2.Функции контроля

Сравнение. Данная функция контроля заключается в оценке соответствия завершенных действий планам или нормативам. Функцию сравнения осуществляют, изучая данные, физические действия и состояния трудовых и материальных ресурсов. Так, инспектор по качеству, проверяющий предъявленную деталь на соответствие техническим условиям осуществляет функцию сравнения.

Коррекция. Корректирующие действия, предпринимаемые после oопераций сравнения, направлены на достижение соответствия работ проект установленным заданиям по срокам, стоимости и техническим характеристикам результата.

Чтобы корректирующие действия были обоснованны, необходимо создать набор реалистичных нормативов и сопоставляй фактическое выполнение работ с этими нормативами. Корректирующее действие - это последний этап в цикле контроля.

Роль нормативов. Нормативы - это критерии, по которым оцениваются результаты прошлых и текущих работ, цели, регламенты процедуры и правила.

Эти критерии становятся нормативами, когда их связывают с функцией контроля. Управление проектом невозможно без наличия нормативов, и успех работ полностью зависит от их реалистичности и действенности.

Тщательный анализ нормативов, требуемых для данного проекта, в его конкретных условиях позволяет сделать их более реалистичными. Например, нормативы работ по повышению урожайности пшеницы существенно отличаются от тех, которые используются при строительстве моста.

Если к разработке нормативов привлечь участников проекта, то они будут приняты ими с большей готовностью и удовлетворением.

Нормативы, используемые в программно-целевом управлении, базируются на основных параметрах проекта: стоимости, сроках и рабочих характеристиках. Каждый из этих параметров определяется в зависимости от требований к проекту.

С позиций организации в целом создаваемый комплекс нормативов должен включать:

1) этические нормы - ожидаемая схема поведения участников проекта;

2) нормы затрат- нормативные издержки реализации отдельных функций или этапов работ;

3) финансовые критерии - нормы расхода материальных средств, указывающие, например, соотношение между определенными финансовыми показателями;

4) финансовый план - план выделения ассигнований исполнителю, сначала служит средством планирования и становится нормативом после его утверждения;

5) доход на капитал - контрольный показатель для оценки общих результатов работ проекта;

6) разные критерии - нормативы, которые могут служить длительное время для контроля и оценки характеристик деятельности фирмы, например:

а) общие принципы и качество управления;

б) положение на рынке.

3. Информация необходимая для контроля проекта.

Для реализации контрольных функций управления проектом необходима информация о стоимости, графике и технических результатах работ. Кроме того, имеются дополнительные виды информации, которую необходимо собирать, чтобы эффективно управлять проектом.

Во-первых, нужно объективно оценивать комплекс работ данного проекта по отношению к другим проектам, ведущимся в организации. Такое сравнение между всеми проектами, необходимое для постоянного сохранения равновесия организации, сложная задача. Однако такой обзор ситуации следует проводить довольно часто, чтобы управляющий проектом и его сотрудники оставались бы в курсе общих дел организации.

Во-вторых, управляющий проектом должен давать оценку тем участкам работ, где наблюдаются отклонения от плана. Система контроля должна не только сообщать об отклонениях, но, прежде всего, выделять те отклонения в ходе работ, которые в совокупности представляют наибольшую угрозу для достижения целей проекта.

В-третьих, управляющему проектом нужно представить лучший из возможных прогнозов на ближайшее будущее. Он должен располагать общей картиной, где следует подчеркнуть отклонения от плана, наиболее существенные с точки зрения их влияния на будущее. Любая информация в системе контроля должна, помогать управляющему проектом, прогнозировать развитие событий. Сетевой график способен отразить состояние работ в настоящий момент, в прошлом, однако, не зная скорости изменений, управляющий проектом не может оценить, как выдерживается график работ.

Даже лучшие информационные системы не избавляют от неприятностей, но зато они избавляют от неожиданного их появления.

Информационная система не может быть лучше входной информации. Можно создать стандартизированную систему отчетности, которая обеспечит лучшую “обозримость” состояния проекта. Такая система отчетности облегчает передачу полномочий, поскольку с ее помощью каждый может легко установить, кто отвечает за каждую часть проекта и где его можно найти, случае отсутствия адекватной информационной системы может оказаться трудным ответить на вопрос, кто отвечает за данную часть проекта

как этот человек справляется со своей работой.

Формы отчетов должны быть приспособлены к нуждам конкретного проекта и часто пересматриваются с точки зрения их полезности и необходимости данных. Программа информационного обеспечения управления проектом состоит из нескольких этапов. Для ориентировки можно предложить следующие последовательные этапы разработки информационной системы проекта:

1. Определить и сформулировать конечную цель проекта;

2. Дать анализ существующей информационной системы всей компании с точки зрения приемлемости для данного проекта;

3. Выявить и организовать каналы взаимодействия информационной системы проекта с базовой информационной системой всей компании, фирмы;

4. Составить календарный план – график разработки и реализации информационной системы;

5. Выполнить составленный план – график.

Для выполнения данной работы необходимо разработать хорошие организационные связи передачи информации необходимой для выработки и исполнения решений

.Информационная система представляет собой комплекс формальных и неформальных каналов обмена информацией между участниками проекта.

Формальные коммуникационные сети используются для передачи сообщений, признанные в организации «официальными». Например, организационные схемы, формальные распоряжения, наставления по общим принципам работы и др.

Неформальные коммуникационные сети используются для передачи сообщений по структуре неформальных полномочий. Эти каналы быстро становятся известными всем участникам проекта и постепенно усваиваются, что следует передавать по этим каналам. Участники проекта на опыте осваивают правила пользования неформальными каналами, так как эти правила редко излагаются на бумаге.

Формальные каналы имеют вертикальную направленность, а неформальные каналы, заполняющие разрывы между ними, - горизонтальную и диагональную направленность. Они соединяют равноправных сотрудников и коллег, не начальников и подчиненных.

Личные коммуникационные сети это личное общение в ходе которого должностное лицо общается с лицами как принадлежащими к организации, так и не относящимися к ней, и сознательно сообщает нечто о своем участии в деятельности своей организации.