3Текстовый редактор word

3.1Создание и использование шаблонов документов средствами Microsoft Word

3.1.1Шаблоны и мастера

Шаблон - это файл, который содержит части документа и средства, характерные для документов данного типа. При создании нового документа на основе некоторого шаблона все содержание и средства шаблона переносятся в этот документ, а сам шаблон остается на диске без изменений.

Мастера - это шаблоны, автоматизирующие процесс создания документов. Мастера предоставляют последовательность диалоговых окон, помогающих правильно оформить документ определенного типа.

Надстройка - это дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности Word. После установки она становится как бы частью Word, например, добавляя новые команды меню или новые панели инструментов.

3.1.2Основные сведения о шаблонах

Все документы Word основаны на шаблонах. По умолчанию новый документ создается на основе шаблона «Обычный» (NORMAL.DOT). Шаблон NORMAL.DOT является глобальным, т. е. стили, макросы, элементы Автотекста и другие элементы, сохраненные в шаблоне NORMAL.DOT, доступны из любого документа в любое время.

В шаблоне может храниться следующая информация:

• Обычный текст, колонтитулы, сноски, рисунки;

• Параметры страницы;

• Стили;

• Элементы Автотекста;

• Макросы;

• Пользовательские меню и команды;

• Панели инструментов и кнопки;

• Комбинации клавиш.

Если документ основан на шаблоне, отличном от шаблона «Обычный», то в процессе работы загружены по крайней мере два шаблона. Если дополнительные шаблоны загружены глобально, то одновременно доступны несколько шаблонов. Некоторые элементы загруженных шаблонов могут иметь одно и то же имя. Когда Word обнаруживает такую ситуацию, то используются следующие четыре правила разрешения конфликта, которые Word применяет последовательно.

• Использовать макрос или другой элемент в самом документе

• Использовать элемент из шаблона, назначенного активному документу

• Использовать элемент из шаблона «Обычный»

• Использовать элементы из дополнительных глобальных шаблонов, просматривая их в алфавитном порядке имен шаблонов

Нужно иметь в виду эти правила, когда вы принимаете решение, где хранить различные элементы шаблонов и как их называть. Шаблон, назначенный документу, должен содержать только элементы, специфические для документов данного типа. Лучше не загромождать шаблон «Обычный» множеством стилей, макросов и элементов Автотекста, которые вы создали для себя. Эти элементы лучше сохранить в шаблоне, имя которого начинается на букву А. В этом случае можно быть уверенным, что Word найдет и использует глобальные макросы прежде, чем он найдет макросы, сохраненные в других шаблонах.

При создании документа на основе некоторого шаблона, содержащего текст или рисунки, в документе уже при открытии содержится основной текст и графика из шаблона. Все стили, макросы и другие элементы шаблона, также доступны в документе. После того как документ создан, к нему можно присоединить другой шаблон, при этом станут доступны все средства нового шаблона.

Шаблоны являются основным инструментом для создания интерактивных форм. Word позволяет создавать формы с полями ввода, раскрывающимися списками и флажками. Поскольку формы используются многократно, их целесообразно сохранять как шаблоны.

Word обычно сохраняет шаблоны как файлы с расширением .DOT в папке ШАБЛОНЫ, которая находится в папке, где был установлен Microsoft Office. Шаблоны хранятся в определенном месте, чтобы они были легко доступны независимо от того, в какой папке работает пользователь.

Вкладки, которые появляются в диалоговом окне Создание документа, соответствуют папкам, находящимся в папке ШАБЛОНЫ, а элементы этих вкладок соответствуют файлам с расширением .DOT. Чтобы изменить эти установки по умолчанию:

Word использует формат хранения шаблонов, совпадающий с форматом предыдущей версии Word 97. Поэтому Word позволяет не только создавать документы на основе шаблонов Word 97, но и использовать в Word 97 шаблоны, сохраненные в формате Word 2003.