позволяет преобразовать строку заголовка базы данных в группу выпадающих списков, позволяющих задать условие фильтрации для каждого из полей. Автофильтр производит скрытие строк, не удовлетворяющих критерию, что очень удобно для представления данных и их распечатки.
Если необходимо применить средство автофильтрации для списка:
Выберите список, выделив строку заголовка.
Выполните команду Данные, Фильтр, Автофильтр (Рис. 4 .43).
Для задания условия фильтрации откройте выпадающий список в заголовке поля и выберите соответствующие условие.
Рис. 4.43 Результат применения команды Автофильтр
4.7.5Обработка отфильтрованных данных
С отфильтрованными данными можно производить большинство действий, доступных для обычных данных. Их можно копировать, редактировать, сортировать, печатать, подводить по ним промежуточные итоги и строить с их помощью диаграммы.
Способы вывода отфильтрованных списков.
При работе с большими списками может возникнуть проблема отображения данных, т.к. при прокрутке строку заголовка списка исчезает. В этом случае удобно разделить рабочий лист на отдельные части со своими собственными полосами прокрутки:
Выделите необходимую ячейку, относительно которой по левому и верхнему ее краям произойдет разделение рабочего листа.
Выполните команду меню Окно, Разделить. Для снятия разделения используйте соответствующую команду меню Окно, Снять разделение.
В том случае, когда нет необходимости в наличии полос прокрутки в разделенных областях целесообразнее воспользоваться командой меню Окно, Закрепить область, для снятия разделения командой меню Окно, Снять закрепление областей.
Промежуточные итоги.
После сортировки можно подвести итоги, набрав команду меню Данные, Итоги:
Выделите базу данных и выполните команду меню Данные, Итоги. Появиться диалоговое окно Промежуточные итоги (Рис. 4 .44).
В поле При каждом изменении в, укажите, какие именно данные следует группировать. Из списка Операция выберите операцию, выполняемую над данными. Данные участвующие в вычислениях, отмечаются в списке Добавить итоги по.
Нажмите кнопку Ок.
Рис. 4.44 Диалоговое окно Промежуточные итоги
Рузельтат применения команды Промежуточные итоги (Рис. 4 .45).
Для удаления промежуточных итогов необходимо вновь вызвать диалоговое окно Промежуточные итоги (Рис. 4 .44) и щелкнуть копку Убрать все.
Рис. 4.45 Результат команды меню Окно, Разделить и Данные, Итоги
Построение диаграмм по отфильтрованным данным.
Построение диаграмм по отфильтрованным данным ничем не отличается от аналогичной операции с обычными данными. Однако следует помнить, что при изменении фильтра происходит автоматическое обновление диаграммы.