3.3.3Выбор полей источника данных
Источник данных, созданный средствами Word, представляет собой документ Word, содержащий таблицу с данными. Такой источник можно создать прямо из окна Слияние. В дальнейшем его можно изменять как обычный документ, просто внеся новые данные в ячейки таблицы. Выполните следующие действия для того, чтобы включить в источник необходимые поля слияния.
Вызовите на экране диалогового окна Слияние (Рис. 3 .18).
Щелкните на кнопке Получить данные.
Выберите пункт Создать источник данных. На экране появится диалоговое окно Создание источника данных (Рис. 3 .20). В списке Поля в строке заголовка отображаются все поля слияния, по умолчанию включаемые в документ. Обратите внимание, что имена полей слияния отражают тип содержащихся в них данных.
Для того чтобы удалить поле слияния, выделите его с помощью мыши и щелкните на кнопке Удалить поле. Удаленное поле всегда можно заново вставить в документ, либо добавить новое. Для этого введите его имя в Поле и щелкните на кнопке Добавить поле.
Рис. 3.20 Диалоговое окно Создание источника данных
Для реорганизации списка полей слияния выделите поле, которое вы желаете передвинуть на другое место, и щелкните на кнопке, группы Порядок, с направленной вверх или вниз стрелкой.
После того как вы закончите определять поля слияния, щелкните на кнопке Ок. Появится диалоговое окно Сохранение документа.
Сохраните документ. Он будет автоматически подключен к основному документу как источник данных. Вы увидите диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать правку основного документа или источника данных – выберите Правка источника данных.
Появится диалоговое окно Форма данных (Рис. 3 .21), в котором можно задать и/или изменить содержимое источника данных.
Рис. 3.21 Диалоговое окно Форма данных
Введите данные в каждое поле данных. Для перехода к следующему полю используйте клавишу <Tab>. Если вы не хотите заполнять какую-либо графу, пропустите ее, не включая в нее пробелов.
Для перехода к следующей записи после ввода последнего поля данных нажмите клавишу <Enter> или щелкните по кнопке Добавить. Для удаления всей записи используйте кнопку Удалить.
После ввода всех записей нажмите кнопку Ок.
3.3.4Создание независимого заголовка для источника данных
Предположим, вы используете в качестве источника некий внешний документ, первая строка которого содержит обычные данные вместо имен полей слияния. Или вы создаете несколько отдельных документов-источников, содержащих сходную информацию. Или когда источник данных доступен только для чтения, и в него нельзя вставить заголовок. В этом случае необходимо создать отдельный источник заголовка, используемый вместе с источником данных.
Источник заголовка — это документ, содержащий только заголовок (с именами полей слияния) для источника данных. Создав один источник заголовка, вы затем сможете использовать его с другими источниками данных. Вам не придется включать каждый источник строку с именами полей, поскольку вы уже определили их раньше.
При создании источника заголовка совместно с источником данных помните о следующем:
Количество полей слияния в источнике заголовка должно совпадать с количеством разных поле данных в источнике данных.
Имена полей слияния в источнике заголовка должны располагаться в том же порядке, что и соответствующая им информация в источнике данных.
Имена полей в источнике заголовка должны соответствовать именам полей в основном документе.
Для того чтобы использовать технику создания независимого заголовка, достаточно лишь слегка модифицировать процедуру создания источника данных: когда вы щелкнете на кнопке Получить данные в диалоговом окне Слияние (Рис. 3 .18), выберите сначала пункт Параметры заголовка для того, чтобы назначить файл с источником заголовка. Появится диалоговое окно, в котором вы сможете либо создать новый файл с источником заголовка, либо открыть уже существующий файл.
Если вы щелкнете на кнопке Создать, то увидите такое же диалоговое окно, как и окно Создание источника данных (Рис. 3 .20). Если в щелкнете на кнопке Открыть, то появится диалоговое окно Открытие источника заголовка, в котором можно добраться до папки, содержащей файл документа с заголовком, и открыть сам документ.
После того как вы присоедините источник заголовка, еще раз щелкните на кнопке Получить данные и выберите пункт Открыть источник данных или Создать источник данных. После этого к главному документу окажутся присоединенными как источник данных, так и источник заголовка.