3.3.10Предварительный просмотр результатов слияния

П еред тем как выполнять процесс слияния, вы можете просмотреть его результаты с помощью кнопки Поля/Данные на панели инструментов Слияния (Рис. 3 .19) основного документа. После щелчка на этой кнопке Word заменяет поля слияния в документе на данные из первой записи источника, удовлетворяющей условиям запроса.

И спользуйте кнопки, расположенные справа от кнопки Поля/Данные для того, чтобы изменить номер просматриваемой записи. Предварительный просмотр слияния особенно полезен в том случае, если вы имеете большие объемы слияния; предварительный просмотр поможет вам сохранить много времени, поскольку вы сразу сможете исправить замеченные ошибки.

Щелкните на кнопке Поля/Данные еще раз для того, чтобы выйти из режима предварительного просмотра.

3.3.11Выбор места назначения для результата слияния

В о время процесса слияния, вы можете задать вывод результирующего документа прямо на принтер или сохранить его на диске. Если вы выполняете слияние в новый документ, Word автоматически вставит разрывы страниц после каждой новой записи из источника данных. На панели инструментов Слияние (Рис. 3 .19) щелкните на кнопке Слияние при печати или Слияние в новый документ . Выбор любой из них немедленно запустит процесс слияния, базируясь на установленных критериях.

Если вы выполняете слияние в новый документ, вы можете распечатать отдельные записи этого документа, поместив в него курсор, выбрав команду Файл, Печать и установив затем соответствующий диапазон страниц.

3.4Обработка больших документов

Большим документом называется документ, который обладает одним или несколькими перечисленными свойствами:

• Имеет большой объем.

• Имеет сложную структуру.

• Над документом совместно работают несколько авторов.

При обработке больших документов применяются все те приемы и методы которые были рассмотрены ранее. Кроме того, применяются и специальные средства, которые будут рассмотрены в этой части. Специальные средства для обработки больших документов основаны на применении четырех фундаментальных механизмов:

• Стили

• Поля

• Гипертекст

• Версии

3.4.1Оглавления

Оглавлением называется список заголовков данного документа, перечисленных в том порядке, в котором они встречаются в документе. Как правило, в оглавление включаются все заголовки определенного уровня.

Обычно оглавление представляет собой список, в каждой строке которого слева расположен заголовок, справа – номер страницы, а пространство между ними заполнено так называемым заполнителем. Номера страниц и заполнители могут отсутствовать.

По умолчанию Word автоматически строит оглавление, состоящее из гиперссылок. Если щелкнуть по элементу оглавления, то произойдет переход в соответствующее место документа. Для печатной копии документа это не имеет значения, а в электронном документе является новым и очень удобным средством.

Существует три основных способа сборки оглавления. Так, в оглавление можно включить:

• Тексты заголовков, к которым применены встроенные стили «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д. Этот способ самый простой. Оглавление создается полностью автоматически, однако при этом предполагается, что все элементы оглавления, и только они, помечены встроенными стилями заголовков.

• Абзацы, имеющие определенные стили. Этот способ несколько сложнее, так как требует предварительной настройки параметров оглавления. При этом, также как и в первом случае, предполагается, что к элементам оглавления, и только к ним, применены нужные стили.

• Произвольные фрагменты текста. Это делается с помощью специальных кодов полей. Последний способ самый гибкий, но и самый трудоемкий, так как нужно вручную отметить в тексте каждый элемент оглавления.