Оглавление

1 Введение 3

2 Создание базы данных. Этапы проектирования базы данных 4

2.1 Определение цели создания базы данных 4

2.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных 5

2.3 Присвоение ключевых ключей 5

2.4 Добавление данных и добавление других объектов базы данных 5

3 Структура базы данных «Натуральные показатели продаж Операторов связи» 6

3.1 Таблица «Операторы связи» 6

3.2 Таблица «Услуга» 6

3.3 Таблица «Клиент» 7

3.4 Таблица «Продажи» 8

3.5 Схема базы данных 10

3.6 Форма для ввода данных 10

4 Варианты работы с таблицами и информацией базы данных 15

4.1 Запрос: создание новой таблицы «Продажи Ростелеком» 15

4.2 Запрос перекрестный по таблице «Продажи Ростелеком» 17

4.3 Отчеты по таблицам в режиме мастера отчетов 19

4.4 Exsel: получение внешних данных 22

4.5 Сводная таблица в Exsel 24

4.6 Сводная диаграмма Exsel 25

Введение

Базы данных - совокупность данных, организованная по определенным правилам, предусматривающая общие принципы описания, хранения, манипулирования данными, независимыми от прикладных программ.

СУБД — система управления базами данных — совокупность программ, предназначенных для управления БД и возможности получения пользователями необходимой информации из базы. В задачи СУБД входят следующие задачи:

• Формирование и поддержание БД;

• Обработка информации;

• Прием запросов;

• Предоставление информации пользователям;

• Обеспечение целостности и реорганизации ценностей БД;

• Организация совместной работы пользователей;

На сегодняшний день существует множество различных систем управления базами данных. Они все используют разные средства и функции, но преимущественно у всех СУБД в основе лежат одинаковые понятия.

Microsoft Access – программа, в которой предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также управления ими при работе с большим объемом информации.

Access - функционально полная система, имеющая мощные средства для работы в этой программе. Ее преимуществом перед другими является простота, наличие всех средств для успешной обработки и управления БД.

2. Создание базы данных. Этапы проектирования базы данных.

2.1 Определение цели создания базы данных.

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

Данная база данных разработана для телекоммуникационной компании, занимающейся продажей услуг связи клиентам – физическим и юридическим лицам. Схема работы очень проста. Клиент (все данные находятся в таблице Клиенты) делает заказ на определенную услугу (данные таблицы Услуга) у конкретного поставщика услуг (таблица Операторы). Факт предоставления (подключения) услуги необходимо внести в таблицу Продажи. То есть, фактически, будет использоваться в основном одна таблица — на заказ услуги и его выполнение. Остальные таблицы, формы, запросы базы будут нужны для информационной, правильной, четкой, работы. Чтобы можно было сразу определить, кто заказал, кто поставщик, описание услуги, количество подключенных услуг, сделать отбор по определенным данным, обновить, удалить, добавить предоставленную услугу, получить отчеты по услугам, клиентам, менеджеру компании.

Основное назначение данной базы данных – учет, хранение, отслеживание оперативных данных Оператора связи по предоставленным клиентам услугам связи.

Разработанная база данных может быть эффективна для:

• Сотрудников службы маркетинга: проведения маркетинговых исследований, проведения аналитики динамики продаж услуг связи Оператором.

• База данных позволяет проследить динамику продаж услуг в разрезе какого либо заданного периода времени; сбор, анализ, консолидация и контроль оперативных данных по видам услуг;

• Определить, какие конкретно услуги пользуются наибольшим спросом у запрашиваемого поставщика услуг и чаще всего заказываются;

• Фиксировать данные о целевой группе пользователей услуг связи.

• Сотрудников других коммерческих служб поставщика услуг (непосредственно отдел менеджеров).

• Руководителя отдела менеджеров, определяющего эффективность работы каждого менеджера. При необходимом запросе (например, перекрестном) можно оценить активность каждого менеджера по количеству подключаемых им клиентов.

• Каждого менеджера, имеющего собственную клиентскую базу по каждому подключенному клиенту с указанием услуг, даты предоставления. При необходимости, поля таблиц можно расширить: добавление стоимости организации подключения и стоимость абонентской платы по услуге. Это позволит менеджеру иметь полные данные о клиенте и условиях его подключения по услугам.

Данная база данных разработана по версии Access 2007.

Основной инструмент, используемый при создании таблиц, форм, запросов, отчетов – режим Конструктора.

2.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

Один из наиболее сложных этапов в процессе создания базы данных – разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных, не всегда дают полное представление о структуре таблицы. Таблицы должны содержать всю информацию разрабатываемой базы. В моем случае – это Операторы связи, Клиенты, Услуги, Продажи. Все таблицы хранят максимально полную характеристику, информацию и описание для дальнейшей успешной работы с базой данных.

3. Присвоение ключевых полей.

Для связи данных из разных таблиц, например, данные о клиенте и услуги, каждая таблица должна содержать набор полей или поле, где будет задаваться индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. Именно благодаря ключам будет функционировать база данных, сопоставляя, связывая и формируя информацию из разных таблиц. Количество ключей варьируется от одного до нескольких. Вообще, ключ — это минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности.