Элементы административного речевого этикета
В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.
Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.
Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.
В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.
Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.
Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Образец общего бланка организации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА
00.00.0000 №
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Образец продольного бланка письма организации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА
Ул.Ленина, дом 38 г.Тюмень 625003 телефон (факс) 46 49 54, 45 03-28
ОКПО ОГРН ИНН/КПП
_____________ № _________ Адресат
На № _________ от _________
Заголовок
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Образец углового бланка письма организации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА
Ул.Ленина, дом 38, г.Тюмень, 625003
Телефон (факс) 46 49 54, 45 03 28
ОКПО ОГРН ИНН/КПП
_________________ № _____________ Адресат
На № ____________ от _____________
Заголовок
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Образец продольного бланка письма должностного лица
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА
ДИРЕКТОР ИНСТИТУТА
Ул.Ленина, дом 38, офис 301 г.Тюмень, 625003 телефон (факс) 46 49 54
ОКПО ОГРН ИНН/КПП
_____________ № ___________ Адресат
На № _________ от _________
Заголовок
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Образец продольного бланка письма структурного подразделения организации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА
ЦЕНТР ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ
Ул.Ленина, дом 38, офис 504, г.Тюмень, 625003телефон (факс) 46 49 55
ОКПО ОГРН ИНН/КПП
_____________ № ___________ Адресат
На № _________ от _________
Заголовок
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Образец бланка конкретного вида документа организации(продольного расположения)
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА
ОКУД 0252111
П Р И К А З
_____ ____________ 2001 № ___________
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Образец бланка конкретного вида документа организации(углового расположения)
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА
ОКУД 02521111
П Р И К А З
____________ № ________
ПРИЛОЖЕНИЕ 8
Образец оформления должностной инструкции
Место издания
Наименование категории служащих
Структура текста - Общие положения - Функции - Должностные обязанности - Права - Ответственность - Взаимоотношения (связи по должности)
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
С инструкцией ознакомлен Подпись Расшифровка подписи Дата |