4.2Формулы Microsoft Excel

Формулы составляют основу обработки данных Microsoft Excel. Компонентами формул являются:

1. Знаки математических операций:

• арифметические операторы: + (плюс), - (минус), * (умножение), / (деление), ^ (возведение в степень), % (вычисление процента);

• реляционные операторы сравнения: = (равно), > (знак больше), < (знак меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно), <> (меньше или больше);

• текстовый оператор & (амперсанд) для объединения текстовых последовательностей, каждая из которых задается в двойных кавычках.

2. Ссылки на ячейки. Ссылки на диапазон ячеек в формулах указываются с помощью символа «:» (двоеточие), например – А2:В2. Если ссылка содержит несколько диапазонов ячеек, все составляющие перечисляются через «;» (точка с запятой) - А2;В2.

3. Константы (числовые, текстовые, даты, логические);

4. Встроенные функции Microsoft Excel.

Ввод любой формулы начинается со знака «=» (равно). Для завершения ввода формулы следует нажать <Enter>.

П ри наборе сложных функций желательно использовать Мастер функций. Для его вызова необходимо выполнить команду меню Вставка, Функция или нажать пиктограмму Мастер функции на Стандартной панели инструментов.

После ее нажатия на экране появляется диалоговое окно Мастера функций (Рис. 4 .39). Выберите необходимую категорию функций в списке Категория, функцию в списке Функция и нажмите кнопку Ок. Появится второе диалоговое окно (различное для разных функций), в поля ввода которого следует ввести аргумент или аргументы выбранной функции. При этом окно можно перемещать и сворачивать так, чтобы оно не закрывало нужный участок таблицы для его выделения при помощи мыши.

Рис. 4.39 Диалоговое окно Мастера функций

Если при вводе аргумента функции надо использовать другую функцию Excel, это делается с помощью поля Имя ячейки (Рис. 4 .38). При вводе функции компьютер показывает в нем имя вводимой функции и значок списка в виде черного треугольника. Щелкнув по этому значку, можно открыть список 10 недавно использовавшихся встроенных функций ивыбрать необходимую функцию. Если таковая отсутствует, в списке следует выбрать строку «Другие функции», что приведет к повторному вызову диалогового окна Мастера функций (Рис. 4 .39), выбрав необходимую функцию Excel вставит ее в аргумент первой.

4.3Стандартные сообщения об ошибках

После ввода аргумента в этом же окне можно прочитать значение введенного аргумента и вычисленное компьютером значение функции. Если при вводе допущена ошибка, сообщение об этом также появится в окне в виде:

#ПУСТО! Использован ошибочный оператор пересечения диапазонов или ошибочная ссылка на ячейку;

#ДЕЛ/0! В качестве делителя используется ссылка на ячейку, в которой содержится нулевое или пустое значение (если ссылкой является пустая ячейка, то ее содержимое интерпретируется как ноль);

#ЗНАЧ! Вместо числового или логического значения введен текст, и Excel не может преобразовать его к нужному типу данных;

#ССЫЛКА; Ссылка на несуществующую ячейку;

#ИМЯ? Ошибка в написании имени или используется несуществующее имя;

#ЧИСЛО! Функция с числовым аргументом использует неприемлемый аргумент. Формула возвращает числовое значение, которое слишком велико или слишком мало, чтобы его можно было представить в Excel;

#Н/Д Значение ошибки является Неопределенные Данные. Это значение помогает предотвратить использование ссылки на пустую ячейку.

При возникновении сообщения об ошибке его следует устранить. Для этого необходимо произвести редактирование данных в активной ячейки, установив курсор в строке формул одним из трех способов:

1. Двойной щелчок мыши;

2. Нажатие клавиши F2;

3. Позиционирование курсора в строке формул (с помощью мыши).

После завершения редактирования нажить клавишу <Enter>.

Иногда возникают случаи, когда после вычисления Excel возвращает в ячейку сообщение вида - ########. В этом случае не возникает никакой ошибки в вычислении, просто выбранный формат отображения данных в ячейки не соответствует ее ширине. Необходимо навести указатель мыши на разделитель между заголовками столбцов (мышка примет вид обоюдоострой стрелочки с вертикальной чертой), нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель вправо на некоторую величину.