- •КемТипп
- •Компьютерное делопроизводство
- •Введение
- •1Основные понятия делопроизводства
- •2Принципы организации и общие элементы интерфейса microsoft office
- •3Текстовый редактор word
- •3.1Создание и использование шаблонов документов средствами Microsoft Word
- •3.1.1Шаблоны и мастера
- •3.1.2Основные сведения о шаблонах
- •3.1.3Использование шаблонов
- •3.1.4Создание шаблона
- •3.1.5Изменение шаблонов
- •3.1.6Изменение шаблона normal.Dot
- •3.1.7Автоматическое открытие шаблона
- •3.1.8Использование информации из другого шаблона
- •3.1.9Использование мастеров
- •3.1.10Использование надстроек
- •3.2Создание электронных форм
- •3.2.1Типы форм в Word
- •3.2.2Создание электронной формы
- •3.2.3Создание шаблона формы
- •3.2.4Добавление полей в шаблон формы
- •3.2.5Защита электронной формы
- •3.2.6Изменение параметров полей электронной формы
- •3.2.7Изменение параметров полей типа флажок
- •3.2.8Изменение параметров полей со списками
- •3.2.9Изменение параметров текстовых полей
- •3.2.10Общие параметры настройки полей формы
- •3.2.10.1Добавление справочных сведений
- •3.2.10.2Отключение полей формы
- •3.2.10.3Изменение названий полей
- •3.2.10.4Автоматизация работы с формой
- •3.2.11Построение форм с диалоговыми окнами
- •3.2.12Печать формы
- •3.3Составные документы
- •3.3.1Создание основного документа слияния
- •3.3.2Работа с источниками данных
- •3.3.3Выбор полей источника данных
- •3.3.4Создание независимого заголовка для источника данных
- •3.3.5Просмотр и изменение источника данных
- •3.3.6Правка основного документа и вставка полей слияния
- •3.3.7Настройка полей с помощью полей Word
- •3.3.8Слияние данных в основном документе
- •3.3.9Выбор записей для слияния
- •3.3.10Предварительный просмотр результатов слияния
- •3.3.11Выбор места назначения для результата слияния
- •3.4Обработка больших документов
- •3.4.1Оглавления
- •3.4.2Создание оглавления из заголовков
- •3.4.3Создание оглавления с помощью кодов полей
- •3.4.4Форматирование и обновление оглавления
- •3.4.5Перекрестные ссылки и названия
- •3.4.6Создание перекрестных ссылок
- •3.4.7Вставка названия
- •3.4.7.1Форматирование и редактирование названий
- •3.4.8Сборка больших документов
- •3.4.9Создание главного документа
- •3.4.9.1Создание и преобразование главного документа
- •3.4.9.2Сборка главного документа из существующих документов
- •3.4.10Работа с главным документом
- •3.4.11Работа с вложенными документами
- •3.4.12Работа с отдельными файлами
- •4Система электронных таблиц microsoft excel
- •4.1Основные понятия Microsoft Excel
- •4.2Формулы Microsoft Excel
- •4.3Стандартные сообщения об ошибках
- •4.4Ссылки
- •4.5Автофункции
- •4.6Табулирование функции
- •4.6.1Табулирование функции одной переменной
- •4.6.2Построение диаграммы
- •4.7Управление списками и базами данных
- •4.7.1Основные сведения о базах данных
- •4.7.2Способы ввода данных
- •4.7.3Сортировка данных
- •4.7.4Поиск и фильтрация данных
- •4.7.4.1Автофильтр
- •4.7.5Обработка отфильтрованных данных
- •4.7.6Анализ данных
- •4.7.6.1Способы связывания ячеек и диапазонов
- •4.7.7Консолидация данных
- •4.7.8Проведение анализа с помощью функций
- •4.7.8.1Таблицы подстановки
- •4.7.8.1.1Таблица подстановки с одной переменной
- •4.7.8.1.2Таблица подстановки с двумя переменными
- •4.7.9Сводные таблицы
- •4.7.9.1Создание сводной таблицы
- •4.7.10Использование сценариев
- •4.7.10.1Создание сценария средством «Диспетчер сценариев»
- •4.7.10.2Назначение имен ячейкам
- •4.7.10.3Комбинирование сценариев
- •5Информационная технология системы управления базами данных
- •5.1Субд Microsoft Access
- •5.1.1Проектирование базы данных
- •5.1.1.1Определение цели создания бд
- •5.1.1.2Определение таблиц бд
- •5.1.1.3Определение необходимых в таблице полей
- •5.1.1.4Задание индивидуального значения каждому полю
- •5.1.1.5Определение связей между таблицами
- •5.1.1.6Обновление структуры бд
- •5.2.2Разработка однотабличных пользовательских форм
- •5.2.3Вывод данных в виде отчетов
- •5.2.3.1Вывод на печать таблиц и форм
- •5.2.3.2Разработка детального отчёта
- •5.2.3.3Поиск и отбор данных
- •5.2.3.4Формирование запросов
- •5.2.3.5Выражения в запросах
- •5.2.3.6Модули
- •6Создание мультимедийных презентаций средствами microsoft office powerpoint 2003
- •6.1Знакомство с PowerPoint
- •6.1.1Основные понятия
- •6.1.2Основные элементы окна PowerPoint
- •6.1.3Режимы просмотра
- •6.2Создание новой презентации
- •6.3Работа с презентацией
- •6.3.1Создание слайда
- •6.3.2Перемещение по презентации
- •6.3.3Выделение объектов презентации
- •6.3.4Ввод и редактирование текста
- •6.3.5Вставка структуры из Microsoft Word
- •6.3.6Добавление текста на слайды
- •6.4Оформление презентации
- •6.4.1Форматирование текста
- •6.4.2Форматирование слайда
- •6.4.3Понятие об образцах PowerPoint
- •6.4.4Вставка таблиц, графических изображений и рисунков в PowerPoint
- •6.5Настройка показа слайдов
- •6.5.1Просмотр презентации в режиме Показ слайдов
- •6.5.2Настройка эффектов перехода и анимации слайдов
- •6.5.3Создание произвольных показов и скрытие слайдов
- •6.6Создание мультимедийных презентаций
- •6.7Создание веб-презентаций
- •6.8Печать презентации
- •7Архивация данных
- •7.1Программа arj.Exe
- •7.2Программа pkzip.Exe
- •7.3Программа rar.Exe
- •8Необходимость защиты информации в сетях
- •8.1Направления защиты информации в сетях
- •8.2Компьютерные вирусы
- •8.2.1Классификация компьютерных вирусов
- •8.3Способы защиты от компьютерных вирусов
- •8.3.1Способы обеспечения сохранности информации
- •8.4Классификация и особенности антивирусных программ
- •8.5Действия при заражении вирусом
- •9Программа frontpage.
- •9.1Форматирование текста
- •9.2Таблицы
- •9.3Списки
- •9.4Гиперссылки
- •9.5Рисунки
- •9.5.1Добавление рисунка
- •Компьютерное делопроизводство
- •650056, Г. Кемерово, б-р Строителей, 47
- •650010, Г. Кемерово, ул. Красноармейская, 52
3.4.12Работа с отдельными файлами
Использование главного документа является основным методом работы с большими документами в Word. Однако поддерживается и метод работы с большими документами как с группой независимых файлов.
При использовании этого метода приходится вручную указывать для каждого файла начальные номера страниц, заголовков, сносок и других элементов, которые требуют сквозной нумерации по всему большому документу. Оглавления и указатели собираются в отдельных файлах с помощью специальных полей с кодом RD. Автоматические перекрестные ссылки между отдельными файлами невозможны, но можно использовать гиперссылки для перехода из одного файла в другой.
При работе с группой независимых файлов, представляющих большой документ, прежде всего, должна быть определена и зафиксирована последовательность, в которой эти файлы образуют большой документ. Затем должны быть проведены ручные операции по установке начальных номеров элементов и других глобальных параметров для каждого файла. Только после этого можно воспользоваться полями RD для автоматического построения оглавлений и указателей.
Чтобы установить начальные номера страниц, начните работу с первого файла, образующего большой документ. Перенумеруйте в нем страницы и запомните номер последней. Затем откройте второй файл, установите в нем начальный номер страницы, на единицу больший. Перенумеруйте страницы и запомните номер последней. И так - для всех файлов.
Для других элементов, которые требуют сквозной нумерации, например номеров рисунков, строк, сносок и т. д., также устанавливайте начальные номера. Поскольку этот процесс для большого документа довольно трудоемкий, его стоит проводить, только когда все редактирование будет закончено и файлы примут свой окончательный вид.
Некоторые элементы, например номера названий и заголовков, нумеруются с помощью поля SEQ. Изменить нумерацию таких элементов, можно добавив соответствующий ключ в код поля. Для этого:
Выберите команду Сервис, Параметры, вкладка Вид.
Установите флажок Коды полей.
Найдите первое вхождение поля SEQ.
Введите в код поля ключ \r и соответствующий номер.
Чтобы создать оглавление или указатель для множества отдельных файлов, нужно использовать поля RD, которые вставляются в отдельный документ. Каждое поле RD указывает один файл, который нужно просмотреть для построения оглавления или указателя. Само оглавление или указатель вставляется обычным образом. Построенный файл будет включать только оглавление или указатель, но не текст документа.
Чтобы создать оглавление или указатель для множества отдельных файлов:
Создайте новый файл для построения оглавления или указателя.
Нажмите клавиши <Ctrl>+<F9>, чтобы вставить пару символов поля.
Введите код поля RD, за которым следует полное имя первого файла, входящего в состав документа. Если все файлы находятся в текущей папке, то путь к папке указывать не обязательно. Если файлы находятся в различных папках, то нужно указать путь. Не забудьте, что вместо одного символа \ нужно вводить два символа \\ при указании пути.
Повторите шаги 2-3 для всех файлов, входящих в состав документа, причем в том порядке, в котором они должны учитываться при построении оглавления или указателя.
Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели, чтобы обычным образом вставить оглавление или указатель.