3. Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Сокращения слов (аббревиатура) – новый продуктивный способ словопроизводства (возник в XX в.), который активно используется в деловой корреспонденции. Это объясняется тем, что для документа характерны:

-стремление к экономии места;

-стремление избежать повторения длинных названий;

-высокая частота употребления отдельных слов и словосочетаний;

В настоящее время официальное признание получили следующие виды сокращений:

-почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.)

- месяцев (янв.)

-телеграфные сокращения (тчк)

-условные обозначения величин и единиц измерения (Ом, В, км, кг)

-сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, расч.счет №)

-традиционные текстовые сокращения (и т.д.; и т.п.; с.г.; см.; напр.; пр.; др.)

-официальные наименования организаций, учреждений, предприятий и аббревиатуры, называющие их подразделения (хозчасть, финотдел.).

-название материалов (стройматериалы, ДДТ, лавсан)

-название изделий, приборов и машин (запчасти, коленвал)

-название документов (спецзаказ, ГОСТ, техплан)

-наименование должностей, ученых званий и степеней (член-корр, к.т.н., зав, зам., и.о., пом.).

-форма обращения (г-н, ранее т.).

Сокращения образуют сложносокращенные слова. Они возникают:

-по первым буквам названия учреждения (МГУ)

-по начальным слогам слов, входящих в сложные наименования (главбух)

-соединением 1-го или 2-х начальных слогов первого слова с полным вторым словом (капремонт, жилотдел)

Правила сокращения:

1.Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего письма. Нельзя сокращать одно и то же слово по-разному или писать его в одном месте полностью, а в других сокращенно.

3.Сокращение не должно совпадать по форме с уже существующим словом или совпадать с другим сокращением.

4.Сокращение должно быть обратимым, т.е. обладать такими свойствами, чтобы его можно было развернуть в полное наименование (НЭП).

5.Буквенные обозначения механических, физических, химических и математических величин должно точно соответствовать госстандартам.

6.Сокращения, являющиеся названиями учреждений, предприятий, организаций, обозначающие марки изделий и т.п. пишутся с заглавной буквы.

7.Форма P.S. (лат. "после написанного") в современной деловой переписке не употребляется.

8.Цифры в марках изделий отделяют от буквенных сокращений дефисом, если цифрам предшествуют буквы (например, двигатель АЯЗ-200).

9.В марках материалов буквенные сокращения и цифровые знаки пишутся слитно (например, сталь Б2).

10.Учебный и финансовый годы пишутся через косую черту, сокращают последний год на две первые цифры и слово “год” употребляют в ед.ч. (например, в 1998/99 уч.году).

После общепринятых сокращенных слов (например: кг, м) точка не ставится. Точка после сокращенного слова сохраняется, если за ней следует другой знак, необходимый по конструкции предложения (например: отрезки длиной 15 см., 23 см., 30 см….).

4. Фразеология деловой речи

Для официально-делового стиля нехарактерно использование образной фразеологии. Стандартны в служебных документах обороты речи, указывающие на характер мотивировки действий. Например:

В связи с указанием, распоряжением, требованием Министерства / руководства / о...;

В соответствии с достигнутой договоренностью, соглашением...;

В порядке оказания технической, производственной, материальной помощи...;

В связи с тяжелым положением, сложившимся...

Приобретая устойчивый характер, они по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые словосочетания типа принять во внимание, довести до сведения.

Процесс фразеологизации деловой речи можно проследить на примерах употребления так называемых расщепленных сказуемых — оборотов типа оказать помощь / поддержку, содействие/, произвести ремонт - реконструкцию, перестройку/. Расщепленные сказуемые часто используются вместо параллельных им глагольных форм: произвести ремонт вместо отремонтировать, произвести расследование вместо расследовать и т. д.