2. Государственные стандарты на документацию

Стандарты вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов. Государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации, стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации осуществляет Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы класса 0200 000, входящие в ОКУД, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы предприятия. Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Данный стандарт принят Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и введен в действие с 01.01. 1999. Термины в нем расположены по трем разделам: "Общие понятия", "Делопроизводство", "Архивное дело". В раздел "Общие понятия" включены термины, используемые как в области делопроизводства, так и в архивном деле. В раздел "Делопроизводство" вошли два подраздела: "Документирование", "Организация работы с документами". Раздел "Архивное дело" имеет три подраздела: "Организация документов Архивного фонда Российской Федерации", "Обеспечение сохранности документов", "Научно-информационная деятельность архивов". Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Термины имеют сквозную нумерацию. Всего в стандарт включено 145 терминов. Названия терминов и их определения в стандарте приведены в соответствии с действующими в настоящее время законодательными и нормативными актами в области информации, архивного дела

3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному проставлению в бланках унифицированных форм при их типографском издании. В него включены общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД), обязательные для применения и документационного общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицированных форм документов. В общероссийском классификаторе управленческой документации представлены 9 унифицированных систем документации:

- Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- Унифицированная система первичной учетной документации;

- Унифицированная система банковской документации;

- Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- Унифицированная система отчетно-статистической документации;

- Унифицированная система документации по труду;

- Унифицированная система документации пенсионного Фонда Российской Федерации;

- Унифицированная система внешнеторговой документации;

- Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.