Тема 6 Распорядительная документацИя.

Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" (решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, наименование вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства Российской Федерации

от27 января 1997 г. №18

или:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 27 января 1997 г. №1177

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции. Распоряжения делятся на 2 группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов

РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и наименование организации автора документа, наименование вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст решения имеет две части: констатирующую и распорядительную, которые разделяет ключевое слово текста: глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

"Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

Распорядительная часть излагается нумерованными пунктами. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и др. нормативные акты. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается т.о.:

Совет директоров РЕШИЛ:

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, содержание поручения и срок его выполнения.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами "ПРЕДЛАГАЮ" ("ОБЯЗЫВАЮ").

Распорядительная деятельность предприятия документируется в основном посредством издания приказов руководителя предприятия.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. К каждому виду документа предъявляются соответствующие требования.

ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - нормативный распорядительный документ, отражающий управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, совершенствования структуры и организации работы предприятия

Любой приказ – это указание о проведении конкретных мероприятий, назначении ответственных за это лиц и сроков выполнения этих мероприятий.

Приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников директивные документы, поступившие из вышестоящих органов. Процесс составления и оформления приказа регламентируется инструкциями по работе с документами. В них предписано обязательное соблюдение ряда требований и правил, которые должны обеспечить юридическую полноценность приказа, его оперативное 'исполнение, а также всестороннее решение вопроса.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с юристом, главным бухгалтером или другими ведущими специалистами предприятия (если есть в этом необходимость). Подписанный руководителем проект приказа регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Право подписи имеют руководители предприятии, заместители руководителя, а также должностные лица, в соответствии с их полномочиями и компетенцией.

В большинстве случаев приказ действует постоянно, пока не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в тексте самого приказа.

Оформление приказов по основной деятельности

Приказы по основному виду деятельности оформляются на бланке предприятия (бланк конкретного вида документа) или на листе бумаги с обязательными реквизитами, которые имеют стабильный порядок их расположения.

Реквизиты приказа по основному виду деятельности:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• код организации;

• код формы документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место издания;

• заголовок;

• отметка о контроле;

• текст;

• подпись;

• визы;

• отметка об исполнении;

• идентификатор электронной копии документа.

Рассмотрим требования к реквизитам, на которые необходимо обратить внимание.

Один из постоянных и необходимых реквизитов - это наименование организации. Согласно ст. 54 Гражданского кодекса Российской Федерации организация как юридическое лицо должна иметь свое наименование, содержащее указание на ее организационно-правовую форму.

Например:

Научно-производственное объединение "Агат"

На основании ГОСТа Р 51141 -98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" этот реквизит обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или опера­тивном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету. (Статья 48 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Наименования некоммерческих организаций, а в предусмотренных законом случаях - наименования и коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица.

Например:

Образовательное учреждение «Наука»

или

Строительный кооператив «Запуск»

Наименование предприятия обязательно указывается в учредительных документах. Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь свое фирменное наименование. Юридическое лицо, фирменное наименование которого зарегистрировано в установленном порядке, имеет исключительное право его использования.

Фирменное наименование общества с ограниченной ответственностью должно содержать не только наименование самого общества, но и слова "с ограниченной ответственностью" (ст. 87 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Например:

Страховое общество с ограниченной ответственностью "Подмосковье"

Фирменное наименование акционерного общества должно содержать его наименование и указание того, что общество является акционерным (ст. 96 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Например:

Акционерное общество по изготовлению ювелирных изделий "Сапфир"

Сокращенное наименование предприятия никогда не заменяет полного наименования даже если оно очень известно.

Заголовок печатается в документах формата А4. Как правило, в приказах он отвечает на вопрос "О чем?". После написания заголовка точка не ставится. Если приказ пишется на бланке с продольным расположением реквизитов, то заголовок выравнивается по центру и пишется полужирным шрифтом.

Например: